编制“三合一”制度与划分档案保管期限,湖北省档案局 陈 壮 13036110976，hbcz2008tom.com,引子：规定改进的主要方面,调整期限,备案制改为审批制,合二为一,行政规章,永长短改为永久定期,条款细化,* 资料来源：,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,一、编制“三合一”制度的程序,认真细致地做好每一个程序的工作,全部流程,6,机关内部,档案局,1、各机关编制程序,调查研究,形成初稿,形成送审稿,调查的对象：本机关历年档案、原有“三合一”制度、本系统及相近单位“三合一”制度。,由办公室牵头，逐类编制。编制过程中请档案局有关同志指导。,由机关分管领导签发，报送同级档案局审批。,奠定基础,反复修改,基本定形,报送同级档案局的应有：“三合一”制度送审稿、本单位三定方案、 本单位原有“三合一”制度等。,送审机关,5,2、档案行政管理部门审批程序,业务指导部门,全体委员,业务指导部门,业务指导部门,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,名称、格式、体例,名称：某机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表格式：表格式。体例：按机构条款；问题条款编写,名称、格式、体例的规范化为科学地编制“三合一”制度奠定基础,（一）“三合一”制度的名称、格式、体例,17,（二）“三合一”制度的分类,按 机 构 分 类,分类,按 问 题 分 类,1、按机构分类,机构,类名,排序,其他,2、按问题分类,按 机 构 分 类,分类,按 问 题 分 类,按问题分类,问题类目,2,3,1,类名,排序,其他,类目设置应考虑内设机构的职能 一般可设”党群”、”业务”、“行政”三个类注意：类名后应加“类”字,10,（三）条款的编制方法,条款编写的要求,全,分,准,编号,1条款应列全，即归档范围应列全。一是本机关文件材料归档范围要有全面性。二是上级机关及同级机关文件材料归档范围要有针对性。三是下级机关文件材料归档范围要有重要性。,2条款应列准。一是归档范围要准。二是条款文字要准。三是保管期限要准。,3条款的分类、分层、分条及注释。一是分类（分门类及机构、问题）编写。二是分层（一般先列上级文件，再列本级本类综合性文件，最后列本级本类专业性文件）编写。三是分条（每条一个序号）编写。四是注释（不明确的条款可加注释）。,4条款列举应符合分类原则、符合实际工作、符合历年档案的实际。,5条款的编号。条款一般需编号。 （1）应分类目编号，即在同一个机构或问题内编顺序号。 （2）根据本机关情况选择编号方式。常用的方式有三种：层累制编号法，如：“1、1.1、1.2、1.2.1”、“1、1-1、1-2、1-2-1”。其优点是清晰、能分清条款层次或类目级别；但号码位数稍长。适合于层次较多的大机构。,顺序编号法，如：“1、2、3”，其优点是号码简短，适用于不分层的条款；在修改“三合一”制度时，原来的顺序号可能发生变化。字母、数字混合法，如：“Wd1、Wd2、Wd3,Wy1、Wy2、Wy3”分别代表文书文件材料党群类1、2、3条条款，业务类的1、2、3条条款。这种编号方式能分清档案门类，助记性强，适用于企事业单位及档案门类多的机关；但较复杂，不熟悉分类方案的人不便识别。 （3）机关的条款编号一般不作为分类号，但企事业单位的条款编号可作为分类号。,6党组（党委、总支、支部）或党群类应有的条款内容。,7办公室或综合类应有的条款内容。,8业务部门或业务类应有的条款内容。,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,三、如何突出本单位特色,对本部分感兴趣的人可参考中国档案2007年第4期相关文章。,职 能 活动,历史 面貌,经济 利益,个人 利益,第一讲 “三合一”制度的编制,四、常见错误,一、编制和审批的程序,二、编制的一般方法,三、如何突出本单位特色,2,四、编制三合一制度时常见的错误,一、在认识上的错误 二、在适用范围和施行时间上的错误 三、机关编制“三合一”制度的程序及方法错 四、档案行政管理部门的审批程序及方法错 五、“三合一”制度名称与格式的错误,错例之一：,“三合一”制度的名称为“某机关档案归档范围、保管期限表”，问题在于“档案”二字，档案是已归档的文件材料，既然已归档就不用再列入归档范围，应将“档案”改为“文件材料”。,错例之二：,“三合一”制度的名称为“某机关文件材料归档范围、案卷类目、保管期限表”，问题在于“案卷类目”，案卷是过去立卷时的产物，案卷类目是立卷时的分类类目，不是以件为单位整理的分类类目。应删去“案卷类目”或将其改为“分类方案”或“分类类目”。有的机关的“三合一”制度用文字叙述方式，既不用表格，又不分段列举，类目不清晰，归档范围不醒目，不能称其为表。,六、“三合一”制度体例结构上的错误,一是没有分类，二是问题类目下按机构分类编制的体例。,七、“三合一”制度类目设置的错误,（1）按机构设置类目的错误。 一是机构不全。如将独立性不强的二级单位（如某工商局的注册局，税务局的稽查局）漏列，造成文件材料归档不全。 二是层次不清。如将内设二级机构（如国家局某某司的某某处）与一级机构（如国家局的某某司）平列，致使级别混乱，“三合一”制度篇幅增大。 三是范围不明。如在“档案馆室处”下注明：“文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办的归档文件入此。”,（2）按问题设置类目的错误。,一是类目不均。表现为：有的问题类目下的条款太多，有的太少。应将太少条款的类目与邻近类目合并。 二是类名不准。如在档案局用“档案工作”作为问题类目，这个类目过于笼统，等于没有设置类目。 三是职能不符。 四是表述不一。,（3）按机构设类与按问题设类时共同的错误。