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复旦大学校园办公OA系统 用户培训 第十四班 秘书角色版 复旦大学信息办 信息中心 Version: 4.0,培训目标,使各位掌握复旦OA系统的基本操作,能独立完成日常工作的网上处理。,预备知识,本次培训假设各位已具有以下操作技能:熟悉计算机基本操作会使用MS Office Word会使用IE浏览器浏览、查询网上信息,日程安排,OA系统 之 理性认识篇,OA的概念,什么是OA? OA(Office Automation)是办公自动化的英文缩写 通常所说的OA是对办公自动化软件系统的简称,OA系统是做什么用的? 提高办公效率 主要功能: 公文管理 个人电子秘书 网上协同工作等,Word是做什么用的? (一般意义上的办公自动化) 提高文字处理的效率 主要功能: 编辑文档 排版 对文档进行拼写检查等,单轨制的概念,校内公文流转使用公务系统不再使用纸质公文,OA系统 之 感性认识篇,登录复旦OA系统,OA培训系统地址:http:/www.oatest.fudan.edu.cn 登录系统方法: 帐号:签到时领的OA培训部秘书帐号,密码也在纸条上面写着,和用户名相同。 请注意这个帐号只能在培训服务器上面使用,和正式服务器无关 登录演示,登录常见问题解答,是否可以以其他角色登录? 可以,只要有登录密码 注意:不同角色看到的内容是不同的。 为什么已经登录过了,系统再次提示登录? 为了安全起见,用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作,系统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。 建议:请在不使用本系统时关闭主界面退出系统,以保证您账号的安全性。,系统综述,1 、系统结构图2 、本系统的主要功能模块 日常办公子系统 公文管理子系统 公共服务子系统 个人服务子系统 事务管理子系统 系统管理子系统,系统结构图,新模块讲解,法律事务 会议管理,日常办公法律事务,用途:起草、审核合同 用户权限: 各部门秘书:拟稿、发文等 各部门负责人:审稿、会签等 法律事务室:初审、复审等 校领导:批示等,合同提交概要图,部处院系,法律事务室,部处院系合同流转过程图,秘书 拟稿,审稿意见,合同拟稿演示,电子版的合 同录入,发送操作术语说明,审稿人,显示本部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,请负责人审稿步骤,步骤一:拟稿 用Word拟稿并保存。 步骤二:创建合同 填写合同主题、类型 上传合同 步骤三:发送 先选角色再选具体人,并发送。 注意:看到“发送成功”提示才说明发送完成,请在看到该提示之后再关闭窗口,以确保系统正常发送。,发送操作术语说明,初审人,会签人,显示初审人名单,显示其他部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,审稿人,显示本单位负责人列表,送初审人步骤,步骤一:查看审稿意见 单击查阅意见按钮 步骤二:发送 先选角色(初审人)再选人员,并发送注意: 看到“发送成功”提示才说明发送完成,请在看到该提示之后再关闭窗口,以确保系统正常发送。,查看合同流转过程,打开合同单击 查阅流转按钮 请查看前面所发送合同的流转过程。,查看合同历史意见,打开合同单击 查阅意见按钮 请查看前面所发送合同在流转过程中产生的历史意见。,新模块讲解,法律事务 会议管理,事务管理会议管理,会议室申请 用途:申请会议室,并按照日期查看会议室安排 会议室使用 用途:按照会议室查看会议室安排 会议室一览 用途:查看所有会议室的详细信息 申请删除 用途:删除未通过审核的会议室申请,事务管理会议管理(续),操作演示:申请会议室,其他模块,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,日常办公模块结构图,日常办公待办事宜,待办事宜 用途:显示有待当前用户处理的各项事宜 待办事宜的种类:公文、通知等。