中电投江西置业有限公司,档案管理制度,一、中电投江西置业有限公司档案保管制度,1 目的为维护档案的完整与安全,方便档案的利用，制订档案保管制度。 2 适用范围置业公司档案保管工作 3 档案保管基本要求 3.1 集中管理是公司档案管理的基本原则。公司各部门在工作中形成的各种门类、载体的档案都须归口集中管理，任何部门和个人不得擅自保存，更不能据为己有。 3.2 档案装具要齐备、充足，符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。 3.3 定期检查档案的保管情况,发现破损档案及时修复，对于需要长久,保存的档案，采取措施加以重点保护，使其既安全又能延长其寿命。 3.4 档案库房要符合防潮、防水、防光、防尘、防虫、防有害气体的要求，严禁放置易燃、易爆、与档案无关的物品。 3.5 库房要保持整洁、卫生，温湿度要控制在相对湿度4560%、温度1724，二周做一次测试记录，逐步掌握库房管理规律。 3.6 每半年进行一次安全检查，及时发现问题并采取相应措施，同时做好安全记录分析。 3.7 非工作人员不得擅自进入库房，严禁在库房内吸烟和点燃明火。 3.8 节假日对档案进行安全检查，催回借出档案。 3.9 库房钥匙专人保管，他人不得随便使用，发现钥匙丢失要及时汇报，认真处理。 3.10 离开库房前关灯、锁好库房门窗。,一、中电投江西置业有限公司档案保管制度,二、中电投江西置业有限公司档案保密制度,1 目的 为确保档案秘密的安全，根据国家保密法和档案法及公司有关规定，特制定本公司档案保密制度。 2 适用范围置业公司档案保密工作 3 档案保密工作要求 3.1 档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行档案法和保密法及公司有关规定，共同保守档案机密。 3.2 对各类档案均应按规定的范围进行查阅、借阅,并严格履行手续。查阅、借阅机密档案要经主管领导批准。,二、中电投江西置业有限公司档案保密制度,3.3 对机密档案要严格管理,不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。 3.4 凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。 3.5 利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。 3.6 对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。 3.7 发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。,二、中电投江西置业有限公司档案保密制度,3.8 对不归档的重份的秘密文件材料及经档案保密鉴定小组鉴定的、需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作领导批准后，由二人以上共同负责监销。 3.9 尚未整理装订的档案材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥善保管。 3.10 严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度。认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级档案的人员，调动工作时，应向接替人员办理移交手续。 3.11 档案库房重地，未经管理人员同意，一律不得入内。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,1 目的为维护档案工作正常秩序，有效预防、处理由于人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，最大限度减轻对档案的损害，确保档案资源安全，保证档案工作依法顺利进行。 2 适用范围因人为或自然原因引起的突发性危及或可能危及公司档案安全和严重干扰档案工作秩序事件的应急处置工作。 3 工作原则 3.1 坚持应急处置与预防工作相结合。把确保档案及人员安全作为应急处置工作的出发点和落脚点。做好预防、预测、预警、预报及应急装备、培训、预案演练等工作，提高突发事件的应对处置能力。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,3.2 在档案工作中突发事件应当坚持统一领导、分级负责、及时反应、果断处理、合作互助的原则。 4 工作目标在突发事件发生后，及时按本预案规定采取有效措施，尽快消除对档案的威胁；迅速转移和妥善安置未受损的档案；立即组织有关专业人员抢救已受损的档案，并将抢救出的档案存放至安全位置；最大限度减轻对档案的损害，避免突发事件对档案工作的干扰和影响。 5 组织机构和职责 5.1 综合部会同有关部门成立公司档案工作突发事件应急处置领导小组（以下简称“领导小组”）。领导小组组成人员如下：,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,组 长:公司档案工作分管领导副组长:综合部负责人成 员:综合部文秘、文书档案管理人员，人事档案管理人员、 财务部财务档案管理人员、工程部档案管理人员. 5.2 领导小组主要职责 5.2.1 组织、协调和指挥突发事件应急处置工作，决定启动或终止本预案。 5.2.2 提出重大决策建议，布置处置措施。 5.2.3 组织和派员现场指导，做好与其他有关部门的协调工作。 5.2.4 做好事故发生后的善后处理工作。 5.3 领导小组下设办公室，办公室设在综合部。办公室组成人员如下：,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,办公室主任:综合部主任成 员:档案管理人员 5.4 领导小组办公室主要职责 5.4.1 日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析。 5.4.2 组织应急预案的宣传、培训和演练。 5.4.3 提出公司档案工作应急处置工作方案。 5.4.4 在突发事件发生后，及时报警，并维护好现场秩序。 5.4.5 向领导小组报告，提出预警及预案启动的建议。 5.4.6 在专业救灾部门未到达前组织人员进行救灾。 5.4.7 做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作。 5.4.8 承办领导小组交办的其他事项。 5.5 领导小组及其办公室成员,应结合人员变化情况及时进行补充和调整。