公文写作与流转,1,目 录,1,2,公文写作要点,公文流转,公文基础知识,公文=公务文书 公文是管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。是各单位用来处理公务、记载和传递信息的工具。 是各项管理工作的重要组成部分，具有法定的现行执行效用。 是各项工作趋向规范化和精确化，提高管理效力的必要手段。,公文基础知识,公文的作者代表所在组织单位的意志，而不代表个人，公文的制发具有规定的格式和程序，公文的流转具有特定的范围和对象，因此，公文具有政策性、权威性和严格的规范性。公文写作在主题确立方面，目的明确，针对性强；在结构安排方面，思路清晰、逻辑严密，平实稳妥、明白无疑；在用语表达方面，客观公正的是非标准和冷静平稳的心理态度；在外观格式方面，平实、庄重、简明的美感和程式化、格式化的风格要求。,学习公文写作的目的,公文写作的特点与要求熟悉公文的文种及分类熟悉公文格式了解常用公文的写作要求,公文写作的特点与要求,一、公文写作的特点 受领导之命，代机关立言。目的明确：为行政管理服务，排斥个性化写作。内容真实：客观地反映事实，排斥文学手法。格式规范：具有统一体式，符合公文格式标准。表达形式：采用应用文体，恰当运用公文术语。时限严格：在规定时间内完成。,公文写作的特点与要求,二、公文写作的要求 （一）目的明确，行文有据，主旨单一。 明确“为了”，“根据”，“干什么？”（二）加强与领导沟通。动笔前、起草中、完稿后的请教交流。（三）内容合法、务实。遵循法律法规、上级规定、本单位政策规章。 注意针对性、真实性、可行性。,公文写作的特点与要求,（四）文字表达准确、鲜明、简练、得体准确（概念清楚、分寸得当、符合语法、要素规范）鲜明（观点明确、标题正确、褒贬得当）简练（篇幅简短、简明扼要）得体（通俗庄重、术语适当）,公文的文种及分类,按照行文关系和行文方向，我公司公文可分为三大类共12种上行文：下级机关向上级机关行文下行文：上级机关向下级机关行文平行文：平级机关之间或与无隶属关系的业务单位之间的行文,公文的文种及分类,（一）上行文 1 、请示用于向上级主管单位或领导请求指示和批准事项； 2 、申请用于向无隶属关系的管理单位、主管领导或职能部门请求批准事项或要求给予资格、额度、指标等； 3、报告用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级单位查询等。 （二）下行文 1、通知用于发布规章制度、任免干部、部署工作，转发上级单位公文、批转下级单位、部门的公文，要求下级单位和部门办理和需要周知或共同执行的事项； 2、批复用于答复请示、申请事项； 3、规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范； 4、决定用于公司对重要事项作出决策和安排； 5、决议用于经公司会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项； 6、意见用于对重要问题提出见解和处理办法； 7、通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验等； 8、会议纪要用于记载、传达会议决定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。 （三）平行文 1、函用于无隶属关系的公司内部各单位之间、与业务协作关系单位之间相互商洽工作、询问答复问题，请求批准和答复审批事项等；,行文规则,一、行文应当确有必要，注重实效；二、请示、申请等应当一事一文；三、请示只能作为上行文，不可同时下发；报告中不得夹带“请示”的内容。报告一般也不下发，如有特殊需要方可抄送同级或下级有关单位或个人。向下级单位的重要行文，可抄报直接上级单位或主管领导；四、文件有些内容如涉及公司内部其它部门的职权，主办单位应事先与其他有关单位主动协商并会签；若有不同意见，应报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发文件。,公文格式,公文的结构由三个部分组成：、文头部分：一般由秘密等级、紧急程度、发文单位名称、发文字号、签发人、横隔线等组成。、行文部分：是指公文的内容与结构。这一部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等。 