已办事宜 处理后的待办事宜将自动转到已办事宜中 处理方法视事宜种类而定,如通知正文被浏览后就自动列入已办事宜,其他类事宜处理的具体方法将在后面分类讲解。 操作演示,日常办公待办事宜(续),操作练习:查看您的待办事宜( OA培训公开通知),用户登录,日常办公通知公告,通知公告 用途:用于发布党办、校办发送的公告和各部门的通知 用户权限:校办秘书:新增、修改、删除校办公告党办秘书:新增、修改、删除党办公告部门院系秘书:新增、修改、删除本部门通知一般用户:浏览、查看公告、通知 操作演示,日常办公通知公告(部门秘书),通知的类型 公 开:所有用户可浏览,只有通知接受人才能回复通知 不公开:由通知发送人指定哪些用户可以看到该通知,日常办公通知公告(部门秘书),通知的回复通知接收人:通过待办事宜或通知页面查看、回复通知通知发送人:通过通知页面查看接收人的回复 用户权限:秘书:新增、修改、删除、发送本部门通知 操作演示,日常办公通知公告(部门秘书),注意: 鉴于目前单轨制运行初期,每个部门(院系)账号数目有限,所以各位有义务将在本系统中看到的通知公告书面告知部门(院系)中的其他人。,日常办公 通 知操作练习一,查看公开通知 请查看“开发小组”发送的OA秘书培训通知,用户登录,日常办公 通知操作练习二,作为指定的通知接收人查看收到通知 请查看开发小组发送的“关于参加2006年OA系统培训的通知”,用户登录,日常办公 通 知操作练习三,作为秘书发送通知案例 请发送给OA培训部部长,内容为“下周一9:00在校办开会”,用户登录,填入通知主题 、内容,日常办公 通 知操作演示,作为秘书删除本部门通知,用户登录,问题思考,请操作后回答:在待办事宜中是否可以查看通知回复? 答案:否! 待办事宜显示的是待办公文、通知等主题的快捷方式,故通知回复只能到专门的通知页面查看。要发送一个所有人都可以看到的通知,但是要确认某些人的确是看到了该通知,请问如何操作? 因为发送者只可以看到通知名单中列出的人的阅读情况,所以应选择公开方式并选定通知名单。,说明,日常办公模块中还有信息报送模块,此模块仅针对信息员开放。,日常办公模块回顾,秘书必备操作,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,公文管理,公文管理行文管理,用途:起草、传递公文 网上公文流转的主要优点: 流转过程的透明化 便于移动办公的实现 便于流程的规范化 提高流转效率,缩短公文流转时间 便于历史公文查询 用户权限: 各部门秘书:拟稿、发文等 各部门负责人:审稿、会签等校领导:签发等,院系公文流转过程图,院系秘书 拟稿,审稿意见,发文拟稿演示,用校办规定的 word公文模板 起草公文 并保存,发送操作术语说明,审稿人,显示本部门负责人列表,发送角色选择,发送具体人员选择,请负责人审稿步骤,步骤一:拟稿 用Word拟稿并保存。 步骤二:创建公文 填写公文主题、类型 上传Word正文 步骤三:发送 先选角色再选具体人,并发送。 注意:看到“发送成功”提示才说明发送完成,请在看到该提示之后再关闭窗口,以确保系统正常发送。,发送操作术语说明,部门秘书,审稿人,会签人,校秘书,显示本部门秘书列表,显示本部门负责人名称,显示其他部门负责人列表,显示所有校秘书列表,发送角色选择,发送具体人员选择,部处秘书,显示单位秘书列表,送主送单位秘书步骤,步骤一:查看审稿意见 单击查阅意见按钮 步骤二:发送 先选角色(部处单位秘书)再选具体人员,并发送注意: 看到“发送成功”提示才说明发送完成,请在看到该提示之后再关闭窗口,以确保系统正常发送。,查看公文流转过程,打开公文单击 查阅流转按钮 请查看前面所发送公文的流转过程。,查看公文历史意见,打开公文单击 查阅意见按钮 请查看前面所发送公文在流转过程中产生的历史意见。,行文管理常见问题解答,首次使用行文管理时,提示“是否要下载AXNOTES控件”? 是! 首次使用行文管理功能必须先安装该控件。