人事管理 防止貪污處 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . .防 锦 囊 目录 页数 引言 1 重要原则 政策与指引 行为守则 2 职员招聘程序 3 入职要求 招聘广告 筛选申请人 3 甄选 批核及聘用 4 利益冲突 工作表现评核 职员晋升 5 监督职员值勤情况 6 编配轮班工作 聘用临时员工 处理职员投诉 7 私营机构顾问组 8 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . .防 锦 囊 人事管理 引言 人力资源是每间公司的重要资产，完善的人事管理更有助公司走上成功之路。良好的管理方法可减少各种贪污及舞弊行为，这些行为不单破坏公司制度，更损害公司声誉。从过往的贪污投诉显示，公营及私营机构员工最常感到不满的是：公司在人事管理方面出现不公平或偏私情况，或有人在招聘及晋升、假期安排、编配逾时工作等的事务上贪污纳贿。 本防贪锦囊旨在为各机构提供一套最佳工作常规清单，以处理有关员工招聘及晋升，及其它如员工工作表现评核、编配工作、聘用临时员工、处理职员投诉等人事管理事宜。 重要原则 营商之道，贵乎以公开、透明、公平为原则。人事管理亦应以此原则为依归，并须向各职员公布。 政策与 指引 所有有关人事管理的政策与指引，均应以公司职员手册或职员通告方式向各级员工公布，以提高工作的透明度和确保处事方式贯彻一致。任何偏离指示的办事方法均须予以解释，再由管理人员批准。有关指引须包括以下各项： z 职员招聘、晋升、调派程序； z 各职位的工作范围及职责； 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . 囊 2 z 值勤记录的保留和核查； z 工作表现评核； z 逾时工作的安排； z 员工福利； z 聘用临时员工； z 职员申诉渠道； z 纪律处分程序。 行为守则 为确保职员在履行职务期间恪守道德操守，公司应制定员工行为守则和纪律处分程序来惩处一切违规行为。 公司守则须包括以下主要内容： z 公司管理及使命宣言； z 收受利益规定； z 申报利益冲突的程序及对这些申报及冲突的处理； z 收受款待规定； z 员工从事外间工作的规定； z 处理机密或专有资料； z 使用公司资源。 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . .防 锦 囊 3 职员招聘程序 招聘程序必须公开和具竞争性，并包括下列要点。 入职要求 z 应清楚订明职位的基本入职要求，如学历、经验、才能、技能等，并由管理人员批核。 招聘广告 z 招聘广告应在报章及/或其它适当途径(如：透过互联网)刊登； z 招聘广告应清楚列明有关职责、基本入职要求、和其它如截止申请日期、查询电话号码等重要资料； z 所有接获的职位申请书必须予以记录。 筛选申请人 z 所有符合基本入职要求的应征者均可获考虑聘用； z 倘若合资格的应征者数目众多，公司可在工作经验、教育程度、笔试成绩等方面订定更高的准则，来筛选应征者参加面试； z 如属可行，公司应指派一名没有参与筛选工作的人员覆检所有申请书，确保筛选程序乃按照既定准则客观地进行。 甄选 z 应成立甄选委员会，以进行面试和笔试技能考试； z 委员会应由有关部门的人员组成，并包括由总部或人事人力资源部门派出的代表； 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . 囊 4 z 如须举行笔试，应采取足够措施以防止试题或评卷准则外泄； z 为更能客观地评审申请人的资历，应事先制订评审准则并以该等准则订下的评核表格或评分方法来评审申请者。每位委员均须各自在评分表上记录他对应征者的评审。 批核及聘用 z 甄选委员会所作出的推荐应由一名指定的高层人员批核，而有关决定亦须妥为记录； z 发出聘书前应先核实获选者的学历和工作经验；z 聘书应清楚订明薪酬、员工福利等聘用条款。 