高效会议管理主要内容1会议的意义和目的会议的种类和频率23会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征43会议规范会议是一个集思广益的渠道会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法 汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创 意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。会议的意义会议的意义会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个 人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织 或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受 到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价 值。会议的目的会议是一种群体沟通的方式会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 团体会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 宣布人事安排、讲解政策的 会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处 理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议会议议可以按照人数、开会方式和开会目的进进行分类类， 每一种分类类都从一个方面反映了会议议的作用，每一种分类类 都与人们们的实际实际 需要、社会的不断发发展密切相关。 会议频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理 的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、 达到目的。固定的部门会议全体会议会议频率一对一会议处理突发事件的会议会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可 观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。l会议的时间成本l直接的会议成本l效率损失成本会议效率不高的原因及 预防性管理 会议的通病效率不高公司的主管都不知道何时时是开会的最好时时机。许许多重要的会都安排在 周五下午开，或非要安排在事务务繁忙的周一开。 许许多主管对对于何时时开会几乎都不征询员询员 工的意见见。这这使得员员工疲于 奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议议。 有些“必须须到会”的员员工，因为为已经经与重要客户户或政府官员员有约约在先 ，根本不能出席，这这使得会议讨论议讨论 很难进难进 行。而到场场的人往往并非与议议 题题关系最密切的人，所以准备备不充分或者根本来不及准备备。 会议效率不高的原因会议效率不高的原因及 预防性管理会议效率不高通常由以下7种 原因造成。在这7种原因中，有3种 原因是会议的“致命伤”，需要格外 警惕。这3种原因是：主持人的技能 、会议的地点以及会议的准备工作 。原因具体表现现1时间时间会议议安排在即将午餐的时间时间 ，每个人都饥肠辘辘饥肠辘辘 ，无心开会。2地点会议议地点设设在经经理办办公室，致使会议议被频频繁打断，无法正常进进行。3开会对对象的选择选择必须须出席会议议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。4主持人的技能会议议主持人缺乏影响力、说说服力，被参会者牵牵着鼻子跑，无法达到会 议议意图图。5参会者的技能参会者发发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议议失败败 。 6会议议的准备备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议议拖沓而无成效。7开会的原因、目的 和结结果开会的原因、目的和结结果在会议进议进 行中忽然发现发现 皆不明确，致使会议议 毫无意义义、宣告失败败。高效会议的八大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率 不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。建议在正式召开会议之前，将高 效会议的8大特征一一列出，并随时检 验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为真正意义上的高效 会议。会议规范会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本 身1会议时间安排的规范上午8-9点之间间，正是员员工从家到公司，准备备开始一天工作的时时候。这这个时时 候的员员工，心绪绪尚且混乱，还还需一段时间时间 才能进进入工作状态态。因此，试图试图 在这这 一时间时间 段举举行会议议、试图让员试图让员 工回应应会议议提议议或进进行业务业务 分析，从人的生理和 心理角度来看，是不现实现实 的。 上午9-10点之间间，员员工已经经开始进进入工作状态态。在这这个时间时间 段最适合进进行 一对对一的会谈谈，同样样也是进进行业务业务 会谈谈的最佳时时机。 上午10-12点或下午1-3点之间间，最适合调动员调动员 工集思广益。大家利用头脑头脑 风风暴，不断想出新点子、新方法。 下午3-5点之间间，最好不要安排会议议。这这个时时段的员员工开始进进入一天当中的 倦怠期，人人希望马马上回家，在这这个时时段举举行会议议往往会事倍功半。 会议规范会议规议规 范是指大家达成共识识的会议议守则则。会议规议规 范主要包括以下条款： 所有与会者将每周工作安排时间时间 表交给给会议议安排人，以找出最适宜所 有参会人的开会时间时间 。 超过过1小时时的会议应议应 有书书面通知、议议程表及相关资资料。 所有与会者都要准备备在会上发发言。 准时时开始，准时结时结 束。 各业务单业务单 位负责负责 人对对决议议能否达成负负直接责责任。 所有与会者应应知道维护别维护别 人的尊严严，不在会中羞辱别别人，这这条规则规则 最 重要，需特别别注意。 意见见不同是好事，议论议论 才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸脸”。 会议结议结 束2-3天后，所有与会者应应拿到会议记录议记录 。 所有与会者应应承担起对对会议质议质 量进进行反馈馈的职责职责 。 必要时请时请 第三方监监控，以保证证会议质议质 量。 会议规范固定的会议流程规范固定的会议议流程规规范主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心 一个中心是指整个会议议的议议程。一个中心包括： 会议议的开始，具体包括：致欢欢迎词词；阐阐明会议议目的；交流会议议议议 程；介绍时绍时 间间安排、相关规规章制度；指定会议记录议记录 人。 进进行会议讨论议讨论 ，可以分为为不同的议议程，比如议议程一、议议程二、议议程三等。具体 包括：分享话题话题 和目标标；交流信息；产产生主意、做决定、确认认行动动；总结总结 。 结结束会议议，具体包括：总结总结 ；安排下次会议议。 （2）两个基本点 两个基本点是指会议议的一头头一尾，即会议议开始前的准备备和会议结议结 束后的跟踪，这这 两个基本点是最容易被忽视视的。但是，它们们却是保证证会议议成败败的关键键。所以，一个 规规范的会议议流程必须须包含会前的准备备工作与会后的跟踪工作。会前的准备备工作与会 后的跟踪工作具体包括写、发备发备 忘录录，制定跟踪计计划，以及安排下次做汇报汇报 的人选选 等。