常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理分析调研 1 概述 随着我国社会主义市场经济的建立和逐步完善，企业经营日趋专业化和规范化，企 业对采购的认识也发生了根本性的变化。采购管理不仅仅是企业的成本中心，更是企业核 心竞争力的要素之一。企业通过建立规范、有序、良好的采购制度，选择合适的人员执行 采购任务，实现从供应商、经销商、零售商之间的物流、信息流和资金流的一体化管理， 建立新型的供需关系，确保整个供应链低成本、高效率地运作。在未来全球化经济体系中， 卓越的企业采购供应管理将在激烈市场竞争中起到决定性的作用。企业采购部门也将从一 个职能部门上升到一个战略部门，从单一的被动型采购转向主动采购，与供应商建立战略 合作关系。 常州盟阳塑胶制品有限公司成立于 xx 年，位于中国江苏常州市武进区鸣凰工业集中 园区小庙。该公司长年和一些独资外企合作，属于生产型企业，主要生产塑料轮子，加工 和一些塑料机械部件，如：割草机、割灌机、绿篱机、空压机等塑料机械轮子。目前常州 盟阳塑胶制品有限公司在采购方面存在着诸多问题，严重妨碍了企业的发展，因此分析问 题产生的原因并实施一系列可行的对策至关重要。 2 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理的现状 ERP Enterprise Resource Planning 的简称就是 ERP，它是上个世纪 90 年代美国一家 IT 公司根据当时计算机信息、IT 技术发展及企业对供应链管理的需求，预测在今后信息时 代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革，而提出了这个概念。 ERP 是针对物资资源管理、人力资源管理、财务资源管理、信息资源管理集成一体 化的企业管理软件。它将包含客户/服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作。除 了已有的标准功能，它还包括品质、过程运作管理等一些其它特性。尤其是，ERP 采用的 基础技术将同时给用户软件和硬件两方面的独立性从而更加容易升级。ERP 的关键在于所 有用户能够裁剪其应用，因而具有天然的易用性。 采购管理现状 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理主要采用的是 ERP 管理，ERP 系统下的采购管理要素是在基本规范和 COSO 报告的基础上，结合了企业资源全部使用 ERP 系统进行统筹规划，这一特殊环境下的特殊做法在实际操作时更加地具体，有针对性。 业务部门请购。采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，是采购 与付款流程的初始环节。盟阳塑胶企业如大多数企业一样对正常经营所需的物资的购买作 一般授权。一般情况下仓库负责对已列入存货清单的项目进行购买，其他部门负责对未列 入企业存货清单的项目进行购买。在 ERP 环境下，各业务部门请购物品时需在 ERP 系统 中填制请购单后，经填制人员签字、相关部门领导按权限进行审批后传递到采购部门。随 后采购部门对企业内部采购需求列出采购清单进行汇总归集、合理制定采购计划并进行任 务分配。 采购部门订购。采购部门在收到传递来的请购单后，开始比较各个供应商之间的 价格，与各个供应商议价，以确定最佳的供应来源。并与供应商签订采购合同或采购协议， 确认要货的基本要求，制定出相应的订购单。订购单中必须列明所需要的商品品名、数量、 有效价格、厂商名称和地址等，并预先定好编号并经过被授权的采购人员签名。由财务人 员将合同资料、订购单一起录入 ERP 系统，并将订购单由 ERP 系统中的电子采购平台传 送给供应商，如果供应商发现信息有误，须及时通知修正；另外，一并传送至企业内部的 保管部门和企业内部的会计部门。 库存部门入库。库存部门的仓库保管员应首先比较所收商品与订购单上的要求是 否相符，如商品的名称、数量、规格及到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏， 质检人员验货后会出具相应的产品质检报告。 验收后，库存部门应对已收货的每张订购单编制一式多联的入库单，作为验收和商 品入库的依据，验收人员和保管人员在确保检验无误的情况下在入库单上签字后，传递给 会计部门和存货核算系统，自动生成采购入库的转账凭证。同时向采购部门反馈到货信息。 于是由采购部门统计汇总需要开票的入库单，向供应商索要发票，然后将入库单和供应商 提供的发票或是系统内部的自动生成的电子发票提交给会计部门。 会计部门审核单据。会计部门收到传递过来的订购单、入库单及供应商开具的发 票后，确定供应商发票的内容是否与相关的订购单、入库单一致，和供应商发票的计算是 否正确。在确认了所有信息的正确性之后，在财务系统中相对应的订购单中输入电子发票， 并由被授权人员审核发票后签章，核对无误后，可按发票要求付款。 存货核算。负责存货核算的会计，在存货核算系统中，根据已接收到的入库单信 息，编制记账凭证并传递到总账。 付款处理。会计部门查看了部门预算并审核单据无误后，根据惯例或业务发生时 的具体情况，财务会计决定进行转账付款或是现金付款，并编制相应的现付或应付凭证传 递到总账。 系统生成的会计凭证会自动传递到总账。 