、文尾部分：主题词、抄报抄送机关、印制版记等。,公文格式,公文用纸规范：1、采用国标A4型（210*297mm）2、左侧装订,公文格式,公文的主体由五个部分组成：1、标题：标识秘密等级用4号黑 体字，标题用小二黑体字。2、正文：正文行距为固定值25，正文用四号字宋体，文中如有小标题可用4号楷体或黑体字。同一篇发文行距应相同。每一段的段首空二个汉字的距离。正文有多层的按“一、；（一）；1、；(1)；”依次输入。,公文格式,3、附件：附件在正文下空1行左空2字用4号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件有序号使用阿位伯数字，附件名称不加标点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附件的顺序号。 4、发文单位、成文时间：落款用3号楷体字。 5、印章、附注： “主题词”用4号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字，各词目之间空1字。“抄送”用4号仿宋体标识， 抄送机关之间用顿号隔开。,常用公文的写作要求,怎样起草请示？ 一、请示的写作格式 （一）标题: 准确概括事由，避免歧义，正确使用文种。 标题分析： 关于请求同意我公司香港公司在香港申请创业板主荐人资格的报告 关于请示审核确认我公司海外机构的补充材料 关于招聘外籍员工的请示 （二）主送机关只能标写一个直接上级机关名称，不能多头主送；,常用公文的写作要求,（三）正文：开头：交代事项的背景，说明行文根据、目的。主体：提出请示事项和本单位的意见、建议或方案。积极出谋献策，不上交矛盾。结尾：恰当使用结语。“当否，请批示（或指示）。”“特此请示，请批复。”“以上请示妥否，请指示。” “以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转执行。”“特此请示，请予审批。”,常用公文的写作要求,二、起草请示的思维模式：走好“五步棋”因为什么请示说明请示的原因、目的请示什么问题提出请示的主题内容怎样解决问题提出解决问题的建议或方案请求上级回复结尾用语的使用有无附件说明根据需要确定是否使用,常用公文的写作要求,三、注意事项1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、严格执行一文一事制度；3、按照隶属关系逐级行文；4、请示与报告不能混用；5、不得同时抄送下级机关。,常用公文的写作要求及实例分析,请示是用于向上级主管单位或领导请求指示和批准事项 1、标题 格式：发文机关名称+事由+文种不能写成“报告”、“请示报告”、“申请报告” 2、主送机关只能选择一个主管上级机关作为主送机关 3、正文说明请示原因（依据、目的、背景）；提出请示的事项（主体部分）；提出行文要求。 4、发文机关名称 5、成文日期 例文评析： 1、个别语句不够严谨，与请示的风格不和谐。 2、请示事项不够明确。 3、请示理由不够简洁有力。,常用公文的写作要求及实例分析,例文评析：这是一篇以工作签报形式上报的申请，语言流畅，申请事项表述清楚，申请理由比较充分。但格式上存在着一个明显的失误：缺标题。凡是公文，不论长短，必须标注标题。,常用公文的写作要求及实例分析,常用公文的写作要求,怎样写好报告？ 报告多用于“下级对上级”，包括汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或者报送文件、物品等事宜的公文。 “下级对上级”的报告与请示同属上行文，内容性质也有许多类似的地方，区分请示和报告的特点，防止把请示误写成报告，或者把报告误写成请示，关键要注意以下几点： 一、看行文目的。报告重在“汇报”，重在“告知”；请示重在“请求”，重在要求上级给予“批示”。 二、看行文时间。请示所请事项本级无权决定，所以总是在事前，要等到上级批准后才能执行；报告的事项在本级职权之内，所以可以事前，可以事中，也可以事后。,常用公文的写作要求,具体写法： “发文单位+事由+（紧急）报告” 的结构形式来制作。 如：关于*债券到期兑付问题的紧急报告关于解决计算机2000年问题工作的总结报告 主送单位：注明受文的单位，一般只能是一个主送单位 正文：开头：简要交代发文的依据、原因或目的。