第 10 章 人 事 及 薪 資 循 環 人 事 及 薪 資 循 環 所 應 達 成 之 目 的 人 事 及 薪 資 循 環 之 功 能 、 檔 案 設 計 及 相 關 文 件 人 事 及 薪 資 循 環 之 作 業 流 程 人 事 及 薪 資 循 環 之 風 險 及 內 部 控 制 知 道 如 何 設 計 一 個 安 全 的 人 事 及 竦 資 循 環 資 訊 系 統 第 1 節 人 事 及 薪 資 循 環 之 目 的 1. 建 立 人 事 資 料 檔 2. 正 確 且 準 時 的 支 付 員 工 薪 資 3. 所 得 稅 ， 勞 、 健 保 ， 及 其 他 款 項 之 扣 繳 第 2 節 人 事 及 薪 資 循 環 之 功 能 、 檔 案 設 計 及 相 關 文 件 1. 建 立 員 工 基 本 資 料 及 維 護 之 功 能 2. 刷 卡 資 料 處 理 3. 出 勤 異 常 狀 況 處 理 4. 年 假 處 理 5. 人 事 異 動 處 理 6. 薪 資 基 本 資 料 處 理 7. 考 績 資 料 處 理 8. 計 算 薪 資 及 待 扣 款 9. 支 付 員 工 薪 資 10. 編 制 人 事 及 薪 資 等 必 要 報 表 二 、 人 事 及 薪 資 循 環 之 檔 案 設 計 、 及 . . 釋 3. 檔 案 設 計 4. 人 事 及 薪 資 系 統 釋 人 事 檔 ： 部 門 代 號 檔 (m : 1) 一 個 部 門 可 以 有 很 多 員 工 。 人 事 檔 ： 職 稱 檔 (m : 1) 很 多 員 工 擁 有 同 樣 的 職 稱 。 人 事 檔 ： 勞 健 保 檔 (1 : 1) 每 一 個 員 工 都 有 其 歸 屬 的 一 個 勞健 保 等 級 。 人 事 檔 ： 出 勤 資 料 檔 (1 : m) 每一個員工擁有 很 多 天 的 出 勤 資 料。 人 事 檔 ： 本 薪 檔 (1 : 1) 每 一 個 員 工 只 有 一 份 本 薪 資 料 。 人 事 檔 ： 刷 卡 時 間 檔 (1 : m) 每 一 個 員 工 擁 有 很 多天的刷卡時間。 人 事 檔 ： 每 月 薪 資 檔 (1 : m) 每 一 個 員 工 擁 有 好 幾 個 月 的 薪資 。 人 事 檔 ： 員 工 考 績 及 年 終 獎 金 檔 (1 : m) 每 一 個 員 工 擁 有 好幾 年 的 考 績 。 人 事 檔 ： 年 假 檔 (1 : 1) 每 一 個 員 工 擁 有 一 份 年 假 資 料 。 三 、 人 事 及 薪 資 循 環 之 相 關 文 件 及 報 表 1. 工 時 卡 (2. 計 工 單 (3. 薪 資 記 錄 冊 (4. 薪 資 表 (第 3 節 人 事 及 薪 資 循 環 之 作 業 流 程 一 、 人 工 作 業 流 程 二 、 電 腦 作 業 流 程 1. 人 事 單 位 2. 日 薪 員 工 3. 主 管 (班 長 ) 4. 會 計 薪 資 科 (5. 成 本 會 計 科 (6. 會 計 總 帳 科 第 4 節 人 事 及 薪 資 循 環 之 風 險 及 內 部 控 制 一 、 可 能 之 風 險 1. 薪 資 發 放 錯 誤 2. 未 經 核 准 ， 擅 自 修 改 薪 資 發 放 條 件 3. 資 料 錯 誤或 漏 列 4. 未 能 及 時 支 付 員 工 薪 資 5. 人 事 行 政 缺 乏 效 率 6. 未 遵 循 法 令 規 章 及 政 策 二 、 控 制 活 動 1. 適 當 的 授 權 - 各 主 管 授 權 付 員 工 薪 水 ， 薪 資 資 料 處 理 ， 財 務 長 審 核 。 - 新 聘 員 工 及 薪 資 的 變 更 皆 應 根 據 有 效 的 授權 ， 才 能 處 理 。 2. 適 當 的 職 能 分 工 - 工 時 輸 入 和 薪 資 處 理 的 職 責 必 須 分 開 。 - 人 事 單 位 和 薪 資 處 理 的 職 責 必 須 分 開 。 3. 文 件 和 紀 錄 管 制 - 人 事 單 位 需 及 時更改員工資料及薪資資料。 - 工 時 卡 及 計 工 單 需 經 過 主 管 人 員 的 審 核 才 能 輸 入 系 統 。 三 、 一 般 控 制 定 權 限 給 使 用 本 薪 檔 的 使 用 者 ， 限 制 其 存 取 。 四 、 應 用 控 制 1. 輸 入 控 制 有 效 性 測 試 ： - 檢 查 碼 檢 查 ： 如 在 輸 入 人 事 資 料 入 人 事 檔 時 ， 需 用 檢 查 碼 檢 查 員 工 編 號 和 身 分 證 字 號 。 - 合 理 性 範 圍 檢 查 ： 如 對 工 作 時 數 做 合 理 性 檢 查 。 - 欄 位 檢 查： 對 數值資料作欄位測試 。 - 存 在 性 檢 查： 如 對 員 工 編 號 與 負 責 主 管 代 號 等 資 料 ，與 其 關 聯 之 人 事 檔 作 存 在 性 檢 查 。 控 制 總 數 ： - 工 時 總 數 ： 比 對 計 工 單 (記 載 員 工 工 作 項 目 及 每 個 工 作 項 目 所 花 的 時 間 ) 與 工 時 卡 (來 自 刷 卡 的 時 間 ) 的 工 作 總 時 數 。 2. 處 理 控 制 - 程 式 控 制 ： 將 不 合 理 的 薪 資 金 額 列 出 。 3. 輸 出 控 制 - 合 理 性 檢 查 ： 必 須 先 印 出 薪 資 記 錄 冊 (， 以 覆 核 是 否 有 錯 ， 若 無 錯 誤 ， 再 將 此 表 交 由 銀 行 轉 帳 ， 並 列 印 員 工 薪 資 表 。 - 分 發 員 工 薪 資 表 單 ： 員 工 薪 資 表 ， 需 交 由 員 工 本 人 查 收 。