1 分销配送业务联查情况通报各县（市）、区局，市局相关单位：近期，按照局领导要求，市局组成3 个小组对全局16 个单位就销业务规范管理流程的执行及日报、对账、月盘点等制度的落实情况进行了联合检查，以实地检查的形式替代原定的第三次分销业务集中会审。现将检查情况通报如下：一、总体情况大多单位领导重视分销业务规范管理工作，能够执行市 - 县-支局 -三农服务站四级管理模式，按照市局制订业务管理流程，组织、发展分销业务。通过专项整治活动、清账盘库工作的深入开展，业务会审会、质询会的有效督导，各单位分销业务管理、操作人员配备到位；各项凭证、账目建立健全；能够按照业务流程办理入库、出库、销售手续；日报、对账等制度基本能够得到落实，业务管理日趋规范，具体表现：（一）人员到位，分工明确。大多单位配备业务经理、业务员、库管员、司机等人员齐全，且按照岗位职责，明确分工，做到各司其职，统一协作，保证业务规范发展需要。如魏县局配备人员 6 名，临漳和永年局除业务、库管人员之外，增配分销财务人员 1 名，有效支撑业务的发展。（二）业务流程执行规范化。有前两次业务会审会的基础铺垫，各单位相关业务人员认真学习业务管理流程和相关凭证、账目的填写要求，深刻认识规范建账，执行流程的意义，极大的促进了业务流程执行的规范化：一是能够按照市局出库单办理县局入库手续，及时登记库存账目，按照先销售后出库的流程，办理相关业务手续。二是发生业务及时增减库存帐，登录分户账，总2 分账目账账相符。 三是凭销售凭证及出库单，填报当日营业日报单，有收回欠费的附会员结款单，将收入上缴财务部门。四是当日有预存款或发生欠费，登录预存款、欠费台账，保证发生额与日报单、库存账数额一致，账账相符。（三） “标杆”作用充分发挥。在业务发展和管理上，AA局一直走在全局的前面，勇当分销业务规范化管理“领头雁、排头兵” 。一是严格执行业务规范管理流程，规范操作。每月汇总当月发生业务账目， 汇编成册； 日报单后附相关销售凭证、出库单、会员结款单； 每月盘点对账， 盘点表、对账单上有局长亲笔签字，保证对账实效。 二是优化销售渠道管理。在直营店和加盟店的选建上，魏县局坚持 “谁发展谁受益” 的思路，引进竞争机制和 “直销”理念，鼓励职工主动发展加盟店，加快渠道建设，按照“责利对等”的原则，将职工收益与加盟店实际收入、欠费情况挂钩考核，多销多收，并承担债责，有效提高业务款项回收及时率，降低资金风险。三是制定措施，严格考核，定期通报。魏县局就阶段性分销业务，专门制定营销活动方案，明确活动开展时间、考核办法，奖罚并用，定期全局通报活动开展情况，激励、引导职工积极开展营销工作。在第一、 第二次业务会审及清账盘库工作中，魏县局一直都是“标杆”单位，各局竞相学习、效仿。二、存在问题经过前期诸多工作的有效开展，分销业务在管理上取得了一定的成效，但仍有人员兼职不合理， 日报、对账制度落实不到位，不按流程出库，欠费管理不规范等问题存在，具体如下：Aa局：1、日报制度不到位。10 月份只有 20、21、26 日三份日报单。10 月 26 日有现金缴款，日报单上只有“现金收讫”章，无3 出纳等财务人员签章。2、月盘存、对账制度落实不到位。县局本身无盘点表，相关报表保留不完整。业会对账表上应收应付账因遗留问题不清。3、调账登记不及时。10 月 31 日显示沙城光瓶库存6 瓶，实际 2 瓶；大名府光瓶3 瓶，实际无库存，账实不符，原因为职工调换商品未及时调账。Aa局：1、分销营业日报单不规范。