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,6 预警和预防机制 6.1 应急准备 6.1.1 档案工作应急处置领导小组办公室要按照档案管理的要求，在档案库房配备必要的监控和防护设施，定期进行检查，确保各项设备运转正常，急救器材能够随时使用；建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，要求档案管理人员熟悉各类档案、重要检索工具、各种开关、设施的具体位置，加强对库房常用及备用钥匙的管理。 6.1.2 综合部要对档案管理人员经常性地开展安全警示教育，对突发事件法律法规、应急处置、受损档案抢救与修复以及各种抢险工具使用等方面进行专业培训，提高应急能力。 6.2 预警预防行动,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,6.2.1 档案管理人员要经常对处置区域安全情况进行定期检查，库区防火防盗监控设施、灭火系统定期维护，使其保持良好状态。 6.2.2 档案管理人员应熟悉库房消防设施的存放位置和使用方法、抢救区域的供水供电开关位置、熟悉各种求救方式方法。 6.2.3 建立突发事件预警机制，切实强化安全管理，加强日常监测，及时消除各类安全隐患；对于监测到的突发事件苗头应立即向领导小组办公室或领导小组报告。 6.2.4 领导小组或办公室接到有关报告后，应及时确定应对方案并通知有关部门，按照应急处置预案，积极做好应急准备。 7 处置区域 7.1 处置区域,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,公司档案应急处置区域位于办公楼2楼文书档案、3楼财务档案库房，2楼人事档案库房，3楼工程档案库房。文书、人事、财务档案库房配备常用及备用钥匙，由档案管理人员及综合部1名人员分别保管。工程档案库房常用及备用钥匙由工程部保管。 7.2 抢救档案的顺序在抢救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门，并按以下顺序和临时安置场所转移和安置： 7.2.1 文书档案 7.2.2 人事档案 7.2.3 财务档案 7.2.4 科技档案,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,7.2.5 实物档案 7.2.6 声像档案 8 应急响应 8.1 分级响应根据突发事件的性质、严重程度和影响范围，将档案突发事件分为级、级、级，三个响应等级。 8.1.1 级（重大突发事件）已经或可能导致档案受到严重损毁、库房崩塌、人员伤害等情况发生，包括地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害或出现档案被盗、泄密事件，并造成重大影响。 8.1.2 级（较大突发事件）,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,已经或可能导致档案或档案设施遭受损失的情况发生，包括局部发生爆炸、火灾、水灾等引发的一般性灾害事件或已出现档案被盗、泄密等事件。 8.1.3 级（一般突发事件）库房出现烧烤异味、轻微进水，局部发生异常，设备设施出现一般故障等现象。 8.1.4 根据国家有关规定和公司档案工作实际，突发事件分级可适时作出调整。 8.2 响应程序如遇档案突发事件，应按相应程序启动应急响应预案，并按分工组织有关部门和人员开展应急处置工作。,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.2.1 启动级响应等级时，由领导小组组长负责率领小组成员指导应急处置和事故调查工作。具体处置措施： 8.2.1.1 及时报警、通知专业抢险救援部门,并成立事故现场指挥小组，负责统一指挥、协调各有关部门的工作； 8.2.1.2 关闭库房总电源； 8.2.1.3 及时疏散滞留在处置区内的相关人员； 8.2.1.4 维护现场秩序，开展力所能及的自救及现场的安全保卫工作； 8.2.1.5 在救援力量到达后积极配合抢救工作，提供档案分布、房屋结构等信息，按照已确定的档案抢救顺序抢救和转移、安置档案； 8.2.1.6 对于受损档案，特别是受水淹档案，应及时采取相关措施，避免灾情进一步扩大；,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.2.1.7 档案出现被盗或泄密事件，应立即保护现场，严禁无关人员出入，积极配合有关部门开展调查取证工作。 8.2.2 启动级响应等级时，由领导小组办公室主任负责，率领办公室成员开展应急处置和事故调查工作。具体处置措施： 8.2.2.1 组织有关人员查勘或立即报警； 8.2.2.2 关闭库房总电源； 8.2.2.3 及时疏散滞留在处置区内的相关人员； 8.2.2.4 组织档案人员,有关部门、物业公司人员采取措施控制危险源，标明危险区域； 8.2.2.5 救援人员利用一切应急抢险工具控制险情、抢救和保护档案资料； 8.2.2.6 根据灾情，按照临时制定的安置场所转移和安置档案；,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.2.2.7 对于受损档案及时进行处置，避免灾情进一步扩大。 8.2.3 启动级响应等级时，由领导小组办公室主任负责应急处置和事故调查工作。具体处置措施： 8.2.3.1档案管理人员应立即进行安全检查，通知物业公司协助排除险情； 8.2.3.2 切断电源，通知有关人员对设备和线路进行检查、维修，防止火灾、水灾等事故发生； 8.2.3.3 组织档案管理人员、物业人员排除库房进水。 8.2.4 在事态得到有效控制后,档案管理人员要迅速开展损失核定工作,对突发事件造成的档案损失情况进行全面清理、统计和登记，评估受损情况，及时制定补救措施。 8.3 事件报告,三、中电投江西置业有限公司档案工作突发事件应急处置预案,8.3.1 事件报告程序 档案突发事件发生时，事故现场档案管理人员应及时报告本部门负责人，或直接将事故情况向领导小组办公室主任报告,由办公室主任视情况确定启动响应的应急响应等级。报告可采用电话等应急报告形式，但随后应形成书面事件报告。 8.3.2 事件报告内容包括： 8.3.2.1 事件发生或可能发生的时间、地点、类别、影响范围和现场情况； 8.3.2.2 事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计； 8.3.2.3 事件原因分析； 8.3.2.4 事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；,