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第四章 会议与商务活动,职业秘书课堂教学,第一节 会议筹备,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习,能够: 按要求发送会议通知,制发会议证件 预定会议室 完成接站、报到、签到、座位引导工作 拟定会议议程、日程 正确选择会址,安排与会人员的食宿和交通,一、发送会议通知,技能要求: 能准确地发送会议通知,(一)会议通知的发送,1、发送形式 (1)正式通知 除了非正式会议和每日例会之外的所有会议,均应正式打印会议通知,再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员。 (2)非正式通知 先发传真或打电话,随后再寄备忘录或信函; 先发电子邮件,再通过电话或电子邮件确认,(一)会议通知的发送,1、发送内容 (1)预备日程、材料等随会议通知寄发 (2)需回复的会议通知或预备通知夹入明信片 (3)将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单等)与会议通知一起寄发 (4)如某些与会者对地址不熟悉,附加一份说明或回执单 (5)附一份代理委托书,(二)会议通知和委托书的样式,1、会议通知的内容被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、日期 2、会议通知格式便函式、卡片式,例1.便函式,例2.卡片式,(二)会议通知和委托书的样式,3、会议委托书和回执部分会议需与通知一起寄出会议委托书和回执。,例3.会议委托书,例4.会议回执,(三)相关知识,1、会议及会议的构成要素会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。,基本要素:目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程 其他要素:名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备、各种消耗性材料等,构成要素,(三)相关知识,2、会议的主要种类,(三)相关知识,3、公司常见会议的种类与作用 (1)经理例会与特别会议 (2)部门员工例会 (3)股东大会和董事会议 (4)公司年会 (5)客户咨询会 (6)产品展销订货会 (7)业务洽谈会 (8)新产品新闻发布会,(四)注意事项,1、明确会议通知发送对象 2、落实发送的回复确认环节 3、对书面会议通知的地址、邮编要填写准确 4、对经常参加某类会议的部分人员,可打印出标签或准备多套邮寄标签 5、对保存的地址要注意随情况变化不断更新,二、席发会议的姓名卡片和证件,技能要求: 掌握各种会议证件的制发方法,(一)制发方法,1、内容设计上会议名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称 2、大型会议贴照片。卡片颜色为红、蓝、白、黄四种 3、在接待区发放,(二)证件的类型、作用,(三)注意事项,1、设计上应区分与会者不同身份 2、根据公司不同的文化理念设计卡片 3、经济适用美观大方,三、发放会议文件资料,技能要求: 掌握各种会议文件的发放方法,案例:天地公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标,所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹,将所有材料放入文件夹。有三位董事会前回复说将有事不能参加会议,于是初萌就未准备他们的资料。不想,正式开会时其中的二位又赶了回来,结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见,有的董事面对一大堆资料不知如何找到想看的资料,从而影响了会议的进度。,会议文件资料发放基本方法,1、准备文件袋,并写好名字 2、对文件编号、登记。编号在文件首页左上角 3、需会后退回的,附一份文件清退目录 4、分发会议资料要适时适量 5、内容重要又需事先送达与会者的文件,可派专人递送或用传真、特快专递送达,四、准备会议所需用品和设备,技能要求: 掌握会议所需各种物品和设备的准备方法,(一)考虑全面,有备无患,1、了解可以租用会议设备公司的名称、地址和电话 2、了解文具用品和相关设备供应商的名称、地址和电话 3、掌握企业内可用的音像设施的类型和存放位置的清单 4、掌握公司内部紧急维修工程师以及外部维修单位的名称、地址和电话,(二)注意事项,1、事先制定周密的准备方案,详细列出用品和设备的名称、数量和价格 2、统筹节约、经济适用的原则 3、一丝不苟,有备无患,五、预订内部会议室,技能要求: 掌握内部会议室的预订方法,预订内部会议室基本方法,1、尽早预订 2、使用前一天再次落实 3、场地大小、格局、设备与会议的人数、性质和类型相匹配 4、留有足够的自由使用空间和时间 5、将会议需要与设备使用相结合,六、热情迎接与会者,技能要求: 掌握接待与会者的基本工作内容和程序,(一)接站报到工作主要步骤,1、有统一的指挥调度系统,编制表格 2、有足够的车辆和接站人员 3、告知自备交通工具到达的与会人员详细路线 4、在车站、机场设置接待站 5、报到处设立引导牌和标示牌 6、将文件袋发给与会人员,(二)做好签到和引导工作,1、选择恰当的签到形式人工签到、签到卡和电子签到机配合使用 2、准备好登记簿等相关用品 3、请与会者按照会前安排好的座位或区域就座内部会议:一般有自己的习惯座位大中型会议:事先制做座次或区域标示品(主席台或会议桌的名签卡片、座次图表、指示牌等),例5.签到登记簿样式,(三)注意事项,1、训练有素,照顾周到 2、提前到岗 3、按礼仪规范引导客人入场,七、拟定会议议程和日程,技能要求: 拟定会议议程和日程 正确选择会址、安排与会人员的食宿和交通,(一)会议议程表的设计,1、方法 (1)各议程事项的顺序 (2)第一项宣布议程,再安排讨论的问题,同类性质的问题尽量集中排列 (3)保密性较强的议题一般放在后面,(一)会议议程表的设计,1、样式案例: 天地公司将举行销售团队会议,研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程表前,先请总经理、销售总监等有关上司提出议题,再询问各位主管是否有在会上讨论的事情,并提请主管上司定夺,然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时,钟苗把要在会上讨论的议题编排了一下,便打印交给了上司。