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资源描述
,办公室统筹管理,主讲人:王燕,王燕 中国社科院经济学硕士; 美国ALAMO(阿拉莫)公司认证培训师,国际人力资源管理(IMHR)资格认证培训师 ; 先后担任过央企人力资源总监、某咨询公司执行总经理、上市公司人事行政副总、外资企业行政总监等职务,二十五年的企业高级管理和培训管理经历,参与和主持过多家企业人力资源管理咨询项目。,中国高等教育学会秘书学会专业委员会培训师,课程内容,会议服务与管理,Yes or No,办公室工作“加班没完没了,材料没多没少,下班没晚没早,吃饭没饥没饱”,却很难做出轰轰烈烈的成绩。 有人形容在办公室工作的同志是“疾驰的马、温顺的羊、吃草的牛、看门的狗”。 办公室管理就是吃力不讨好、没完没了的杂事。 办公室管理很难做出亮点,却很容易被批评。 谁都可以对办公室人员頣指气使,我们就是个受气包。 办公室可要可不要,并不是最重要的职能部门。,你怎么看待办公室的工作,他人眼里的办公室,办公室 核心机构 窗口脸面,办公室工作 千头万绪 重点重要,办公室人员“红太阳身边的人”,不是领导的领导 是领导更是领导 是领导的眼、手、耳、腿、脑、心,办公室工作概述,办公室,办公室是党政机关、企事业单位、社会团体等组织设置的辅助领导管理和综合服务的办事机构。 作用:承上启下,协调左右,沟通内外,传递信息,研究政策,辅佐决策。 办公室的灵魂人物办公室主任,办公室的地位,中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。,枢纽: 联结决策层与执行层的纽带。 联结各职能部门的纽带。,窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,代表着本单位的形象。,办公室的主要职能,1、沟通信息 2、参谋咨询 3、协调关系 4、督促检查 5、掌管公文 6、处理事务 7、提供服务立足点:办文、办会、办事,办公室: 沟通上下的咽喉, 联系左右的纽带, 传递信息的中枢, 协助领导决策的“外脑” 和处理日常事务的“手足”,办公室工作特点,办公室工作的主要特点,综合性: 事务性工作:文件收发、送往迎来、会议安排。 专业性工作:档案管理、统计管理、调查研究。 政务性工作:公文撰写、调查研究、机要保密。,辅助性:不能代替决策者、要向决策者提供信息、不能擅自指挥全局、协助领导处理好日常工作。,服务性:为上级领导服务、为同级领导服务、为下级和基层群众服务。,1.政策性强要吃准 2.事务繁杂要理清 3.工作标准高要严格 4.业务跨度大要学习 5.工作强度大要调节 6.被动多于主动要服从,办公室工作的主要特点:,组织中枢,沟通桥梁,幕后英雄,经营理念、管理策略、 企业精神、企业文化、 用人政策等重大问题,行政工作的理想境界 是“润物细无声“。,办公室的基本任务,1.参与政务调查研究、提供信息、提供方案、拟办意见、提出建议,即给领导出主意,提意见,拟方案。,2.协调业务协调、沟通各部门业务,主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。 协调信息、协调关系、协调政策、协调计划。,3.掌管事务业务方面的事务,后勤方面的事务, 党务方面的事务,干部方面的事务,工团方面的事务,宣传方面的事务。,4.搞好服务为上级分忧,为同事解难,为全员 服务。,办公室管理工作的关键点,制度/文书档案管理 公关/接待管理 会议/活动管理 设备/设施管理 行政费用管理 危机管理 跟踪、监督、检查、反馈,17,办公室的业务范围(表一),18,办公室的业务范围(表二),带有临时性和偶发性,有时也有突发性。如协助上司找人找资料,代表上司接待客人,探望、慰问生病员工,了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一,不可视为额外任务。