制度编号人事档案管理制度人事档案管理制度版本号第 1 页 共 2 页BJHDHF-HR-0102012 年第 1 版签发：审批：审核：拟稿：1.0 总则1.1 为确保人事档案的机密完整，使人事档案管理工作规范化和标准化，根据公司管理实际情况，制定本制度。1.2 人力资源科负责员工人事档案的建立与完善及保管。1.3 档案管理遵循以下原则：1.3.1 借阅层级审批原则。1.3.2 个人情况相对保密原则。1.3.3 确保真实，不断丰富完善的原则。1.4 本制度适用于 XXX 全体员工。2.0 建档2.1 建档时间2.1.1 人力资源科在员工入职后 3 个工作日内建立员工人事档案。2.2 档案内容2.2.1 人事档案内容要求如下：2.2.1.1 真实全面反映员工个人情况和在公司的工作经历；2.2.1.2 使用蓝（黑）钢笔、签字笔工整书写；2.3 人事档案由初始资料和后续资料两部分组成。2.3.1 初始资料包括：个人简历、职位申请表、面试考评表、与原单位解除劳动关系证明、体检表、担保书（部分岗位） 、学历证书验证证明和毕业证书、学位证书、职称（职业资格）证书及身份证的复印件等。制度编号人事档案管理制度人事档案管理制度版本号第 2 页 共 2 页BJHDHF-HR-0102012 年第 1 版签发：审批：审核：拟稿：2.3.2 后续资料包括：员工登记表、劳动合同书、保密协议、竟业协议、员工手册、转正考评表、个人总结、人事异动申请报告、人事谈话笔录、培训记录、奖惩记录、交接清单等。2.4 为了及时保持员工信息资料的更新，每年 6 月和 12 月，人力资源部组织员工填写个人基本情况登记表 （见附件一） ，并存入员工人事档案。3.0 归档及管理3.1 档案管理要求3.1.1 人事档案由人力资源部人事管理员专人管理，其他人员不得随意翻阅。3.1.2 人事档案统一存放，按工号顺序排列，专人专号。3.1.3 档案管理人员必须严格遵守保密原则，不得议论和泄露档案内容，更不得私自将人事档案提供他人查阅，违者予以辞退。3.1.4 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。3.2 对于发生霉变、虫蛀等不能继续使用的档案材料，由人力资源部通知员工及时补办。4.0 借阅档案4.1 借阅原则4.1.1 人力资源部根据工作性质需要可以查阅公司所有员工人事档案。4.1.2 高级主管和经理级仅可查阅直接下属或分管下属的人事档案；制度编号人事档案管理制度人事档案管理制度版本号第 3 页 共 2 页BJHDHF-HR-0102012 年第 1 版签发：审批：审核：拟稿：4.1.3 董事长、董事、总经理/运营副总、人力资源总监（副总）可查阅公司所有员工的人事档案；4.2 借阅审批权限4.2.1 本部门职员级以下员工：由查阅人所在部门负责人和人力资源部负责人审批；4.2.2 本部门主管级以上员工：由查阅人所在部门负责人和人力资源部负责人审批；4.2.3 非本部门员工人事档案：由人力资源部负责人审批。4.3 借阅人事档案，填写人事档案借阅申请单 （见附件二） ，经审批同意后，到 人力资源部办理相关手续。4.4 其它4.4.1 人事档案借阅人应注意档案材料的保密存放，并按时归还。4.4.2 不能按时归还的，借阅人应及时补办借阅手续，并通知人力资源科。4.4.3 人力资源部负责登记档案借阅时间、借阅人及档案名称等，并在归还时核对档案是否完好。4.4.4 严禁涂改、复制、折叠和污损人事档案，违者给予相关责任人严重警告以上处分。4.4.5 对于借阅人事档案逾期未还的，由人力资源部负责收回。5.0 附则5.1 本制度由人力资源部制定并负责解释。5.2 本制度自 2019 年 1 月 1 日起执行，凡与本制度相抵触的，同时废止。附件一：个人基本情况登记表制度编号人事档案管理制度人事档案管理制度版本号第 4 页 共 2 页BJHDHF-HR-0102012 年第 1 版签发：审批：审核：拟稿：附件二：人事档案借阅申请单