主体：一般写基本情况、经验教训、存在的问题和今后的打算等内容。结尾：恰当使用结语。“特此报告。”“以上报告，如有不妥，请批评指正。”,常用公文的写作要求,注意事项1、要目的明确，重点突出；2、数据确切，具体实在；3、要选材精当，条理清楚。,常用公文的写作要求,怎样起草通知？ 通知是用于发布规章制度、任免干部、部署工作，转发上级单位公文、批转下级单位、部门的公文，要求下级单位和部门办理和需要周知或共同执行的事项等的公文。通知有上传下达、联系内外、统一行动等多方面的作用。使用频率很高，适合范围很广。通知既可以是指示性公文，也可以是事务性公文。既可以是平行文，也可以是下行文。具有告知性、规定性和执行性等特点。,常用公文的写作要求,一、指示性、规定性通知（分层表达式） （一）主要用于对下级单位布置工作，阐述政策措施，或对某项工作进行具体的指导和安排，要求下级了解并执行。 （二）导语部分说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或同时说明问题的现状、严重性与危害性。 （三）主体部分围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。通常包括：指导思想、重要意义、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。,常用公文的写作要求,（四）结尾部分意尽言止。（没有结尾的结尾）提出行文要求。 结语“以上事项，请认真贯彻执行。” 围绕主题发出号召。 （五）注意事项注意表明政策法规依据，增强发文的权威性。针对工作措施进行可行性研究，争取好效果。讲究行文的条理性与逻辑性，便于阅读和理解。注重发文时限。,常用公文的写作要求,二、事务性、转发性通知（使用很普遍）临时布置任务或检查任务完成情况；转发、下发文件、条例、规章；成立或撤销机构；有关人员任免；启用或停用印章；办公地点迁移；节假日放假安排、教育培训、会议通知等。拟写这类通知，要做到内容考虑周密、语言表达简洁、发文及时迅速，确保告知的信息准确无误。,常用公文的写作要求及实例分析,1、 标题：发文单位+事由+文种可省略发文单位 2、收文单位：主送单位“总部各部门、各分公司、各营业部”是所需执行和知悉的各有关单位。 3、正文： 通知的缘由（目的、意义或依据）、通知的事项和执行通知的要求 4、附件 5、落款部分： 标明发文机关名称和成文日期。,常用公文的写作要求,怎样起草批复？ 一、格式要求 （一）标题：针对请示事项，用好表态词。 例如：关于合肥营业部申请报废部分固定资产的批复（二）主送机关： 一般情况下只能是一个；（三）正文表达：（表态式与阐发式）（四）日期与印章。,常用公文的写作要求,二、正文的表达表态式正文要素：引语部分：引述来文日期，来文标题，表示收悉。批复意见：针对请示事项直接表明答复意见。批复结语：“特此批复。” 阐发式正文要素：引语部分：引述来文日期，来文标题，表示收悉。批复意见：（表态语指导性意见）批复结语： “特此批复。”,常用公文的写作要求,三、拟写要求 （一）行文之前要慎重调研，切忌贸然批复。 （二）针对请示明确答复，态度要明朗。 （三）严格实行一文一事制度。 （四）要及时答复，避免久拖不复。 （五）严禁越权行文，对于超越权限范围的请示事项，要及时转请上级处理。,常用公文的写作要求及实例分析,例文评析：这篇批复，格式基本符合要求，语言也比较通顺，但第二段中“由你分公司掌握”该句过于口语化，表达方式不够严谨。,常用公文的写作要求及实例分析,常用公文的写作要求,怎样起草通报？ 通报是用来表扬先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验的公文。通报可以是下行文，也可以是平行文。 通报与通知的区别： 1、内容上，通知是转发、发布和传达文件；通报则是表扬、批评或传达重要精神和情况； 2、在要求上，通知需要收文单位执行、办理某事，要求的是“行”；通报则需要收文单位了解有关事项和情况，要求的是“知”； 3、在写作上，通知的缘由和事项须写得较为简单概括，一般不作分析议论；通报的缘由则要较为详细具体，事件或情况要写得较为周详、全面，而且还有一定的分析和议论； 4、在时间上，通知应是事前行文，让收文单位事先知道应办理某事的方法措施；通报则一般是事后行文，让收文单位了解办理某事时的情况，吸取其经验教训。,