名称办公总务制度目录办公总务制度目录版本页次26/26 修改状态1. 档案印鉴管理规定2. 办公电话公文打印管理规定3. 钥匙水电管理规定4. 员工上岗证员工考勤卡的办理使用准则5. 办公医疗及劳保用品的购发管理规定6. 办公物资管理细则7. 员工食堂管理细则8. 宿舍管理细则9. 环境卫生管理规定10.车辆管理规定11.司机管理规定12.出入厂管理制度13.保安巡夜值勤管理规定14.保安巡夜管理细则15.会议制度16.工伤事故报告制度相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期名称办公总务管理制度编码版本页次1/26 修改状态 一 档案印鉴管理制度（一）档案管理 1. 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事 档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价 值的文件材料。 2. 档案由综合办考勤员及技术部资料员负责管理，技术部资料员负责技术、工艺资料以及设 备说明书等技术方面资料的保管。其它资料由综合办考勤员负责保管。 3. 档案管理人员应保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全，档案的存放需符 合6S标准。 4. 档案的借阅与索取： （1）厂长、各部负责人、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直 接提档； （2）公司其他人员需借阅档案时，要经办公室主任或厂长批准，并办理借阅手续； （3）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转 借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由厂长批准方可摘录和复制， 一般内部档办公室主任批准方可摘录和复制。 （4）档案管理人员需做好档案的发放、借阅、回收等登记管理工作。 5. 档案的销毁 （1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； （2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经厂长批准后方可销毁，一般内部档案，须经公 司办公室主任批准后方可销毁。 （3）经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (二) 印鉴管理 1. 公司印鉴由综合办主任负责保管。 2. 公司印鉴的使用一律由厂长签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后 果由直接责任人员负责。 3. 公司所有需要盖印鉴的介绍信、 说明及对外开出的任何公文， 应统一编号登记， 以备查询， 存档。 4. 公司不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经厂长 签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的 必须交回。 5. 盖章前必须充分了解清楚所需盖章文件的用途以及与公司的厉害关系（特别是易引起纠纷 的证明文件），盖章后出现的意外情况（法律后果）由批准人负责。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期名称办公总务管理制度编码版本页次2/26 修改状态 二 办公电话公文打印管理制度第一章 办公电话管理规定 第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟订本办法。 第二条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司 内打私人电话。 第三条 员工在公司内拨打内线电话是，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，绝对不允 许长时间占线，以致影响正常电话业务。 第四条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线的部门不得到综合办挂长途电话。 第五条 员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款50 元；私挂港澳电话的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的， 视情节给予记大过，直至辞退处理。 第六条 各部门主管负责本部门电话的使用管理。 第七条 电话使用须知： 1 辖区内的恰公； 2 时间以 3分钟为限，自我控制， 5分钟自动断线； 1注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免长时占线； 2使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略做记录。 第八条 长途电话使用须知： 1 各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉 结果。本表每月交综合办备案。 2 长途电话限主任以上人员及指定业务人员挂拨。 3 一般人员需挂用长途电话时需先经主任以上人员批准。 4 违反长途电话使用规定，或记载不实者，一律作记过处分。 第二章 文件打印管理规定 第一条 公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文 件，一般不予打印。 第二条 公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般 文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门负责人不在时， 可经综合办主任同意后办理。 第三条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。 第四条 综合办工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给 有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到综合办来拿取回，不得延误。 第五条 有打印机、传真机的部门到综合办登记领取各式纸张，并要对所打印、复印、传真的 文件资料，做好登记，每月底上交综合部以备查核。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期名称办公总务管理制度编码版本页次3/26 修改状态 三 钥匙水电管理制度第一章 钥匙管理规定 第一条 公司钥匙由综合办统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理，库房钥匙由库管人 员负责管理。 