3 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理存在风险分析及应对措施 在前文中已经阐述了盟阳塑胶制品有限公司采购管理现状，盟阳塑胶企业现在所有 有效信息都完全电子化，企业的管理人员也能够通过该 ERP 系统全局地了解各个业务活动 的进行动态。即使如此，尽管该采购与付款流程在很大程度上给企业提高了付款流程的运 行效率，但要保证流程运行的结果符合企业管理的最终要求，我们还必须了解各个内部控 制环节中可能存在的风险。 请购风险。它是采购的第一个环节。ERP 能够实现销售计划到生产计划再到物资 计划的分解，但是它的准确性非常依赖于源头数据的真实准确性。然而由于多变的市场环 境、科研情况、资金供应等都会影响采购计划，所以企业的采购计划并不能完全的依赖于 ERP 系统的计划，一些特殊情况还是需要高层领导和财务人员的参与，因为基础数据不准 确或领导信息不对称造成的请购不合理是这一环节的风险。因此盟阳塑胶企业在请购单到 达采购部之前需要经过请购部门领导的授权批准，在一定程度上缓解了这一风险。 订购风险。订购环节是采购与付款系统中非常重要的环节。该环节是采购部门对请购部 门提交的请购单进行归集、并合理安排采购计划的过程。因此采购部门是否合理订购，关 系到企业资金的有效使用及生产过程的正常进行。 验收入库风险。验货入库后相关的采购单在 SAP 内部也会进行自动检查，一旦发 现跟预设的交货日期和数量不一致时，会被拒收。尽管 ERP 系统能够保证入库单与订单的 一致性，但它的真实性不能保证，使风险大大提高，如果实现了收货员、验货员与记账员 的不相容职责分离，它的风险会大大减少。因此企业应该注意职责的相互分析和信息的及 时反馈。所以盟阳塑胶公司规定，采购人员与验收人员不得为同一人，以减少入库信息反 馈舞弊的风险。 审核单据风险。一般由财务人员保管供应商开具的发票，这是企业付款最主要的 依据。ERP 系统会自动进行相关的订购单、入库单及电子发票一致性的校对。但仅仅是系 统的校对并不能完全保证信息的正确性，还需要财务人员在系统外将相关单据与供应商开 具的发票相匹配，从而输入系统。只有当发票与订单等相关单据一致时才能过账。这一环 节需要财务人员耐心、细致，否则可能会审核不正确而导致付款错误。对于此情况，盟阳 塑胶公司要求会计人员必须重点注意订购单的审批情况、到货情况以及订购单的余额。并 设立了专门检查输入供应商发票与原始凭证是否匹配的人员进行审批。并且在付款前，付 款组还会对其进行二次检查，重重把关将风险降至最低。 付款风险。只有付款前确保银行票据系统与 ERP 系统的账号数据同步更新并保持 一致，经过了请款部门经办人填制请款单，财务人员审批后，银行出纳才能通过银行票据 系统开转账支票付款。因此，审批手续的不齐全、账户信息的错误将会直接导致付款的不 合理。所以供应商银行账号信息的维护必须成为企业需要关注的重点。所以盟阳塑胶企业 设置了一个专门的小组专门管理供应商信息，对于那些实质性的更改，如供应商名称、税 务代码、银行帐号等同时变更，采购部应立刻要求供应商提供相关变更的证明文件，并填 写供方情况变更申请表 ，经采购部领导审批后，一起提供给供应商信息维护小组的成员， 以确保供应商账户信息的正确性，从而减少付款风险。 4 常州盟阳塑胶制品有限公司采购管理方法改进的建议 建立完善的授权审批体系 对各类不同的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。 部门资产负责人负责该部门的物资需求；特殊请购计划的制定必须由各相关部门综合商议 决定，与战略相关的大型支出还必须得到高层领导的同意，责任到人。 建立供应商定期考核制度 采购部门建立供应商定期考核制度，可以保证供应商信息 的真实准确。考核以各项指标分析表和质检分析报告为主要依据，配合和供应商之间交易 的可信、可靠程度为辅，设定评分标准对供应商进行相应的评分，并将该评分表格作为采 购时选择供应商的一个重要标准。 建立职责分离制度 公司通过采购部门、物资管理部门的组织设置基本可以实现各岗 位的职责分离。注意同一部门内部不相容职责的分离问题，最好不要让供应商的选择人员 同时负责供应商的考核工作，所以在采购部门内部这两项工作应分派不同的人完成。收货 员、验货员与记账员也同样应该分别设岗、各施其责。通过这样的职务的分离制度，可以 有效地防止收货环节的舞弊发生。 建立财务部的合同审核制度 建立财务部的合同审核制度，并严格遵守该制度。在与 供应商签订合同时，需要审查文件里的各项因素，确认无疑后才能支付预付款；如果是采 购结束后才支付款项，那么采购会计必须参与采购计划的审核和付款计划的签订。此外， 采购会计还应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入 ERP 系统，并负责分类与保 管原始的合同资料。 建立供应商账户信息的定期维护制度 为了防止无效的、错误的付款致使企业资产流 失，企业还应派专人负责供应商、客户类的账号信息的同步维护，建立供应商账户信息的 定期维护制度，并严格执行该制度。 建立信息的安全控制与维护制度 在 ERP 环境下许多传统的会计控制点由机算机外 部转移到了计算机内部，程序控制取代了制度控制。同时，企业的管理和决策也更加依赖 系统提供的信息。因此企业更应该注意信息系统内基础信息的正确性控制和人员接触控制， 建立完善的信息系统使用与维护制度。