机关公文写作与注意事项 邱兴利 2012年12月,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,机关公文写作,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,一、开头的话：关于公文,什么是公文,公文指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理等公务活动中产生的，按照严格的、法定的程序和规范的格式制定的，具有法定效力、传递信息和记录作用的文件。公文文件文书三者有什么不同？,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文、文件、文书,公文：是机关、团体、企事业单位在行政管理等公务活动而制发的、具有法定效力并设有特定版头的文件。 （红头文件） 文件：是机关、团体、企事业单位制发的公文、公务信函、文章。 （红头文件公务文章公务书信） 文书：是机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的所有文字材料。 （红头文件公务文章非公文类文稿公务书信私务书信）,公文的五大特点,（一）法定性1、作者的法定性2、效用的法定3、制发程序的法定性 （二）工具性 （三）规范性 （四）时效性 （五）权威性 （强制阅读、办理、复文 ）,公文的作用,1、指挥和指导作用2、规范行为作用3、联系协调作用4、宣传教育作用5、凭据记载作用,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文文种十五种,公文文种由原来的18个调整为15个，取消了“指示、条例、规定”，具体为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,教委常用文种,教委机关常用的有8个： 决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,学校常用文种,学校常用文种7个：决定、意见、通知、通报、报告、请示、函。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,党、政适用分类,公文的文种公报、决议 党决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、纪要 政命令（令）、公告、通告、议案,以行文方向分,上行文：如报告、请示 （部分意见）平行文：如函、议案 （部分意见）下行文：如命令、决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、 通报、批复、纪要。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文,（1) 领导指导性文件 命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布履行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 决定。用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 批复。用于答复下级机关的请示事项。 通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文,（2) 公布性文件 公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。它一般以国家各级领导机关的名义发布。 通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。公报的公开程度更高，而且涉及内容的重要性一般来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文,（3) 陈述呈请文件 议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。 请示。用于向上级机关请求指示、批准。 报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。,公文,（4) 商洽性文件 函。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批等。 意见。下级向上级或向平级机关提出解决有关重要问题的见解和处理办法等方面建议；上级在发现下级遇到有关重要问题时，提出见解和办法措施，对下级予以指导。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文,（5) 会议文件 纪要。会议纪要的简化名称。用于记载和传达会议情况和议定事项。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,撰写公文应坚持三原则： 必发才发原则。公文写作有很强的目的性、针对性，撰写公文必须根据机关行政管理活动的实际情况而定。 忠于原貌原则。是指撰写公文必须忠于事物的本来面貌，符合客观实际。公文具有法定的权威性，是机关、单位上传下达，沟通情况的重要手段。注重时效原则。指公文撰写要保证所制发的公文具有较强的针对性，必须把握时机，保证做到及时迅速。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,撰写公文注意事项,公文主题突出，条分缕析 公文的主题应鲜明突出。主题含混不清或多主题，受文者便不知所云。 1.公文撰写应开门见山，不事曲笔，不拐弯抹角，不含蓄委婉。 2.一件公文，只一个主题；公文撰写一事一文，不可一文多事。 3.材料的取舍由主题而定；运用语言要紧扣主题。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文的语言,语言是公文的基本要素公文语言的六大特色：准确 庄重平实精练严谨规范,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,准确,准确是公文对语言的第一要求什么是准确指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。 怎样做到准确在精确辨析词意及感情色彩的基础上，精选中心词（免除职务/解除职务，遇险/遇难，退休干部/离休干部，）褒贬得当，没有歧义。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,庄重,什么是庄重指语言端庄，格调郑重严肃。怎样做到庄重多采用规范的书面语适当用浅近而富有表现力的文言词语尽量不用口语或少用口语注意典雅精练,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,庄重,做到三不用：一不用流行性词语，如“爽”、“扮靓”、“巨亏”、“PK”、“搞定”、“搞笑”、“骨灰级”等；二不用新闻性词语，如“恶补”、“信心爆棚”、“极大”等新闻性词；三不用广告性词语，如“顶级水平”、“誉满全球”、“百分百”、“绝对领先”、“物美价廉”、“别具一格”等。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,平实,什么是平实 语言平直自然是非清楚明白流畅通俗易懂怎样做到平实不要用夸张性词语，如“极大”、“显著”、“充分发挥”、“一日千里”、“汹涌澎湃”等。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,精练,什么是精练指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。 怎样做到精练删去一切套话、空话、意思重复的话注意语句的提炼，杜绝堆砌修饰语现象适当使用缩略语、成语多用短句不用生僻词语公文水平体现在精练，谁能用最少的字数把事情说清，谁就最有水平。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,严谨,什么是严谨严谨就是严肃、周密怎样做到严谨语言含义确切文句严密没有漏洞用词用句细致周密分寸把握得当忌模糊含混、语意多歧,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,规范,什么是规范指公文的用词、语气、语体风格与行文目的、使用文种、接受对象、用语使用场合相适应，合乎公务活动的特殊规范性要求怎样做到规范选择合适的文种注意行文主体和客体，把握分寸尽可能多用公文专用词语,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文版式,发文机关标志,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,发文字号,发文字号：由机关代字、年份和发文顺序号+“号”字组成。 编排在发文机关标志下空2行，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份应标全称（即用4位年号，2009而非09），用六角括号“”括入（而非“【】”或“ ”）；发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,上报公文的发文字号居左，并左空1字编排；在右侧对称位置标注签发人及签发人姓名，居右空1字，与发文字号平行编排。由“签发人”3字+全角冒号+签发人姓名组成，“签发人”3字用3号方正仿宋_GBK，签发人姓名用3号方正楷体_GBK。发文字号和签发人与版头中红色分割线的距离为4mm。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,公文标题：一般用2号方正小标宋_GBK，编排于红色分隔线下空2行位置。,回行时，要做到词意完整。,LOGO,http:/user.qzone.qq.com/379538905,标题一般不用标点符号，但有时，不使用标点符号会引起误会时，可以使用。可以使用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号、括号等,主送机关,主送机关应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称，编排于标题下空1行位置，居左顶格（回行时仍顶格），最后一个机关名称后标全角冒号。,正文,公文首页应当显示正文，编排于主送机关名称下一行。,（1）用阿拉伯数字书写的数值应在同一行中排布，避免在回行中断开。（2）一般不应使用字母词，如确需使用，应当在文种首次出现时以括注方式注明准确的汉语译名，如GDP，应以“GDP（国民生产总值）”方式引用。（3）计量单位使用法定计量单位，如平方米、公顷等。,第三层和第四层用方正仿宋_GBK。层次序数可越级使用。带圆括号标题数字后不用任何符号。,正文中引用其他公文，应先引用标题，后加圆括号引用发文字号，如：“按照重庆市教育委员会关于的通知（渝教发2012号）要求”。,附件,公文包含附件的。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；附件顺序号用阿拉伯数字，后标一个小圆点；附件名称后不加标点符号，如名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。,发文机关署名,应当使用发文机关全称或规范化简称，与标题中的发文机关名称相一致。 特殊情况：（1）如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。（2）决定、决议、意见、通报、纪要等文种，一般不署发文机关名称。,发文机关署名,单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；,发文机关署名,联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上。,发文机关署名,不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行、右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字；如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,成文日期,成文日期的确定：（1）会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准。（2）经机关负责人签发的公文，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发的机关负责人签发日期为准。成文日期的位置：（1）会议审议通过的公文，成文日期编排在公文标题之下，写全“年、月、日”，用“（）”括入。（2）成文日期在公文正文的右下方标注，一般右空4字编排，用阿拉伯数字将“年、月、日”标全。现已不用中文格式。,