公路工程竣工文件 收集与整理 金向军 87631123,一、工程文件的各阶段,建设期间工作 交工验收后工作,（一）建设期间档案工作,文件形成-规范性、原始性和真实性 文件的收集和分类-完整性和系统性 文件的保管-安全有序、便于利用 文件的预整理-分卷合理、排架有序,（二）竣工文件编制阶段,鉴定-原始性、真实性、完整性、准确性 竣工图编制-符合规范要求 整理-系统性、规范性 保管-成套性、有序性,二、关于鉴定工作,从规范性、原始性、真实性、完整性来鉴别档案质量和归档与否。,规范性,一、制成材料 .原则要求A幅面纸，激光打印 .擦除铅笔字迹；圆珠笔、复写件的，要求复印，将复印件附后归档 .因字迹褪变造成档案模糊或字迹难以辨认的，应予重做档案。重做件应符合要求 .表面整洁污损、锈蚀、发霉、破损等情况的，应替换、补做,规范性,二、签署完整签名、日期、意见、盖 章 三、内容填写符合要求 四、文字、图纸、表格一致 五、记载项完整无缺（空白部分要斜线划掉或加盖“以下空白”章）,原始性和真实性,原始性是文件与档案的本质特征-公路工程文件是建设与管理活动中直接、自然形成的第一手资料，它是孤本，具有不可再生性。与情报、图书有本质的区别。 内容的原始性要借助于形式材料的原始性来确认，原件为集两种原始性于一身的代表 确认原件看是否为自然形成的、并经签字盖章确认、符合实际情况的 未经签字盖章的复印件、打印件不能认作原件。,准确性,设计与竣工一致 图纸与文字一致 图纸、文字内容与实际施工一致 施工台帐记录与附件材料、与实际一致 总体与分部一致 使用的表式文件与分部分项工程内容准确无误,完整性,符合归档范围的要求 管理性文件应闭合.报告和批复闭合.通知和反馈闭合 前后对应评定和质检、试验资料相对应 一份完整有效的文件，必须是内容完整、附件齐全，签字盖章齐全有效的文件,如何确定完整性,对照合同分析文件数量、内容是否符合要求 对照归档范围分析完整性准确性 对照工程施工、监理程序分析完整性准确性,三、关于工程文件的预整理,包括管理性文件和质保材料的预整理 整理内容包括:编制平时归卷目录；初步分类、分卷；卷内文件整理（卷内文件排列与编目）、案卷编目（卷内目录填写、备考表填写、案卷封面填写、案卷目录编制等）。 要求掌握各个环节基本原则、思路、方法和标准。,（一）掌握监理文件和施工文件的构成,监理单位和施工单位职能任务不同，形成的文件有所不同,1、监理单位形成(收集)的文件,监理管理文件：监理规划、实施细则、会议纪录、月报、书面指令和文件、质量事故及处理文件、工程延期及费用索赔文件、交竣工证书及缺陷责任书、监理通知单、联系单及往来函件。 监理基础资料：监理工程质量评定资料、抽检试验汇总资料、工序抽检资料、试验资料、监理日记等 监理声像资料。,2、施工单位形成(收集)的文件,管理性文件 施工基础资料：评定、质检、试验 声像资料,A、施工管理性文件的构成,(1)总体开工令、开工报告及附件 (2)施工组织设计、施工技术交底、图纸会审纪要和重要会审纪要 (3)各分部、分项工程开工报告及其批复 (4)总体和年度施工计划及工程月报表（第一期至末期） (5)工程变更、单价审核表及价格调整（一般变更按变更令号）,(6)工程延期和索赔的报告及批复(7)每次工程质量、安全检查的通知、检查意见及其整改报告、反馈意见（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序）(8)工程安全生产、廉政建设、文明施工、合同管理等各种检查的通知、检查意见及整改报告（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序）,施工管理性文件的构成,(9)工程材料使用、工艺措施实施的报告及批复、地质补勘资料(10)工程决算审定书、最终付款证书(11)工程支付证书及工程计量表（按第一期至末期顺序）(12)项目部组建、项目经理任命、项目部印章启用、项目部人员变更及项目部被评为先进的文件材料,施工管理性文件的构成,(13)工程交工证书、工程缺陷责任期满证书及其缺陷期内形成的各种文件材料(14)工程施工总结、竣工总结、工程交接表（工程变更一览表中内容描述要准确）(15)工程施工日记,施工管理性文件的构成,管理性文件注意事项,合同管理、项目部成立及印章启用、人员管理、施工总结、质量检查意见及整改情况、地质勘探材料、交工证书等归档难度大。 表式文件如工程联系单、变更文件等没有文件标题或标题不准确，导致档案无法查找。 设计变更文件的传真件、复印件特别多。 施工日记内容记载不全,不需归档的文件材料,一般的普发性文件 重份文件 事务性文件 不符合档案保管要求的文件（模糊不清的、不耐久字迹材料形成的）,B、施工基础资料的构成,施工基础资料：以合同段、单位工程为基础，按照分部、分项或施工工序、前进方向，围绕评定、试验、质检形成的材料进行收集归档。,施工基础资料的构成和整理要点,基础资料内容见竣工文件编制办法1）施工自检评定资料2）施工检测试验汇总评定表3）分项工程工序自检资料及原始记录4）施工试验资料5）原材料及半成品质保单,整理要点,1、 以线路前进方向，按单位、分部分项 工程和施工顺序进行整体排列2、熟悉单位工程划分表（施工、监理单 位应一致），将文件按成套性要求进行合 理区分3 、保证每个单位、分部、分项工程的 完整无缺4、评定、自检和试验资料相互印证和对应,施工基础资料存在的主要问题,资料不完整（基础资料、竣表） 签字不规范代签、漏签、不完整 数据更改不规范涂改、刮改 字迹材料不规范铅笔、圆珠笔、复印、打印不满足要求 表格格式没有采用省厅印发通用表式 复印、打印质量参差不齐 装订边距不足,试验资料存在的问题,原材料质保单附在进场报验单后 原材料质保单应是原件,如果是复印件,但要盖经销商红章 质保单小于4应粘贴到纸上 机电标段应特别注意质保单的完整 水泥出厂质保单的有效性差,（二）掌握 文件形成的质量要求,1、文件形成要满足原始性和真实性的要求。办理过程文件的签发人、审核人、经办人所签的名字必须是真人真名，不得代签或伪造，文件所签名字必须是手签，不能用电脑打印。2、文件使用的纸质载体和字迹材料质量要符合文件的长期、永久保管要求，文件打印要用激光打印机打印，纸质载体不能使用热敏纸或感光纸等，字迹材料不能使用易褪色的圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等。