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企业档案的信息化管理 随着信息技术的高速发展和企业各项工作的不断完善,企业形成的档案已有传统的纸 质形式发展为以纸质为主的多种载体,这给档案工作带来了诸多挑战,传统的档案管理模 式已不能适应社会和企业发展的要求,信息化成了档案管理的必由之路。近几年来,青岛 卷烟厂结合企业管理和形成档案的实际情况,分阶段、分步骤对企业荣誉档案、会议纪要 档案、商标档案等实施了全文信息化管理,取得了理想的实用效果。 实现档案的信息化管理,首先要将档案信息数字化。所谓档案的数字化,是指利用 数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段,将纸质文件、声像文件等传统介质和 已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容 有两个不同层次:一是档案目录信息的数字化,二是档案全文信息的数字化。 1 企业档案信息化管理的必然性 企业档案的信息化管理是信息时代企业发展的必然要求。信息化建设是知识经济时 代的主线,企业管理的信息化是企业生存与发展必须具备的基本条件,档案管理作为企业 管理的一部分,在企业发展过程中发挥着极其重要的作用。随着企业 OA 办公软件的应用 及各种电子设备的投入使用,诸如文件的起草、核对、签发等工作全在网上办理,形成档 案的形式已发生了变化,传统的档案管理模式已不能适应时代和企业发展的需要,必须运 用现代化信息技术对档案进行管理,所以说档案的信息化是档案管理在网络时代的发展的 必然趋势,其终极目标是建立数字化档案室。 企业档案的信息化管理是企业加强市场竞争力的必然选择。随着信息技术的发展, 网络信息的应用面越来越宽广,企业管理面临着网络化、信息化的变革,企业的竞争力和 企业的信息化程度有着很大的关系,企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分, 其信息化程度直接左右企业的市场竞争力。 2 档案信息化管理的意义 提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查 询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号,然后按照档号去库房相应 位置调阅相关档案,占用大量时间和人力。信息化后,可直接在档案管理系统中通过查阅 关键字后查看档案全文信息。据统计,信息化后档案管理人员的查档时间可节约 40%,档 案利用率将比传统档案管理的利用率提高 510 倍。 保护原始档案。档案信息化后,档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿 供其查阅,这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏,有效保护了企 业的档案资产。 提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共 享,并能远程服务,时效性强,从而能为企业生产发展提供高效优质的档案服务,企业整 体工作效率得到有效提高。并能提升档案管理部门在企业中的地位,脱离了过去单纯的档 案保管模式,转而成为企业的信息中心。 3 档案信息化管理面临的问题 由于档案的全文数字化工作在近几年刚刚起步,企业针对这种数字化档案的管理制 度还不够完善,落实不到位。首先,档案管理部门应从企业形成档案的实际出发,依据国 家档案局出台的部分标准规范,完善企业电子档案的管理,制订企业电子档案管理规定 , 确保企业档案的规范化管理。其次,要不断加强相关工作人员的保密意识,严格控制信息 化档案的使用范围,另外还可以采用数据加密、安全认证和信息隐藏等技术,确保企业相 关档案信息的安全。 总之,档案信息化管理是当前对档案管理工作的跟本要求,信息化管理不但是一种 新型的档案管理模式,也是档案管理工作中一项长期而艰巨的任务。这就要求我们档案工 作者要逐渐改变传统的档案管理模式,不断解放思想、与时俱进,努力做好企业档案的信 息化管理,让档案信息化的便利惠及企业的每一项工作,充分发挥档案工作的价值。
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