,上司交办的 其他工作,忙乱是管理中的大忌,工作持续忙乱的原因: 工作没有主次 做事没有条理 分工不明确 领导者的工作方式,不同层次人员的工作重点,新时期办公室工作面临的挑战与机遇,统筹企业行政管理 参与重大事项的决策 谋划企业的运营与发展,我们面临新的形势,外部: 经济全球化、多元化,企业之 间的竞争加剧,科技发展日新 月异,互联网应用的无边界变 化,经济新常态、科技创新、 智能科技成果的大量运用。,内部企业内部不断调整的组织架构、随时有可能进行的业务重组;85、和90后新员工的工作观念变化,员工不断提升的需求水平;领导要求大家努力营造良好工作环境等等。,我们面临新的形势,我们现有的管理观念、管理方式、程序、队伍建设和管理水平方面跟时代要求存在一定差距,企业在这种复杂的局面情况下,不断地调整、改革,作为参谋部门办公室,公司的各项工作需要通过我们办公室去传达、布置、实施。,我们面临新的挑战,如何应对面临的挑战与机遇,要求办公室人员要胸怀全局想问题。 一要把握时代背景。要对国内外风云变幻了如指掌,对时代大背景非常清楚。 二要熟悉大政方针,所谓“大政方针,就是党、国家、企业的路线、方针、政策、法规、法则、制度。 三要清楚参谋的内容,由于各级办公室的地位、职能不同,各办公室掌管的业务范围不同,谋划的内容也不尽相同。 四要掌握谋划方法,譬如“船”和“桥”,过河没有船和桥不行,办公室工作人员出谋划策,不掌握正确方法也不行。 首先要围绕中心工作搞谋划;其次要围绕主要矛盾搞谋划;再次要围绕棘手问题搞谋划。,如何应对面临的挑战与机遇增强三个意识,1.增强大局意识,增强大局意识,找准定位,谋划全局。树立围绕中心、服务大局、统筹安排的中心意识。对战略性、全局性、宏观性的关键问题,要增强敏感性,主动参与,积极谋划,要紧跟领导思维节奏,紧跟重大决策进程,重点协助领导抓好信息咨询和决策落实。找准工作关键环节,及时提出相关建议。,增强服务意识,2.增强服务意识,热心,增强服务意识,2.增强服务意识,3.增强责任意识,增强责任意识,办公室工作无小事。 确切地说,干好了都是小事,干坏了则都是大事,任何一件事出了纰漏都会事关大局。,如何应对面临的挑战与机遇提高四个素质,1.提高政治素质,政治就是“管理众人之事”-孙中山,1.提高政治素质,政治素质是办公室人员的首要素质; 要坚持不懈地学习党的各项理论、国家的各项政策、企业的各项制度; 在思想上、行动上与党中央保持高度一致; 坚持原则,实事求是,忠于职守。,2.提高品德素质,服从组织,顾全大局; 光明磊落,脚踏实地; 公道正派,谦虚谨慎; 关心他人,助人为乐; 严以律已,廉洁奉公。,3.提高心理素质,稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志;急而不躁,怒而不形,喜而不亢;随和而不盲从,自信而不固执;忍让而不窝囊,直率而不粗暴;多思而不多疑,谨慎而不圆滑。,3.提高心理素质,心小了,小事就大了;心大了,大事都小了;看淡世间沧桑,内心安然无恙。大其心,容天下之物;虚其心,爱天下之善;平其心,论天下之事;定其心,应天下之变。大事难事看担当,逆境顺境看胸襟;有舍有得看智慧,是成是败看坚持。“宠辱不惊,闲看庭前花开花落;去留无意,漫随天外云卷云舒”。,4.提高知识素质养成终身学习的习惯,积淀深厚的理论功底精通的专业知识宽广的基础知识,要有选择地读一些古今中外的文学名著,这些文学名著不仅有精彩的故事,让你读到各个时代的人文历史,更重要的是那些细腻准确的描写特别能够加深人对生活、对人性的理解。 读几本经典的心理学著作。如果有一些心理学知识,对人的心理规律有所认识,那么,在出现问题比如抑郁、焦虑时,就会有正确的应对,知道如何适当地自我调整。 读一些经济学教科书。懂一点经济学,在日常生活和工作中,起码会明白社会与个人的成本与收益的核算问题。 读一点中国传统文化经典。比如史记、论语、道德经、庄子,中国通史等。 增加文学修养:古文观止、余秋雨散文、读者。 出世入世、排解心情,读菜根谭、围炉夜话、小窗幽记。