湖南铁科院,第4章 Excel 2003电子表格,4.1 Excel的基本操作 4.2 工作表的格式设置 4.3 公式与函数 4.4 数据管理与分析 4.5 图表的创建与编辑 4.6 Excel的其它功能,湖南铁科院,4.1 Excel的基本操作,4.1.1 Excel的工作界面 4.1.2 数据录入与编辑 4.1.3 单元格名字和批注 4.1.4 行、列、单元格的插入和删除 4.1.5 工作表的管理 4.1.6 表格页面设置与打印,湖南铁科院,4.1.1 Excel的工作界面,湖南铁科院,工作簿：Excel的一个工作簿就是一个Excel的文件，其扩展名为XLS。每个工作簿可以包含多张工作表。 工作表：就是显示在工作簿窗口中的表格。工作表由单元格组成，一个工作表最多可以有65536行和256列。 单元格：工作表中的每个小矩形就是一个单元格。 活动单元格：是系统默认操作的单元格。活动单元格的地址显示在数据编辑栏的“名称框”，活动单元格的数据显示在数据编辑栏的“编辑栏”中。 （Excel 的启动 和退出 与Word 类似）,湖南铁科院,4.1.2 数据录入与编辑,1. 输入数据 2. 填充数据(1) 使用鼠标填充数据。(2) 使用菜单填充相同的数据。 (3) 使用菜单填充一个序列。,湖南铁科院,3. 编辑数据 4. 查找与替换数据(1) 查找数据。选择“编辑”“查找”命令，打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡，在“查找内容”组合框输入查找数据，选择“查找全部”或“查找下一个”按钮查找数据。(2) 替换数据。,湖南铁科院,4.1.3 单元格名字和批注,1. 定义单元格名字 2. 添加批注 批注用于对单元格内容作进一步说明。方法如下： 选择需要添加批注的单元格。 选择“插入”“批注”命令，并在出现的批注框输入批注内容。 在批注框外面单击鼠标，完成添加批注的操作。,湖南铁科院,4.1.4 行、列、单元格的插入和删除,1. 插入行、列 2. 插入单元格3. 删除行、列 4. 删除单元格,湖南铁科院,4.1.5 工作表的管理,1. 选择工作表 2. 重命名工作表 3. 插入工作表 4. 移动和复制工作表 5. 删除工作表,湖南铁科院,4.1.6 表格页面设置与打印,页面设置(1) 插入分页符：用来控制某页打印的行数或列数 (2) 设置打印标题：一个表格通常只有一个标题，但打印一个较长的表格时，则常常需要在每一页都打印表格的标题。预览表格 打印表格,湖南铁科院,4.2 工作表的格式设置,4.2.1 设置数字的格式 4.2.2 设置数据的对齐方式 4.2.3 设置数据的字符格式 4.2.4 设置表格的边框和底纹 4.2.5 设置行高和列宽,湖南铁科院,4.2.1 设置数字的格式,1. 使用“格式”工具栏设置数字的格 2. 使用菜单设置数字的格式,湖南铁科院,4.2.2 设置数据的对齐方式,1. 使用“格式”工具栏设置对齐方式 2. 使用菜单设置对齐方式,湖南铁科院,4.2.3 设置数据的字符格式,1. 使用“格式”工具栏设置字符格式 2. 使用菜单设置字符格式 3. 复制格式 4. 清除格式:单元格的格式与单元格内的数据是相互独立的。改数据不会影响格式，改变或清除格式也不会影响数据。,湖南铁科院,4.2.4 设置表格的边框和底纹,1. 设置表格边框线 2. 设置底纹,湖南铁科院,4.2.5 设置行高和列宽,1. 使用鼠标拖动法设置行高和列宽 2. 使用菜单设置行高和列宽,湖南铁科院,4.3 公式与函数,4.3.1 自动求和计算 4.3.2 使用公式计算 4.3.3 使用函数计算,湖南铁科院,4.3.1 自动求和计算,Excel的自动求和功能可以按行或列进行求和计算。它既可以对一个区域内的数字求和，也可以对多个区域的数字求和。选择“常用”工具栏上的“自动求和”按钮，可以实现自动求和功能。,湖南铁科院,4.3.2 使用公式计算,使用公式可以对同一工作表的数据进行计算，可以对同一工作簿不同工作表的数据进行计算，还可以对不同工作簿的数据进行计算。 用户中要在单元格或数据编辑栏的“编辑栏”输入公式，即可进行计算。注意：Excel的公式以等号“”开头，使用公式时请牢记这个规定。,湖南铁科院,4.3.3 使用函数计算,函数的一般格式为： 函数名(参数)有的函数不需要参数，但许多函数需要参数。函数的参数可以是数字、字符、单元格地址、公式或其它函数。 操作步骤 : 选择存放计算结果的单元格。 选择“插入”“函数”命令，打开“插入函数”对话框。 先选择函数的类别和函数名，再单击“确定”按钮。如果函数需要参数，系统将打开输入参数的对话框。输入函数的参数后，单击“确定”按钮。