第二条 公司大门钥匙分配二把，由门卫和综合办各管理一把。 第三条 如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。 第四条 部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连 带赔偿责任。 第五条 钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或 依法查办。 (一)离职时应将钥匙缴交综合办负责人。 (二)钥匙遗失时，应立即向所在部门负责人报备。 (三)非经部门负责人同意不得复制。 (四)不能任意借予外人使用。 第六条 办公场所的桌、抽屉等钥匙应由综合办、部门由部门负责人统一保管一套，并依类保 管，以备急需。 第二章 水电管理规定 第一条 水电管理的职责与分工 1 公司由厂长负责水电建设、改造工程及安装工程的审批。 2 综合办负责公司水电改造的规划和组织实施。 3 后勤负责全公司正常供水、电工班负责全公司正常供电，后勤和电工班分别负责公共 水电设施的维护、维修、安装等及水电管网资料建档工作。 第二条 水电设施的维护与维修 1 公司内各部门对管辖范围内的水电设施具有爱护、维护的职责。 2 全体员工均有安全用电、节约用水的义务，发现水电故障应及时向综合办报修。 3 后勤和电工班对水电设施的维护、维修负主要责任。各负责人每日应主动巡视，发现 问题及时处理。 4 后勤和电工班应及时检查、制止、处治私接电线、擅用大功率明火电器、毁损水电管 线及设备等违规用电和浪费用水行为。 5 由公司指定专门电工负责不定期检查各种水电设施及厂房、办公楼、围墙设施，每周必须 向综合办提交一份安全报告.相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期名称办公总务管理制度编码版本页次4/26 修改状态 四 员工上岗证考勤卡办理及使用准则第一章 员工上岗证的使用准则 第一条 为配合人事管理需要，增进员工互相了解，由综合办制发员工上岗证。 第二条 员工上岗证为员工出入办公处所及厂区识别之用，不得作为其他身份之证明。 第三条 员工出入办公处所及厂区，或在办公处所及厂区范围内，应按规定配带上岗证以资识 别。 第四条 员工出入办公处所及厂区未按规定配带上岗证者，禁止出入或按奖惩规定处罚。 第五条 员工上岗证应配带于左胸前口袋位置。 第六条 员工上岗证不得转借他人。 第七条 员工于离职时，应交 2元工本费并将上岗证交还综合办注销。 第八条 员工上岗证如有遗失，应交附工本费10元向综合办申请补发。 第九条 违犯本准则者，依其情节轻重签请厂长议处。 第十条 新 员工培训后及办理临时上岗证（临时上岗证出厂时由门卫一律收回），入厂第三天 由各部门负责人或统计到综合办办理正式上岗证，逾期不办按自动离职处理。 第十一条本准则未尽规定事项悉以本公司综合办规则办理。 第二章 员工考勤卡的使用准则 第一条 本公司员工上下班打卡，悉依照本办法办理。 第二条 本公司所有员工上午上班，下午下班应打卡，刷卡记录将作为核算员工工资的依据。 第三条 本公司员工加班者，待加班完毕才予打卡。 第四条 本公司员工因事早退或出差需要离开公司，且当天不再返回公司者，应打退卡后才能 离开公司。 第五条 员工上下班，必须亲自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均给予各记大过一次 处分。 第六条 上班中因事外出者，其出入均不必打卡，员工因事外出者，经直属主管核准并持外出 申请单转交门卫，门卫将出入时间填入，于次日早晨交公司综合部备查。 第七条 上下班忘记打卡者，持记录卡请直属主管领导证明上下班时间，并签名后，卡片放回 综合办。 第八条 本公司上下班时间，公司由门卫看守打卡情况及调整打卡钟。在卡丢失，忘带、申请 办理过程等情况下，可以在门卫处的工时旁记单上登记，否则按旷工处理。 第九条 新员工入厂第三天由所在部门负责人或统计到综合办办卡（押金10元），逾期不办按 自动离职处理。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期名称办公总务管理制度编码版本页次5/26 修改状态 五 办公、医疗及劳保用品的管理制度第一条 办公、医疗用品的购发： 1. 每月月底前，各部、车间负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交综合办公室； 2. 综合办指定专人制定每月办公用品计划及预算；经厂长审批后负责将办公用品购回，根 据实际工作需要有计划的由部、车间负责人签字领回或由具体使用人直接签字领回；各部、 车间负责人应登记清楚办公、医疗用品的最终用途，每月底上交综合部，以备查核。 3. 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经综合办主任批准方可领用； 4. 公司新聘工作人员的办公用品， 办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为 其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5. 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支 适当、用品保管好； 6. 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、 出库手续。出库一定要由领取人员签 字； 7. 办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办 事，不允许非工作人员进入库房。 第二条 劳保用品的购发 1 劳保用品发放原则 （1）凡属在施工生产过程中，起保护职工生命安全和身体健康者则予配发；否则，不发。 （2）根据劳动条件，本着最低的需要和节约使用的精神，对于不同的工种，不同的条件， 发放不同的劳保用品。 （3）凡从事多工种生产作业的职工，按其担负的主要工种的标准发给。 （4）标准规定的虽有，但不需要者不发。 2 劳保用品购发和管理 （1）劳保用品的采购由供应部负责统一采购供应。 （2）各部门要建立健全劳保用品的计划、保管、发放、奖惩等制度，各级领导要认真贯 彻国家劳保政策、法律、规定标准，并定期检查执行情况。 （3）综合部负责做劳保用品计划，制定修改本单位劳保实施细则，并会同劳资、供应、 财务等部门检查劳动保护政策、法律、规定与标准的执行情况，及时研究采用能增强防护能 力的，物美价廉、新颖耐用的新产品。 （4）劳保用品使用期满，需经所在班、组和主管领导( 部门)鉴定核实后方可换发，个人 保管使用的物品由保管者个人拆洗修补。 （5）支援外地的施工人员。可按当地规定标准供给或借给，用后收回。 （6）职工因各种原因脱离生产岗位者，个人用品应根据实际有的停发，有的 （7）参加各类政治、业务、技术、文化、学习的职工，可按其时间长短，分别实行停发、 减发或延长使用期的办法。 （8）参加生产劳动或短期下班组劳动的干部，可发给必需的劳保用品，长期参加班、组 劳动