,4.提高知识素质腹有诗书气自华,如何应对面临的挑战与机遇提升五个能力,1.提升办文能力,公文办理是办公室的一项重要工作。要做好公文办理工作,必须抓好两个方面:保证公文质量,提高运转效率。,层次要清楚,结构要合理,标题要准确,措辞要得当,文字要简练,表述要一致,文种要正确,用语要得体,2.提升协调能力,原则:,办公室要着力加强四个方面的协调,既坚持原则又善于变通; 既不回避问题又不激化矛盾; 既要把握时机又不急于求成。,3.提升办事能力,世事洞明皆学问 人情练达即文章,气不和时少说话,有言必失;心不顺时莫做事,做事必败;事莫虚应,应则必办,不办便结怨。愿莫轻许,许愿必还,不还便成债;万物都在说法,看你如何着眼;一切皆是考验,试你如何用心。,办事做到滴水不漏,办事是办公室工作的重要职能,在办公室工作必须锻炼自己的办事能力,无论办任何事情,上级指示的、领导交办的、下级请办的、同事委托办的,都要办得明明白白,不能办得稀里糊涂,都要雷厉风行,不能拖拖拉拉,都要严谨细致,不能粗枝大叶,都要有始有终,不能虎头蛇尾,都要严格有序,不能杂乱无章,总之一句话,办事要滴水不漏,做到“快、准、细、严”。,“快、准、细、严”。,(一)快急事急办,特事特办,有事速办。 (二)准理解意图准,掌握情况准,反映问题准,处事站位准。 (三)细大事不糊涂,小事不马虎,熟事不大意,生事不自我。 (四)严按法规办事,按程序办事,按规则办事,按职责办事。,4.提升应急能力,从容应对,急事急办、特事特办。急事、特事都是超常规之事,按常规办法办不好,也办不了,当“明白人”,用特别的措施、特别的手段来办理应急事项。,沉着冷静、镇定自若,能够把原则性与灵活性有机地统一起来,做到忙中求快,忙而不乱。,5.提升创新能力,超越传统思维方式和既定的习惯做法;培养创新思维,增强创新意识;要敢于探索,勇于突破;主动性、创造性地开展工作。,提升五个能力技能要求,提升五个能力,参谋得力,协调到位,督办及时,服务周到,表率要正,总体要求,六点建议,建议,文本,文本,文本,文本,文本,文本,对外要大气,对内要 和气,办事有灵气,自身有正气,团队有士气,结果要提气,六点建议把握好六个字,刚:骨宜刚; 柔:气宜柔; 大:志宜大; 小:胆宜小; 虚:心宜虚; 实:言宜实。,高山仰止,景行行止;虽不能至,心向往之。以上体会与大家共勉。,最 后,办公室日常事务管理,一、接待工作 1、原则 2、程序 3、标准,二、信访工作 1、处理群众来信、来访 2、建立信访制度 登记、办理、举报案件立案、查处、督办、保密、回访制度,三、日常事务管理 1、值班管理 2、领导活动安排 3、保密管理 4、办公室资源管理 5、后勤事务管理(环境、设备,四、商务活动 1、参观 2、典礼仪式 3、展览招商 4、商务谈判与签字仪式 5、商务宴请,五、外事工作 1、特点 2、原则 3、礼仪 4、接待 5、陪同出访,日常事务管理保密管理,企业秘密: 商业秘密、科技秘密、公文秘密、会议秘密、信访秘密、通信秘密、领导秘密等,保密管理指从国家、企业的安全利益出发,将国家、企业秘密控制在一定范围和时间,防止泄漏以及被非法窃取利用所采取的一切必要的防范措施与手段。保密管理体系:保密管理主体、管理客体、管理工具或手段、管理目标与管理绩效等,保密范围: 国家秘密:国家事务重大事项、国防建设和武装力量、外交和外事活动、国民经济和社会发展、科技、国家安全等涉密事项,日常事务管理保密管理,办公室保密工作要求: 牢记保密范围 按章办事 弄清身份 以礼拒绝,密级划分及保密期限: 绝密:最重要的,30年; 机密:重要的,20年; 秘密:一般的,10年,保密工作的要求: 收文保密:签收农牧民件要履行签收手续,要事事有手续,件件有落实。 阅文保密:阅件人的范围、时间、地点。 制文保密:注意印发数量 传递保密:要有手续 携带保密 保管保密 交接保密 归档保密 清查保密 销毁保密,
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