如下图:,修改前,修改后,(一)会议议程表的设计,1、样式基本内容 宣布会议议程 说明人员缺席情况 宣读并通过上次会议的记录 财务主管报告 其他报告 新的议题 有关人事任命 提名并选举新的负责人 通知有关事项 宣布休会,(二)会议日程表的设计,采用简短文字或表格形式。 (同接待安排),(三)会议议程表和日程表区别,1、会议议程对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰的表达出来。会前发给与会者。 2、会议日程会议在一定时间内的具体安排,如有说明可附于表后。会前发给与会者。,(四)注意事项,1、会议议程编制应在前,议程一旦确定,就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上,如遇到一些变化,可相应调整 2、会议议程和日程安排必须吻合 3、会议议程和日程表制定后,必须经主管领导审核方可实施,八、正确选择会址,技能要求: 能够正确选择会址,综合考虑各种因素选择恰当会议地点,1、交通便利 2、会场大小与会议规模、主题相符 3、场地要有良好的设备配置 4、不受外界干扰 5、应考虑有无停车场 6、场地租借的成本必须合理,第二节 会议中的服务,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习,能够: 做好会议记录 做好会议期间的信息沟通 做好会议值班、保卫工作,一、会议记录,技能要求: 承担会议记录工作,(一)会议记录的准备工作,1、准备好基本用具 2、准备好补充工具 3、备有一份议程表和其他的相关资料和文件 4、提前到达会场,了解座位图 5、录音同时,必须手工记录,(二)会议记录内容,1、会议描述 2、与会者姓名 3、会议过程 4、主席、记录员签名,(三)会议记录方法,1、凡是做出判断性的内容都要一字不漏的记录如主要讨论的观点、决议、决定、重要声明等 2、漏记内容要及时处理 3、与会者提出的意见、建议,要把人名记录下来,(四)会议记录的修改,1、定稿打字前,向主席提交草稿并签字批准 2、指出的错误要经会议批准方可修改 3、一经签名,任何地方都不能再做改动,(五)会议记录的要求,1、真实 2、完整 3、简洁 4、准确,(六)注意事项,1、了解公司的业务情况 2、记录原稿统一编号 3、会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理要求 4、记录原件要由专人负责保管,二、确保会议期间的信息沟通,技能要求: 掌握会议期间进行信息沟通的方法,(一)做好收集、传递、反馈工作,1、多听、多记、多想、多算、多跑 2、深入实际 3、注重信息的加工提炼,形成成果使各方都可以使用 4、注重实效 5、反应敏捷,狠抓反馈信息的收集,(二)做好对外宣传工作,1、妥善处理与新闻媒体的关系 2、内外有别,严守单位秘密 3、传递方式和内容选择上本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑 4、收集舆论报道 5、为召开记者招待会提供必须的信息资料,(三)相关知识,1、信息加工的形式 (1)综合加工 (2)提炼加工 (3)推导加工,(三)相关知识,2、信息传递的形式 (1)口头传递 (2)影像传递 (3)电子系统传递 (4)专人传递,(四)注意事项,1、会议信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出 2、与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时,三、会议值班、保卫工作,技能要求: 做好会议值班、保卫工作的具体做法,(一)会议值班工作做法,1、搜集有关情况、文件和资料,传递信息 2、控制人员出入会场 3、备有领导联络方式 4、备有后勤服务部门主管电话 5、制度健全,坚守岗位 6、负责督导和协助会议人员做好各项服务 7、做好矛盾协调 8、建立主管领导带班制度,(二)会议保卫工作做法,1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫 2、会议重要文件的保卫 3、会场和驻地的保卫 4、会议的各种设备用品的保卫 5、与会者私人贵重物品的保卫,第三节 会议善后工作,职业秘书课堂教学,教学目标,通过本节学习,能够: 合理安排与会人员的返程 清退会议文件 整理会议室 进行会议文件资料的立卷归档 做好会议经费结算工作,一、安排与会人员返程,技能要求: 掌握与会人员返程工作的主要内容,(一)提前做好车、船、飞机票的登记预售,1、及早安排外地与会人员的返程事宜 2、事先了解与会者要求,并尽可能满足 3、先远后近的次序安排返程机票、车票的预定 4、编制与会者离开的时间表,(二)帮助做好返程准备,1、提醒及时归还各种物品 2、提醒与会务组结清各种帐目 3、帮助检查、清退房间 4、帮助托运大件物品,二、会议文件资料清退,技能要求: 掌握会议文件清退方法,(一)清退方法,1、小型内部会议文件清退的方法 (1)放桌上 (2)门口收集 (3)向个别已领取文件而未到会的人员收集,(一)清退方法,2、大中型会议文件收集方法 (1)提前发文件清退目录 (2)对会议工作人员,采取下发收集目录,限时交退,(二)注意事项,1、统一制发清退文件的目录 2、分清清退文件和不清退文件的范围 3、避免只要求部分与会者退回文件,而造成误会,三、整理会议室,1、收拾整理 2、清理文件 3、检查归位,四、会议文件资料的立卷归档,技能要求: 掌握会议文件立卷归档的做法,(一)步骤,1、会议文件的收集整理 (1)确定会议文件的收集范围 (2)选择收集会议文件的渠道 (3)运用收集文件的不同方法 2、会议文件的立卷归档,(二)注意事项,1、会议文件责任要落实到人 2、履行文件登记手续,并认真检查 3、注意保密 4、严格遵守档案制度,五、会议经费结算,技能要求: 掌握会议会议经费结算的方法,(一)会议收款与付款的方法,1、收款的方法和时机 (1)在会议通知或预定表格中,详细注明收费的标准和方法 (2)注明与会人员可采用的支付方式 (3)如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等 (4)与财务部门提前确定正确的收费开票程序,(一)会议收款与付款的方法,2、付款方法和时间,(二)注意事项,
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