采购与供应管理流程,第一节 采购的基本程序,一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程： 一、需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初始环节。需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。 二、供应商的搜寻与分析这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。,采购申请单,三、定价常见的有竞争性报价及谈判两种（一）竞争性报价竞争性报价适用下列特征：1、采购量足够大，值得进行竞争性报价2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。,某钢材公司询价单,( ) 字第号,某电器比价议价记录表,单号：AB 日期： 年 月 日 第二联承办单位,请购号：PR 第 页共 页,5、买方没有优先考虑的供应商 （二）谈判 谈判下列情况适合：1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时3、当买方要求供应商的早期参与时4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）,而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：1、以高效率的方式运作2、保持价格与成本的相关性3、不利用单一供应商的优势4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整5、愿意考虑采购商的特殊情况 四、拟定并发出定单,采购订单的定义,采购订单有时也被称为采购合同，一股在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟定采购合同时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址、位于订单的正面,综合采购订单,如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组商品，采购部门就可以发出综合采购订单。这是一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。如图所示。综合订单方便了客户，使其不必一有需求就发出采购订单。在买方同供应商订立了综合订单之后，采购一种商品只需发送常规订单就可以了。买卖双方已经议定了采购合同的条件。综合订单使物料发送成为买卖双方之间的常规事件。,采购订单操作规范,编号： 订购日期： 预定交货日： 交易条件（分批交货） 交货方法： 付款条件：,订 购 单某XX公司订购单,交货地点：,定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。 五、定单的跟踪和跟催 六、验货和收货 （一）货物检验的几个步骤： 1、确定检验时间和地点 2、确定检验部门及人员 3、货物检验 4、不合格货物处理,5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。 （二）接收的几个步骤： 1、协商送货事宜 2、货物接收入库 3、货物接收过程中的问题 七、开票和支付货款 付款操作的具体过程是： 1、查询物料入库信息 2、准备付款申请单据,3、付款审批 4、向供应商付款 5、供应商收款 八、记录维护 一些必须要保存的记录有以下几种： 1、采购定单目录 2、采购定单卷宗 3、商品文件 4、供应商历史文件,请购单编号：,请购日期：,需要日期：,填单日期：,某塑胶公司采购联络单,2018/10/18,采购作业流程,购买决策阶段,2,确定战略方 案选择标准,购买阶段,购后反思阶段,2,2,2018/10/18,购买决策阶段,2,确定战略方 案选择标准,购买阶段,购后反思阶段,2,2,1、确定需求 2、选择采购途径内外环境和可行性分析 3、编制采购计划确定采购品种、规格、质量、数量和购买时间,采购作业流程,2018/10/18,购买阶段,2,确定战略方 案选择标准,购买决策阶段,购后反思阶段,2,2,1、物色供应商 2、精选供应商 3、确定供应商 4、签订合同（详细购买计划和需求信息） 5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）,采购作业流程,2018/10/18,购后反思阶段,2,确定战略方 案选择标准,购买阶段,购买决策阶段,2,2,1、检查合同履行情况（不合格品退货） 2、产、销对供货商的反馈 3、采购经济效益总评,采购作业流程,采购流程,采购流程示意图,采购作业流程的七大注意点,第二节 采购手册的制定,一、采购手册的含义即各种组织在采购作业时内部各单位可执行的文件。通过采购手册，促使采购活动制度化与和合理化，达到适质、适时、适量、适价的目标。采购手册用来阐述政策、步骤、指令和规定的内容。,1、 使采购政策、步骤、指令、规定变得更加简单明了。 2、 为采购与其它部门沟能提供机会、使他们能够建设性地看待现存的政策和步骤、并在需要的地方对其进行修改。 3、 手册上的步骤是针对采购所承担或管理、控制的业务活动来制定的、因此能促进工作的一致性，从而减少对日常工作进行具体监督。 4、 手册有益于员工培训与训练。 5、 手册有助于年度审计。,二、采购手册运用书面形式有下列作用,6、 手册协调了政策和步骤的关系，并确保采购原则与操作一致性和连贯性。 7、 它为这种评诂原则和操作性提供了参考依据。 8、 通过展示高层对采购的重视，可借此提升采购的地位。 9、 采购的计算机化要求有细致，完整的文件记录体系，使得采购手册的编写和使用变得更为迫切。,（一） 组织机构 1、组织机构的结构图。 