第一模块常用公文写作,第四节函、会议纪要,HANHUIYIJIYAO,个案分析：小王是万科地产公司办公室新招聘来的文员，某日，办公室副主任老李给她布置了一项写作任务，主题是向南山区国土局申请购买位于蛇口大南山脚下的一块土地。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,小王的拟稿如下：,关于购买大南山脚下地皮的请示 南山区委、南山区国土局:由于我公司业务发展需要，特向区委和区国土局请求将蛇口大南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司。 当否，请批示。 万科地产公司 2004年10月25日,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,老李认为这是一篇很不规范的文稿，首先文种就不正确，因此打回给小王，让她认真重拟。,真是胡来！,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,难道请求事项不是用“请示” 吗,公文处理中，请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有以下两点： 第一，请示是上行文，函是平行文。 第二，请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,一、函的概念,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关部门（不相隶属机关）请求批准、答复审批事项时所使用的公文。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,二、函的特点,1、平等性和沟通性 函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系。 2、灵活性和广泛性 一是行文关系灵活，除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文（不相隶属机关之间）。二是格式灵活。 3、单一性 函的内容必须单纯，一份函只宜写一件事项。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,函,三、函的种类,用于不相隶属机关之间互相商洽工作。,商洽函,问答函,用于不相隶属机关之间询问、答复问题。,请批函,用于请求批准事项、答复审批事项。,根据主动与被动:函有发(去、问)函和复函之别。 根据形式和规格:函又可分公函与便函两类。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,标题 主送机关 正文 落款与成文时间,函 的 结 构,四、函的写法,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,（发文单位）事由文种,函的标题通常由,组成。,衡阳财经工业职业技术学院 关于商洽同志调动工作事宜的函,函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。,（一）标 题,关于请求批准 在船山路新大桥头兴建办公营业大楼的函,（二）主送机关,深圳市人民政府办公厅 关于临时工能否执罚问题请示的复函,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,（三）正 文,开头主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。,主体说明致函事项。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。做到一函一事。,结语“特此函达”、特此函商”、“特此函 询”、“特此函告”、“请即复函”、 “特此函复”,正文,常用“现将有关问题说明（函复）如下”等过渡。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,（四）落款与成文时间,单一机关行文不用落款 ，盖印章生效。 公章盖在成文日期上。成文日期要写明年、月、日，用小写汉字书写，位于正文下方偏右。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,思考1：商洽事项的函怎么写？,中国科学院电子研究所与电子科技大学在一些项目上有过合作，现想进一步扩大合作关系，拟致函对方商洽有关事宜，这份函该如何写呢？,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,中 国 科 学 院 电 子 研 究 所 函20051号 中国科学院电子研究所关于 建立全面协作关系的函 电子科技大学： 近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见： 一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流（略） 。 二、根据所、校各自的科研发展方向和特，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）,例 文,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。 四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略） 五、加强图书资料和情报的交流。 以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。 特此函达，希研究见复。 中国科学院电子研究所（盖章） 二五年一月十日,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,思考2：询问和答复询问事项的函怎么写？,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,X X 市 塑 料 二 厂 塑函200011号 X X市塑料二厂关于TK一89型自动考勤打卡机 维修事宜的询问函 XX市海威企业有限公司： 我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤打卡机，两年来使用情况良好，但近来发现打印出现断痕，造成“3”、“6”、“8、“9”等字难以分辨，估计是打印头断针。我厂曾在我市寻找多家电脑维修站（店），均无此配套的打印头。特发函向贵公司询问，贵公司在我市何处设有该种机型的维修部，应如何送交维修，预计维修费用多少，以及付款方式等。望予告知为盼。 特此函达。 XX市塑料二厂 二年 五月一日,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,XX市海威企业有限公司海XX函200015号 XX市海威企业有限公司 关于自动考勤打卡机维修问题的复函 XX市塑料二厂 ： 你厂1月10日关于 TK89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函（X塑函200011 号）收悉。鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点，我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK89型自动考勤打卡机。我公司拟在XX市设立维修网点，届时请贵厂给予支持和帮助。 特此函复. XX市海威企业有限公司 二年 五月五日,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,五、撰写函件应注意的问题,要注意用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶 属机关的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或 强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。,复函要注意行文的针对性，答复的明确性。还要注意 时效性。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,找出下文的错误,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,公 函 武汉大学校长办公室： 首先，我们以河北省水利学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情， 冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。 事情是这样的：最近，我们经与武汉水运学院磋商，决定派4位老师到该院进修学习。只因该院 教师宿舍还未修盖完毕，本院教师的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。 然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为 怀，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助 。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作 ，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢 。 以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。 此致。 敬礼！ 河北省水利学校(公章) 一九年月日,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,1.格式不正规 首先是标题不规范。作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式，只用“公函”二字作 标题，显然不合要求。 其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色，有些不伦不类。 2请求近乎无理 发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出。 3语言不得体、不准确 一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语，如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。 二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀 ，救人之危的美德”。 三是用词不当，如“宽大为怀”、“救人之危” 、“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”等。,分析,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,会 议 纪 要,Summary of meetings,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,一、会议纪要的概念,用于记载、传达会议情况和议定事项的公文，就是会议纪要。 会议纪要无需加盖公章。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,二、会议纪要的特点,1、纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。 2、概括性 会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出。 3、指导性 除凭证作用外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,会议纪要与会议记录的区别,1、性质不同： 会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。 2、功能不同： 会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,第五节 函、会议纪要,会议纪要,三、会议纪要的种类,以传达会议情况为主要内容，适用于各种座谈会、经验交流会和学术会议。,周知性,议决性,用于记载或传达会议的决定事项。其特点是指导性强。,衡 阳 财 经 工 业 职 业 技 术 学 院,