公文处理病误及规范,各区、县人民政府，市政府各委、办、局： 。二年月日（公章）,（此件发至县团级）,0002313,机密二年特 急,市人民政府关于 的请示,市人民政府文件,主题词：抄送：，、。,市人民政府办公厅 20年月日印发,一般用于上行文,政 20号,签发人：,各区、县人民政府，市政府各委、办、局： 。二年月日（公章）,（此件发至县团级）,0002313,机密二年特 急,市人民政府文件 关于 的通知,市人民政府文件政发20号,主题词：抄送：，、。,市人民政府办公厅 20年月日印发,一般用于下行文、平行文,一、公文格式版式错误,（一）版头错误版头错误是指公文的红色版头违背党和政府的有关规定或不符合人们认定的约定俗成的原则。关于公文的版头样式在条例和办法中有专门的规定；有些在党和国家公文法规中尚未作出具体规定的问题，人们一般都有公认的约定俗成的原则。如果违背了上述规定和人们公认的约定俗成的原则，应视为版头方面的错误。,1、不同作用的版头相互混淆使用,中共县委文件党发20094号关于 的请示,中共 市委员会（通知）党发200955号 批转市委组织部关于加强 报告的通知,2、版头中的括弧用来标注部门名称,中国共产党 委员会（组织部）党发2009109号（正文省略）,3、版头字号过大、行距过宽。 4、行政公文版头的“发文机关名称”后面加括 弧、红色横隔线当中加“红五星”。发文机关名称+文种xx市人民政府文件,“发文机关”+“文种”的标题，名日“双项式”标题。这种标题可以应用于公布性文件，如“公布令”、“公告”、“布告”、“通告”、“公报”，而不能用于内部运行的公文。决定、决议、通知、指示、通报、函、会议纪要、请示、报告等文种都是在机关内部运行的文种，故不可使用“双项式”公文标题。,（二）发文字号编制错误,1、党和国家两大公文处理法规都明确规定：发文字号，包括机关代字、年份（年度）、序号（顺序号）。1.(09) 财字第017号 财200917号2. 电（09）第6号 电20096号3.冀发（2009）4号 冀20094号,2、一文多号错误在一份文件的版头处出现了两个或两个以上的发文字号。如某市科委、财委、经委等把各单位联合行文，在版头“发文机关名称”之下，并列了八个发文字号，占去了首页一半多的位置，使得这份文件的首页文面变得很不匀称。中国共产党机关公文处理条例及国家行政机关公文处理办法中都规定：联合行文时，只标明主办机关发文字号。因此，这份文件按规定只标市科委的发文字号即可，其余七个单位的发文字号均可省略。,3、党政机关发文字号混在一起在一个单位中，党政对外行文代字不分，相互混杂。某地乡镇企业局，不论是以局行政或党组织名义发出的文件，在党组织中也不管是以机关党组名义还是以机关党委名义发出的文件，统统以“乡”为机关代字。这种作法实际起不到编制发文字号的真正作用，党政文件混编在一起，查找起来十分不便。,4、机关代字重复指发文字号中机关代字在一个地区中出现重复问题。比如，某市市委政法委员会、市政协、市委政治思想工作领导小组的机关代字，均选择了与市政府相同的机关代字“政”，这就造成在一个地方上多家代字相重复，从而使“政”这个代字失去了实际存在的意义。正确的作法，应该是避开出现重复，体现各自的代表性，比如市委政法委应选用“党政”、市政府政法办公室应选用“政法”、市政协应选用“政协”、市委政治思想工作领导小组应选用“党思”等。,5、发文字号不明确发文含义发文字号中看不到发文的含意，即在机关代字中未标明“发”字。如“津塘水”，代表天津市塘沽区水产局，但由于未标明“发”字，仅仅看这个机关代字“津塘水”判明不了它是一份发文还是一份收文的文号，因此，凡属发文编号的均应在机关代字中加注“发”字，以示与收文字号的区别。,（三）成文日期错误1、把成文日期当做发文日期如一份文件，领导同志是二零零九年十一月十五日签发的，按规定本应将此日期打印在落款之下处，而此文却写作“二零零九年十一月二十八日”，把文件打印成后的发文日期当作成文日期是不对的，发文日期应当标注在文件最下端“印发记录”栏内。,2、行政公文用阿拉伯数字标注成文日期如“2009年11月15日”，或者虽采用小写汉字，却省略了“年、月、日”，写作“二零零九，十一，十五”，这都是错误的。成文日期必须使用小写汉字，并注明年月日，如“二零零九二年十一月十五日”。,市人民政府文件 关于 的通知,各区、县人民政府： 附件：1. 2. 市人民政府（印章） 二年月日,（此件发至县团级）,（四）发文机关落款错误在文件发文机关(亦称落款)处的写法上不准确、不规范。如港务监督局，在文件落款处写作“港监局”；油田管理局，将落款写作“油田”，这都是不规范的。发文机关要求写全衔或规范化的简称，如“中华人民共和国机械电子部”、“中国共产党广东省委员会”及“中共广州市委”、“天津棉纺一厂”等。又发文机关的位置，要标注正文的下侧偏右处，力求与下面并排的成文日期相匀称 。