,文件形成的质量要求,3、形成的文件要满足完整性、有效性。一份完整有效的文件，必须是内容完整，附件齐全，签字盖章齐全有效的文件。签字用电脑打印后盖章，或签好名复印后盖红章，或同一内容填写后复印后签名、盖章，填写的内容不完整，不规范或漏填、附件不齐等的文件均为无效或不完整的文件。 4、形成的文件要满足规范性、准确性，设计与竣工一致，图纸与文字或数据一致，图纸、文字和数据内容与实际施工一致，总体与分部一致，同一个项目使用的文件表式和文件编号应统一一致。内容填写规范完整、齐全。,（三）做好平时归卷工作,在工程建设期,关键在于做好平时的归卷工作 平时归卷就是将办理完毕的文件,按照预先编制的归卷目录,及时存入相应的档案盒和档案柜中,便于文件妥善保管,避免文件丢失和凌乱无序。 编制归卷目录应严格对照归档范围，同时结合工程建设工序、环节及其产生的文件。,四、工程档案的整理,项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和 方法，对项目档案进行系统整理和编目，并通过编 目将期内容与成份揭示出来的一项工作。（一）工程档案整理原则 、尊重文件原基础 项目文件的形成有其自身规律，反映工程建设各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。 文件的日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效果。,工程档案整理原则,、遵循文件的形成规律 任何实践活动都有自身的特点和规律，不同的实践活动，形成文件的过程、特点、规律也不一样。工程建设活动也一样。 、保持文件的有机联系 工程档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的内在关联性。 有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。 保持文件有机联系是传统档案整理工作的重要指导思想。,文件有机联系的几种状态,某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 某一问题、事故处理形成的一组文件。 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、会议纪要等 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系。 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，既自成体系、又互为联系。,工程档案整理原则,、便于档案的保管和利用 置放有序 区分价值（不同保管期限档案尽可能分开组卷） 保管安全 调卷便捷（案卷以公分为宜，特殊情况可以6公分） 查阅准确迅速。,工程档案整理原则,、符合相关标准规范 案卷的构成符合国家档案局及交通行业的标准要求。如科技档案案卷构成的一般要求 国家重大建设项目文件归档与档案整理规范、浙江省公路工程竣工文件编制办法等。,（二）工程档案组卷方法,、档案整理流程a.系统收集b.科学分类c.合理分卷d.卷内文件整理e.卷内目录与备考表的填写f.案卷封面填写g.案卷装订,、系统收集,对照归档范围，接收收集各部门、各单位、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为工程档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等。 具体检查方法：抽查。,B、科学分类,分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。 分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。 分类要清楚，不能相互交叉、包容。 具体：项目下分工程、设备、科研。工程可视具体情况。,C、合理分卷,卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。 卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以2-4公分为宜，最多可以6公分；卷夹厚度以2公分左右为宜。,组卷的几种基本方法介绍,项目文件形成的数量多、内容复杂，不同类文件可以采用不同的组卷方法。 管理性文件可按问题、时间组卷； 施工基础文件可按单位、分部、分项工程或施工工序、前进方向，按阶段、专业、结构组卷等。具体方法有项目组卷法或单位、分项工程组卷法阶段、专业、结构组卷法问题组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法,、项目或单位、分项工程组卷法,将一个项目或单位工程、分部、分项工 程看做一个基本单元，组成一个案卷。如：杭州钱江五桥第三合同段原材料钢筋质保单温州电厂一期工程一号机锅炉焊接及热处理 检验记录,、阶段、专业、结构组卷法,将一个项目内的文件按工程进行的阶段、结构、专业进行组卷。,3、问题组卷法,将涉及同一问题（同一特定问题、同一类性质问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。 例如： （1）杭长高速公路工程项目建议书的请示、批复（2）杭徽高速公路工程预可行性、可行性研究报告的请示、批复、通知（3）杭徽高速公路工程水文地质勘察报告,4、时间组卷法,内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。例如：杭长高速公路工程（一标段）8月份计量支付 报表杭徽高速公路工程（一标段）2004年13月份施工日记,5、名称组卷法就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。例如： 诸永高速公路（诸暨段）建设项目路基工程监理专题例会金丽温高速公路（丽青段）二合同段设计变更技术联系单诸永高速公路（金华段）XXX村房屋拆迁协议书龙庆高速公路一驻地办1-60号工程变更通知单,