10 月 10 日营业日报单后未附相应销售凭证、出库单。2、月盘存、对账制度落实不到位。7 月份以来，有县局全局盘存表，但无分销部本身盘存表；无业会对账单。3、aa 支局未建账。Aa局：1、出入库手续不规范。县局发支局货物用销售凭证替代出库单。2、欠费管理不规范。发生欠费在分户账上登记，取代欠费台账。3、销售、出库流程，日报制度执行不正确。9 月 5 日县局销售出库 aa 支局 bb 府 22 件，有出库单，当日无日报，9 月 21日后补日报单， 9 月 29 日后补销售凭证。Aa局：1、日报制度执行不彻底。10 月 6 日销售商品建有日报单，但销售款在营业员手中保管，未凭日报单及时上缴；相关出库、入库单上无复核人签字，不规范。2、支局未建账，如辛庄营支局无分销账。Aa局：4 盘存制度落实不到位。10 月份盘点表上无业务、监盘人签字。三、原因分析（一）管理意识涣散，领导重视不够。从检查的情况上看，个别单位在业务管理质量上有所“下滑”，仍存有不按流程出库，收入上缴不做日报，不按期进行盘库、对账等情况。询问相关操作人员说，因为业务忙，顾不上。期间，单位管理人员无一人对此深究、监督执行，其实质是管理意识涣散，领导重视不够的问题。长此以往， 分销业务管理势必会再次回到由不想管到管不起来的境地。（二）两岗履职不到位。针对分销业务存在的问题，抽查县局当月的视察报告书发现，个别单位视检员报告书使用制度落实、执行较好等敷衍用词较多，检查情况与事实不符，不能发现问题，检查走过场。导致不按流程办理业务；部分规章制度不落实；账实不符、白条抵库的问题依然存在。（三）操作人员认识不到位。检查发现，个别单位，尤其是在农村支局分销业务管理人员，认为建账就是为了应付上级检查，未能从根本上认识到规范管理的实际意义，比aa 支局， 7、8 月份为应付业务会审，账目齐全， 9、10 月份的账较为 “糊涂”。四、要求（一）恪守业务操作流程，落实日报制度。 各局要组织相关人员，再次深入分销业务规范管理流程，严格按照先销售，再出库的办理商品出库手续； 规范分销业务库存明细账、 分户账登记；正确使用退货凭证。当日发生业务日终必须汇总当日销售凭证、出库单、 会员结款单填写分销业务营业日报，随同款项一并上缴财务，认真落实日报制度。5 （二）规范用户欠费管理。各局要按照“谁经手、谁负责”的原则，实行用户欠费第一责任人和终身负责制，每月清收欠费，建立健全欠费管理账目，规范欠费管理。一是发生用户欠费，必须明确责任人，规范建立并保留欠费手续。二是建立用户欠费台账总账和预存款和欠费台账明细账，并及时做好账目登记。三是每月编制账龄分析表，提供给财务部门，防止呆坏账的发生。（三）落实定期盘查库存、 对帐制度。 各级邮政分销部门要按照“钱据分管、钱账分管、账实分管、业财对账”的内控制度要求，每月盘点、清查分销产品库存情况，核对账目，落实对账制度。每次盘点对账都要有监督检查人员、主管领导监督进行，确保账实、账账相符，严禁“白条抵库”。（四）加大监督检查力度，强化人员履职。各单位应充分发挥财务、 业务管理、 业务检查等部门的监督检查及市局分销业务局的专业监管职能， 针对目前分销业务管理较为薄弱，规章制度落实不到位，资金风险较大的现状，强化人员履职，加大监督检查力度，为分销业务的健康、快速发展保驾。针对此次检查指出的问题， 各局要结合自身情况， 举一反三，查补缺漏，认真整改，再次深查，严格考核。整改及考核处理情况于 12 月 10 日前上报市局。二一一年十一月三十日