,中共北京市海淀区委组织部2009年12月22日,中共北京市海淀区委组织部2009年12月22日,（五）附件标注错误如海水淡化研究所写给上级的关于报送二零零九年工作总结的报告及关于上报二零一零年工作计划的报告的附件，标注有“附件：二零零九年工作总结一份”、“附件：二零一零年工作计划一份”，这种标注是不必要的。按照人们一般处理此类问题的作法，凡是正文中写明上报、批转、转发、转报、印发某某文件字样的，附件处不必再注明附件，以避免重复。又如县委转发地委一份通知，在附件处写作“附件随后”，此外还看到有的文件在附件处写作“附件三份”、“附件列后”等，这都是不规范的写法。正确的写作是：要注明附件的标题、件数及顺序。,（六）公文文尾错位文尾通常由主题词、抄送范围和印刷记录组成，它同版头一样都是正式文件不可缺少的部分，它处于文件末页下端，即下纸边3cm以上的一定位置。文尾错位的具体表现是：（1）文尾被错放在公文附件或被批转（转发、印发）件的前面，致使正文和附件、被批转件组成的统一整体被分割；,（2）在被批转文件中，有的正件的文尾不仅被错放在被批转件的前面，而且还继续保留被批转件的文尾；（3）文尾位置被随意提高或降低，遇到文件末页上端空白地方大一些时，就将文尾部分提高，甚至提到文件版面的二分之一处；（4）无文尾标记。,主题词：抄送：，、。市人民政府办公厅 20年月日印发,（七）主题词标注不规范 1、缺少某一部分。有的文件主题词缺乏表述该文件属于哪一方面、哪项工作的范围及文件名称，很不便于储存与检索。2、重复某一部分。即在表述同一部分的过程中，使用了重复性的词或词组。如一份关于开展春季绿化造林活动的通知，在标注最末一个部分主题词即文种时，写的是“通知文件”，通知是文件的一种，标了“通知”又标了“文件”，实属重复。,3、主题词的各词目之间使用了标点符号。按规定，各词之问采用空格法，不能使用逗、顿、句号。如“卫生、管理、制度”应写为“卫生 管理 制度”。 4、用词模糊。主题词不能准确地表达文件的中心内容。有一份文件的主题词是“加强招生工作通知”，其中“加强”与“工作”两词不能确切表达一个意思。 5、错标文种。批转、转发文件时，文种标的是被批转、转发文件的；印发法规性文件时，只标出了印发文件的文种“通知”，而未标出被印发的法规文种的名称。,（八）公文称谓错误1、文件中称谓过简如在一个省内，有的文件称呼省政府为“省府”、省检察院为“省院”，这是不尽准确的。省人民政府按照人们的约定俗成应简称为“省政府”。“省院”一词容易引起歧义，也可理解为“省法院”、“省冶金设计院”、“省医院”、“省理工学院”等，这个称号既使在省检察院内部系统也是不可使用的，容易与在业务上有着密切联系的“省法院”相混淆，正确的简称是“省检察院”。涉及省外的问题还应该加注省名。,2、文件中称谓过繁过繁的表现主要是该简称的不简化，给人一种累赘感。如油田公司党委写给直属上级组织石油管理总局党委的一份报告，按照习惯，主送本可写作“总局党委”即可，而却写作全称一中国共产党石油管理局委员会，实际很不必要。,3、文件中称谓不明确不明确的称谓，大都是由于随意生造而形成的，使人不好理解。比如把“五讲四美三热爱工作办公室”叫做“五四三办公室”；把“清理三乱办公室”叫做“三乱办”；把“海洋水产厅”叫做“海水厅”等。,4、文件中称谓不统一指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，造成称谓上的混乱。如一份中共县委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知，对“政法部门”就使用了多种称呼：“政法单位”、“政法机关”、“政法各部门”、“公检法司”。“公安、检察、审判、司法单位”、“政法治安管理部门”、“政法、公安机关”等。正确的作法，同一名称在同一文稿中出现不止一次时，力求名称划一，防止前后不统一。,5、文件中称谓因循守旧文件中使用的称谓，没有根据客观实际情况的变化而改变，仍在沿用一些旧称谓。比如，把“星期几”写作“礼拜几”，把“乡镇企业”写作“社队企业”，称“水泥”、“铁锨”、“火柴”为“洋灰”、“洋锨”、“洋火”，将“俄国”称作“苏联”，将“韩国”写作“南朝鲜”等。公文中的称谓，要注意根据形势的发展变化而不断更新，不可因循旧名不变。,（九）不是秘密当“秘密”不是秘密当“秘密”是指在公文标注密级中，把一些本不应列为“秘密”的文件列为“密级文件”，扩大了密级范围。某省县委及其办公室1991年共发出58个文件，其中38个是“秘密”。据查，其中真正说得上秘密的只有8个。其他都是完全可以公开的。其中有一个是关于表彰先进个人的决定，竟然也标上了“秘密”，实属滥用。,规定判断是否构成国家秘密范围的标准:危害国家政权的巩固和防御能力; 影响国家统一、民族团结和社会安定; 损害国家在对外活动中的政治、经济利益; 影响国家领导人、外国要员的安全; 妨碍国家重要的安全保卫工作; 使保护国家秘密的措施可靠性降低或者失效; 削弱国家的经济、科技实力; 使国家机关依法行使职权失去保障。,