,湖南铁科院,湖南铁科院,4.4 数据管理与分析,4.4.1 数据排序4.4.2 数据筛选4.4.3 数据合并计算4.4.4 数据分类汇总4.4.5 建立数据透视表,湖南铁科院,4.4.1 数据排序,Excel可以使用一列或多列数据作为关键字进行排序，可以按升序（从小到大）或降序（从大到小）进行排序，还可以按字母、数字或日期数据类型进行排序。1. 按一列关键字排序 在作为排序关键字的列任意选择一个单元格。 单击“常用”工具栏上的“升序排序”按钮或“降序排序”按钮。,湖南铁科院,2. 按多列关键字排序操作步骤 : 选择数据区的任一单元格。 选择“数据”“排序”命令，打开“排序”对话框。 在“排序”对话框设置排序条件，并单击“确定”按钮。 (在“排序”对话框最多可以设置3个排序条件。),湖南铁科院,4.4.2 数据筛选,操作步骤 : 选择数据区域的任一单元格。 选择“数据”“筛选”“自动筛选”命令。 设置自动筛选数据的条件。,湖南铁科院,4.4.3 数据合并计算,操作步骤 : 选择存放计算结果的单元格区域。 选择“数据”“合并计算”命令，打开“合并计算”对话框。 选择合并计算的数据区域，并设置合并计算的选项。 单击“确定”按钮.,湖南铁科院,注意：对数据进行合并计算时，选择存放计算结果的单元格区域时，其列数应该与需要计算的列数相同，行数应该与分类的类别数相同。,湖南铁科院,4.4.4 数据分类汇总,操作步骤 : 按分类字段进行排序（升序或降序） 选择数据表的任意一个单元格。 选择“数据”“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。 设置分类字段、汇总方式和汇总的字段等选项。 单击“确定”按钮。,湖南铁科院, 在对数据分类汇总之前需要按分类的字段对记录进行排序，否则分类汇总时将出现错误的结果。 对数据分类汇总之后，如果要取消分类汇总的结果，恢复原来的数据，请在 “分类汇总”对话框选择“全部删除”按钮。,湖南铁科院,4.4.5 建立数据透视表,数据透视表可以对大量数据快速汇总和建立交互式表格，可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。选择“数据”“数据透视表和数据透视图”命令，即可启动数据透视表和数据透视图向导，在向导的帮助下，可以方便地建立数据透视表。,湖南铁科院,4.5 图表的创建与编辑,4.5.1 建立图表 4.5.2 编辑图表 4.5.3 格式化图表,湖南铁科院,4.5.1 建立图表,1. 图表类型Excel提供了14种标准图表类型。 2. 使用图表向导新建图表单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，或选择“插入”“图表”命令，可以启动图表向导新建图表。新建的图表既可以插入到活动工作表成为内嵌图表，也可以单独存放到一个新的工作表成为独立图表。,湖南铁科院,湖南铁科院,湖南铁科院,【说明】新建图表时可以先选择图表的数据源，再启动图表向导新建图表。如果启动图表向导之前没有选择图表的数据源，或启动图表向导之后需要修改图表的数据源，可在图表向导步骤之2的“图表源数据”对话框的“数据区域”选项卡中进行设置。,湖南铁科院,4.5.2 编辑图表,一个图表可以作为一个整体进行编辑，图表的各个对象又可以单独进行编辑。1. 改变图表类型2. 设置图表对象3. 向图表添加数据,湖南铁科院,4.5.3格式化图表,1. 格式化图表标题和图例 2. 格式化数值轴和分类轴 3. 格式化背景墙和基底和绘图区 4. 格式化网格线 5. 设置数据系列 6. 设置三维视图格式 7. 设置图表总体格式,湖南铁科院,4.6 Excel的其它功能,4.6.1 Excel与Word之间交换数据4.6.2 宏的使用,湖南铁科院,4.6.1 Excel与Word之间交换数据,Word和Excel相比较，Word具有强大的文字处理功能，但对表格进行计算的功能较弱。Excel具有强大的表格处理功能，但对文本的排版功能较弱。因此，人们常常把在Word中制作的表格复制到Excel中，利用Excel强大的数据处理功能处理数据后，再将它复制回Word文档中排版打印，充分利用各个软件的功能。,湖南铁科院,1. 将Word中的表格复制到Excel工作表中 2. 将Excel中的表格复制到Word文档中Excel中的表格可以按Word表格的形式复制到Word文档中，也可以按Excel对象的形式复制到Word文档中。,湖南铁科院,4.6.2 宏的使用, 选择“工具”“宏”“录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框。 设置宏的名字，宏的快捷键和宏的保存位置，并单击“确定”按钮，打开“停止录制”工具栏。 正确完成需要录制的操作。 单击“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮，结束录制宏的操作。录制宏时已给宏指定了快捷键。以后只须按指定的快捷键即可运行宏，实现宏记录的操作。,