,一是层次不简。 二是标准不一。 三是排序不当。,八、“三合一”制度归档范围条款归类的错误,一是归类不准。 二是归类交叉。 三是文件多归。 四是文件少归。 五是文件错归。 六是不分主次。,九、“三合一”制度条款编写的错误,一是条款列举不全。 二是条款不准。 三是该分条时未分条。 四是类名不清时没用注释。 五是条款列举不符合分类原则、实际工作和历年档案的实际。 六是条款最后用句号。,十、“三合一”制度条款编号的错误,一是编大流水号。如不分机构或问题类目，将全部条款按顺序编跨类目的累计流水号。致使修改“三合一”制度时不便于插入新增条款。 二是编号中有空号、跳号情况。空号、跳号的编号法如：“1、2、4、6”。归档范围表不是分类表，分类表有固有的分类体系，有的类目可以预知，类号可以预留，其类号用作标引用；归档范围表条款一般不可预知，其编号不用来标引，增加条款时将编号重新编制即可，因此也不需要预留空号。,“三合一”制度条款编号的错误,三是过多的采用双位编号法。双位编号法如：“11、12、1321、22、23”。其适用范围是用作标引用的、同位类较多的分类法类目。归档范围表编号一般不用作标引，同位类也不需要90多个。因此，“三合一”制度一般不用双位编号法。四是编号层次不清。采用文字叙述式、文字分段编“三合一”制度时，需要将不同机构及条款编号，此时，应遵循一般文件编号规则，即第一层次用“一、二、”，第二层次用“（一）、（二）”。第三层次用“1.、2.”。有的机关编“三合一”制度时编号层次错用。,十一、“三合一”制度的保管期限列错,一是保管期限划长了。 二是保管期限划短了。关于三合一制度的示例见有关部分。对本部分感兴趣的人可参考中国档案2007年第8期相关文章。,第二讲 划分档案的保管期限,第二讲 划分档案保管期限,在制订“三合一”制度时对条款设置保管期限在归档文件整理时给归档文件划分保管期限,划分档案保管期限的主要分析方法,分析责任者,分析内容,分析形式,确定档案保管期限,一、分析归档文件的责任者,文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关；二是指本系统，指本机关同一系统或同一战线的上级机关，三是指本级密切相关的机关。,1分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。 2分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。 3分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。 4分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。 5分析归档文件在运转过程中的责任者。,以上分析可用分值计算：一般来说，本机关为独立发文的责任者或为联合发文的主办机关，其归档文件可得3分；本机关为协办机关可得2分。本系统责任者中，上级的可得2分，下级的可得1分；外系统责任者中，上级的0.3分，本级的0.5分，下级的0.1分。,二、分析归档文件的内容,分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件保管期限的划分应以“重要的”为主。一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。,1分析归档文件是否体现机关主要职能。,一是归档文件的内容是否为本机关主要职能。反映本机关职能的文件材料保管期限相对较长。 二是归档文件的内容是否反映本机关主要任务，如档案行政管理部门的主要任务是推动本地档案事业发展等，该类归档文件的保管期限相对较长。 三是归档文件的内容是否反映本机关的主要工作。主要工作形成的文件材料保管期限相对较长。,分析归档文件是否体现机关主要职能,四是归档文件的内容是否反映了本机关的主要活动。主要活动形成的归档文件保管期限相对较长。 五是归档文件的内容是否反映了本机关主要工作事项。主要事项的归档文件保管期限相对较长。 六是归档文件的内容是否具有典型性，如反映本机关的特殊事件、特殊人物、特殊成果、特殊传统，具有开创意义的新人、新事、新政策、新做法，反映本地独有的政治、经济、历史、文化、地理、民俗等归档文件保管期限都应相对较长。,2归档文件是否反映本机关基本历史面貌。,一是归档文件是否反映本机关辖内工作全貌。如能全面反映，其保管期限相对较长。 二是归档文件是否反映本机关工作状况。 三是归档文件是否反映了本机关的工作水平。 四是归档文件是否反映本机关工作规模。 五是归档文件是否反映本机关工作变化。,归档文件是否反映本机关基本历史面貌,六是归档文件是否反映了本机关的工作发展。如档案行政管理部门的国家档案馆馆舍面积“十五”期未与“十一五”期未对比材料。 七是归档文件反映本机关工作情况的时间长短。如反映某一地区“十五”期间的档案工作情况的文件材料。凡能全面反映本机关基本历史面貌的归档文件其保管期限相对较长。,3分析归档文件是否反映本机关的经济关系。,总的来说，价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。 一是反映本机关产权关系的归档文件，如建构筑物所有权（如房产证）、电梯所有权、办公用品所有权、电器所有权、档案资料所有权、使用权如房屋使用权、土地使用权（如土地使用权证）、车辆车场使用权、道路使用权、大厦冠名权等。,分析归档文件是否反映本机关的经济关系,二是反映本机关债权债务关系，如与本机关有关的债权债务关系的文件材料。 三是下属单位的经济关系。主要是下属单位的股份关系、分配关系等产权关系文件材料。对于这些归档文件一般应列为永久保管。,4分析归档文件是否涉及到个人利益。,一方面，看归档文件是否涉及到本机关个人利益。 另一方面，看归档文件是否涉及外单位的个人利益。,5分析归档文件利用的时效性。,