利益冲突 z 所有参与甄选工作(例如担任甄选委员会委员)的职员都必须申报利益；如该等职员有家属、亲戚或私交友好获得甄选，则不应让其参与有关的甄选工作。 任何公司，均应实施透明公开的工作表现评核制度。一个有效的评核制度须具备下列要点： 工作表现评核 z 应根据既定的关键才能来订定各类工作的评核准则，并知会各员工此等准则； z 使用划一的工作表现评核表格； z 应在评核期开始时就列出负责评核、加签和复核工作表现报告的各级督导人员的名单，并明确规定他们在评核过程中所肩负的责任； 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . .防 锦 囊 5 z 倘若同一职系中有许多员工和不同的督导人员，应透过成立复核委员会来调整受评核员工的表现评级； z 应向受评核的员工展示评核报告内的评语，并由该名职员签名作实； z 应设立员工申诉渠道。 职员晋升 职员晋升程序必须公正透明，避免有徇私贪污之嫌。为达致上述目的，公司可推行下列建议程序： z 晋升准则应由管理层批核，并通知所有合资格的职员； z 每次进行晋升遴选的日期，应予以公布； z 成立晋升委员会，将所有合资格的职员列入考虑之列，并参考他们过去三、四年的工作表现评核报告； z 晋升委员会的成员应申报获考虑的人选中有无亲属或好友。如有，则应让其回避。委员所作的申报，应予以存档； z 晋升委员会应就获推荐晋升的职员拟备报告，供管理人员参考批核； z 晋升结果应尽快公布； z 应为落选者设立申诉渠道。 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . 囊 6 监督职员值勤情况 职员在进行考勤及监督逾时工作时，往往会出现贪污舞弊行为，较常见的包括：伪造值勤记录、夸大逾时津贴、上司受贿将违规行为隐瞒等。 廉政公署防止贪污处编制的防贪锦囊系列中另有单元讲及员工值勤及逾时工作的监管，并就防止贪污舞弊行为提出多项建议方法。 编配轮班工作 一般提供全日二十四小时服务的公司，可能需要调配职员轮班工作，如物业管理公司或银行的护卫人员或看更。监督人员在编订轮班工作表时，应遵守下列原则： z 设立公正透明、以轮流当值为基础的轮班制度；z 员工之间的班期互调，须妥善记录。 聘用临时员工 某些公司间或会聘用临时员工，以处理一些特别职务或突发的工作。为杜绝夸大替假人数、偏离招聘程序等滥权情况，公司应考虑采用下列措施： z 由高级职员根据工作的实际需要决定是否批准聘用临时员工； z 薪金数额应由管理层批准，并须通知有关职员；z 聘用临时员工事宜应循适当的招聘程序进行； 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . .防 锦 囊 7 z 若公司需要经常聘用临时员工，可透过适当的招聘程序招纳一批合适人选，然后根据其个人工作表现及能否出勤来公平分配工作； z 临时员工的聘用及支薪记录，均须妥善保存； z 监督人员应使用简单的工作表现评核表格，对经常获聘的临时员工作出评核。 处理职员投诉 员工如果对公司就一些人事管理所作的决定感到不满，往往会作出投诉。这些投诉不但有助公司发现漏弊，并且，如果处理得宜，还能成为有用的管理资料。故此，公司必须确保职员的投诉是按照既定程序，适当处理。一个有效的职员投诉制度须具备以下条件： z 应向所有职员公布有关的申诉渠道； z 投诉程序应尽量简单易用； z 为了令投诉人安心，调查过程应绝对保密； z 所有投诉必须予以妥善记录、调查、跟进，包括回复投诉人有关的调查结果； z 为求公正，投诉应由适当职级而又非被投诉的职员进行调查。 来自 国最大的资料库下载. . . . . . . . . . . . . 囊 8 私营机构顾问组 除了编制一系列防贪锦囊之外，廉政公署亦设有私营机构顾问组，向私营机构提供免费及保密的防贪顾问服务。该组的服务范围涵盖私营机构的各项运作程序，如人事管理、存货管理及合约管理等。欢迎有兴趣人士与该组联络，进一步了解服务详情。私营机构顾问组的联络方法如下： 电话 2526 6363 传真 2522 0505 电邮 止贪污处 二零零三年 来自 国最大的资料库下载