有效的時間管理,课 程 目 录,第一部分：时间管理理念 第二部分：时间管理方法论第三部分：时间管理工具与技巧,第一部分 正确的时间管理观念,什么是“时间”？,时间从过去通过现在到将来，连续发生各种事件的“过程”。,“时间”的公平性,1、每个人拥有以同样速度度过的时间；2、但每个人怎样利用时间却并不相同；3、任何人都绝对无法获得更多的时间。,不 能 蓄 积,无 法 取 代,毫无供给弹性,不 可 回 溯,不 能 买 卖,无 法 暂 停,时间的特点：,无法失而复得,时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说“是永恒”。,时间是什么？,时 间 银 行,请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？ 天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？,我们能够控制的： 去哪、吃啥、干啥、不干啥；我们不能够控制的： 宇宙规律、自然现象、既定原则。,“时间”的控制,名人名言：,盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。 华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,休假、白日梦、闹 情绪、身体不适 2小时 3.3年,只有一天在工作-幽默小笑话一员工向老板请一天假,老板推心置腹地说： “你想请一天假，你在向公司要求什么? 一年里有365天,52个星期。你已经每星期休息2天，共104天，还剩下261天工作；你每天有16小时不在工作，去掉174天，还剩下87天；每天你至少30分钟时间上网，加起来每年23天，剩下64天；每天午饭时间你掉1小时，又用掉46天，还有18天；通常你每年请2天病假，这样你的工作时间只有16天；每年有5个节假日公司休息不上班，你只干11天。 每年公司还慷慨地给你10天假期，算下来你就工作1天，而你还要请这一天假。,时间的陷阱和障碍,有形的时间杀手 接听电话、打电话 突发会议 同事打扰 沟通不足 资源缺乏 阅读文件及邮件 交通堵塞,时间的陷阱和障碍,无形的时间杀手 欠缺周详的计划 不懂分辨轻重缓急 欠缺有效组织 寻找物件 不懂得说不 拖拖拉拉 善忘 不懂授权 健康欠佳,“管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理那么你的时间是如何管理的呢？,时间管理就是管理时间？,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812 “yes”,48“yes”,04 “yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,时间管理理念的变革过程 -时间管理的方法有一个演变的过程。第一代：着重利用便条与备忘录。 第二代：强调长、中、短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性。 第三代：重视优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。 第四代：重在个人管理，注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活的不同角色，并全盘规划日常生活,时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。,正确的时间管理观念：,第二部分 时间管理方法论,计划管理 关于计划，时间管理的重点是： 待办单、 日计划、 周计划、 月计划。,待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。 待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。 待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项待办单要为应付紧急情况留出时间最关键的一项，每天坚持。,每年年末作出下一年度工作规划； 每季季末作出下季末工作划；每月月末作出下月工作计划； 每周周末五作出下周工作计划,时间管理的四象限原则：,重要度,紧迫性,1st 重要而且紧迫,3rd 紧迫但不重要,4th 不重要不紧迫,2nd 重要但不紧迫,四象限原则的实例运用:,重要度,紧迫性,1st 重大伤害急救 员工肢体冲突 顾客抱怨停电 设备故障,生产停工,3rd 有些电话 有些无谓的请托 有些临时的邀约 有些不速之客到访,4th 自我干扰 有些交际应酬 有些文件的处理 个人嗜好的沉迷,2nd 拟定工作计划 提升工作技能 调查市场问题 身体健康检查,偏重各类事务的结果：,A型：重要且紧急的事务B型：重要或紧急，但不是既重要又紧急的C型：既不重要也不紧急的日常任务,ABC分类法：,A类任务：主要任务，占总工作量的15%左右，但价值达65%； B类任务：次要任务，占总工作量的20%左右，价值约占20%； C类任务：辅助任务，占总工作量的65%左右，价值只占15%。,ABC分类法与典型个人精力曲线图,(完成B类任务),美国一名叫威廉.努尔的企业家，最初他在公司销售油漆的时候，第一个月他赚了160美金。他仔细分析了自己的销售原因，做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的客户，但是他却对所有的客户花了相同的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他销售员，而自己把精力重点摆在那20%的顾客。不久，他一个月赚到了1000美金。威廉.努尔从未放弃这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主席。他知道80/20法则，20%的顾客掌握了80%的业绩。,80/20法则:80%的结果几乎源于20%的活动。,请运用“80/20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。,例如：,20的客户为我们带来了80的销售额； 20的产品带给我们80的盈利； 20%的项目集中了80%的价值； 20的地毯面积可能包含了80的磨损； 80的时间中，你在穿你所有衣服中的20； 80%的通讯电话，来自20%的朋友； 80%的财富掌握在20的人手中； ,因此，要把80%的时间/注意力放在20%的关键事情上。,大石头,小沙子,水,案例分析：请在最短的时间内把一碗水、十几个小石头、3个大石头放入到一个容器内。要求不能溢出。,时间的统筹方法统筹方法，是一种安排工作进程的数学方法。它的实用范围极广泛，在企业管理和基本建设中，以及关系复杂的科研项目的组织与管理中，都可以应用。 怎样应用呢？主要是把工序安排好。 比如，想泡壶茶喝。当时的情况是：开水没有（烧水需15分钟）；水壶要洗（1分钟），茶壶（1分钟）茶杯（2分钟）要洗；火生了，茶叶也有了（1分钟）。怎么办？,几种答案：办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。 办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。 办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。,洗开水壶（1分钟）,烧开水（15分钟）,洗茶壶（1分钟）,洗茶杯（2分钟）,拿茶叶（1分钟）,泡茶,示意图：,在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。,考虑时间不确定性:,日本学者关于时间浪费的调查：“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。,第三部分 日常管理工具与技巧,目标的金字塔,短期目标,每天目标,中期目标,长期目标,终极目标,设定目标的六步曲：,第一步：正确理解公司的整体目标，并列出目标,第二步：制定符合SMART原则的目标,第三步：检验目标是否与上司的一致,第四步：问题与困难并找出解决方法,第五步：所需技能与知识,第六步：确定完成日期，并书面化,时间管理通则,1、把每天要做的事列一份清单2、确定优先顺序，从最重要的事情做起3、每天都这么做,以行动配合计划,将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果 行动 要做些什么 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成日期及排列优先次序 时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发 事情 时间表 甚么时候处理甚么事项？,