部门秘书是否可以删除公文? 答案:是!但是只能删除自己拟稿的公文。 但是删除后,流转中的相关人员也将无法看到此公文,相当于该公文遗失,所有操作必须重来,所以请慎重操作。,秘书送本部门负责人审稿练习,要求如下: 拟稿标题:角色名称您的名字的送稿测试 公文类型:请示 稿件正文:自拟 审稿人:由工作人员担当,文件查询,文件查询用途:查找历史公文。用户权限:各部门秘书,各部门负责人, 校领导,公文管理模块回顾,院系秘书必备操作,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,公共服务,部门简报规章制度电子论坛,公共服务-部门简报,部门简报 模块说明:各院系能够公开发布本院系的部门简报,所有用户可以浏览各部门简报 用户类型:秘书:新建、修改、删除本院系部门简报一般用户:分类浏览、查看所有部门简报,公共服务-部门简报,演示案例 发布简报(院系秘书) 删除本院系的部门简报(院系秘书),公共服务-部门简报演示案例,演示案例:发布简报(院系秘书),院系秘 书登录,公共服务 部门简报,选择左侧 “本部门”,点击右侧上方 “新建文档”,填入必要简报信 息,保存关闭,公共服务-部门简报演示案例,演示案例:删除本院系的部门简报 (院系秘书),院系秘 书登录,公共服务 部门简报,选择左侧 “本部门”,点选待删除的 本部门简报,出 现勾表示选中,点击上方“删 除”按钮,删除被 选中的部门简报,公共服务-规章制度,规章制度 模块说明:各院系能够公开发布本院系的规章制度,规章制度类别由规章制度权限组中的成员统一维护;所有用户可以浏览所有院系规章制度 用户类型:秘书:新建、修改、删除本院系规章制度规章制度管理者:管理规章制度类型一般用户:分类浏览、查看所有规章制度,公共服务-规章制度,演示案例 发布规章制度(院系秘书) 删除本院系规章制度(院系秘书),公共服务-规章制度演示案例,演示案例:查看规章制度,用户登录,公共服务 规章制度,选择左侧 某一分类,双击某条 记录,查看 该规章制度,公共服务-规章制度演示案例,演示案例:发布规章制度(院系秘书),院系秘书 登录,公共服务 规章制度,点击“新建文档”,输入内容,保存关闭,公共服务-规章制度演示案例,演示案例:删除本院系规章制度 (院系秘书),院系秘书 登录,公共服务 规章制度,选择左侧 “本院系”,点选待删除的本 院系规章制度, 出现勾表示选中,点击右侧上方“删 除”按钮,删除被 选中的规章制度,公共服务-电子论坛,电子论坛 模块说明:所有用户能够发布主题供大家讨论,所有用户可以修改、删除本人发布的主题,可以回复所有人的主题;电子论坛权限组中的成员可以管理主题类别,也可以删除所有主题。 用户类型:电子论坛管理者:删除主题,管理主题类别一般用户:新建、修改、删除本人主题,回复所有主题,公共服务-电子论坛,演示案例 查看讨论主题 创建新主题 回复主题,公共服务-电子论坛演示案例,演示案例:查看讨论主题,公共服务-电子论坛演示案例,演示案例:发表文章,登录,公共服务 电子论坛,点击右侧上方 “发表文章”,输入主题及内容,选择文章版面分类 保存关闭,公共服务-电子论坛演示案例,演示案例:回复主题,登录,公共服务 电子论坛,点击某条主题 ,查看该主题,点击查看页面的 【回复】按钮,在新窗口中 输入适当的主题回 复信息,保存关闭,公共服务模块回顾,部门简报规章制度电子论坛,院系秘书必备操作,日常办公 公文管理 公共服务 个人服务,个人服务,电子邮件个人名片日程安排密码修改,个人服务电子邮件,电子邮件功能:收发邮件及系统的其他信息 包含信息:普通邮件、委托及答复、(会议通知、议题征集单) 用户类型:一般用户,个人服务电子邮件(续),案例:发邮件,电子邮件 新邮件,登录系统,输入邮件标 题、正文,发送保存,选择收件人、 抄送人、密送人,添加附件,个人服务个人名片,个人名片 用户个人的通讯录 用户权限:一般用户,
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