2、采购部门每个职位的工作职责。 3、员工应该知道行政管理的规定。 （二）政策 1、采购的目标、责任和采购职能的权力。 2、政策中说明的内容还可以扩充到有关价格、质量等总原则中去。 3、采购条款和条件。 4、与供应商的关系、尤其是有关礼物、款待和娱乐等方面。,三、采购手册的内容,5、供应商的选择方法。 6、雇员直接采购方式。 7、向管理层汇报的制度。 （三）步骤 1、用文字结合图表来说明采购步骤。 2、关于拒收及退货处理步骤。 3、关于报废处理的处理步骤。 4、与采购及其辅助业务有关的所有有关文件单证的图解说明，并附有它们的用途和周详的文字说明。 5、有关采购记录的查考和保存维护。,第三节 采购业务流程改善,1 传统采购的弊端 2 电子化采购的含义及流程 3 电子化采购的主要优势 4 电子化采购的策略 5 电子化采购系统 6 政府电子化采购 7 案例：惠普的电子化采购之道 8 本章小结 9 本章思考题,在现有的企业管理类教科书中，很少把“采购管理”作为独立的章节进行详细介绍；在企业管理实践中，采购工作也普遍被认为是难度较小、员工素质要求不高的工作，在经营管理中处于相对次要的地位。 电子商务的发展对企业采购管理产生了极为深刻的影响。,1、传统采购的弊端,11 采购成本居高不下 12 采购周期冗长 13 采购信息缺乏沟通与共享 14 采购文档处理费时费力 15 库存积压和物资短缺并存 16 采购范围受地理局限 17 采购环节监控困难 18 采购招标往往流于形式,1.1 采购成本居高不下,在一般性的工业企业中，物资采购的成本占到企业生产总成本的60以上，从事采购工作的员工的数量和日常支出也极为可观。因此，企业的采购成本水平对企业产品的总成本有直接的影响，并进而影响企业产品的市场竞争力和企业的盈利水平。,1.2 采购周期冗长,传统的采购方式下，企业采购的周期较为冗长，主要有两个原因：一是企业在采购过程中选择合适的商品及其供应商极其不易，如果要到企业实地考察，更要花费较长的时间；二是企业采购是一项跨部门和组织的工作，每一个环节都有复杂的处理程序，要保证采购的物资按时到位，必须要求物资使用部门提前较长时间申报采购计划。,1.3 采购信息缺乏沟通与共享,由于各业务部门“各自为政”，导致采购信息在企业内部不能得到及时顺畅的流转，影响采购效率的提高。在与外部供应商沟通的过程中，采购部门一般处于主要地位，生产、研发部门很少有机会与供应商直接接触，对缺乏经验的采购人员或有较高技术要求的采购物资来说，经常会产生所采购物资与实际需要不符，既造成资源浪费，又可能耽误生产经营的正常进行。,1.4 采购文档处理费时费力,传统的采购活动是建立在大量的纸面文件的基础之上的，从生产部门采购需求的提出、到采购部门与供应商的各种联系、再到交货及资金的结算，整个过程产生了大量的纸质凭证，如领导的批示文件、合同、汇票、收货单等等，这些单证的制作、填写、保存牵涉到各部门员工大量的精力，常常会因某一单据的错误或遗漏而影响整个采购工作的进行。繁杂的采购文档，加之复杂的采购程序，势必导致采购活动的低效率。,1.5 库存积压和物资短缺并存,在消费者需求越来越追求多样化和个性化的今天，如果有过多的库存成品，就必然加大销售的风险。过高的原材料、零部件的库存同样也会给企业增加经营负担，产生较高的存货成本，进而提高产成品的成本。,1.6 采购范围受地理局限,在传统的采购业务中，采购部门选择供应商很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，与外地的供应商联系，差旅费用、通讯费用都较高，无形中会增加企业负担：另一方面，与外地供应商发生业务联系，往往在资信、运输等方面加大风险。,1.7 采购环节监控困难,传统的采购活动，对采购活动的监控有很多困难，因为有许多权力和关系在采购过程中发挥作用。有的企业为了加大对采购监管的力度，建立起一套分级采购审批程序，以防止采购费用的过度支出以及滥用职权，但这种审批程序为本来就低效和费时的采购工作又增添了新的枷锁。,1.8 采购招标往往流于形式,采购招标是传统采购模式中比较科学和有效的采购方法，特别是在大额采购或贵重物品的采购中用得很普遍。但在传统的采购招标过程中，真正达到招标目的的采购活动并不多见，不少流于形式。,2、电子化采购的含义及流程,电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企业和供应商双方受益，实现“双赢”。,企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下流程：(1)填写订购单 ；(2)审核订购单；(3)联系供应商；(4)选择供应商；(5)采购结算。 从上可见，在电子化采购的整个流程中，人工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络进行，从而保证了采购过程的公正、高效，对克服采购过程中的“黑箱操作”十分有效。,3、电子化采购的主要优势,31 显著降低采购成本 32 有效提高采购效率 34 优化采购管理 35 保证采购质量 36 增加交易的透明度 37 加强供求双方之间的业务联系 38 适应电子商务发展大潮,3.1 显著降低采购成本,据美国全国采购管理协会称，使用电子化采购系统可以节省大量成本：采用传统方式每生成一份订单所需要的平均费用为150美元，使用电子化采购可以将这一费用降低到30美元。早在数年前，IBM公司就已开始了由传统采购方式向电子化采购方式的转变。电子化采购使IBM的运营成本不断降低，自1995年以来，平均每年节约采购成本约20亿美元。,3.2 有效提高采购效率,电子化采购使得以前漫长而艰难的信息收集、认证、商务谈判、资金结算等工作流程大大简化，采购人员可在很短的时间内得到比以前更广泛、更全面、更准确的采购资料，采购工作的效率必将会大大提高。 电子化采购可使采购企业牢牢把握采购的主动权。,