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AIP Management 进程中行动管理,今日学习目标 了解进程中行动的影响 认识到进程中行动需要并可以进行管理 说明管理进程中行动的流程,并将其转化为成果 学习如何分析现有的进程中行动(基础状况)和期望的进程中行动(目标状况),并制定行动计划,将进程中行动从基础状况发展到目标状况 进行实际操练,说明进程中行动管理的威力,AIP Management 进程中行动管理,进程中行动天天在做,进程中行动是来自于生活中的行为、行动, 它存在于人们的生活、工作、学习当中:企业:生产、研发、销售和市场等;生活:婚嫁、旅游等;学习:上学、培训等,一定时间段内太多进程中行动的后果,1、 第一次成功率低,经常返工。 2、 解决问题的时间太长 3、 太多紧急、应急的事情需要马上处理。 4、 解决问题的能力下降。 5、 不能在预定完成的时间完成。 6、 引起其他相关的工作或整体计划完成的时间拖延。 7、 引起部门之间、领导与下属、同事与同事的不信任,相互指责。 8、 不得不对替代方法和替代工作采取迁就的态度。 9、 因担心出错,花过多人力、时间用于准备和检查。 10、频繁改变优先排序,员工工作的实际目标和企业目标不一致,YES,AIP基本概念,AIP是进程中行动的英文缩写。 AIP是指人们在生活、工作、学习中需要进行的工作。 AIP的概念产生于:对人们的思维和为达到预期目标(目的)的行为进行抽象概括而成。,支持AIP的公理,企业和个人的工作只有通过酝酿、筛选、计划和排期,同时在条件(资源保证)成熟的前提下进行实施才能成功地达到企业的目的,AIP的来源,企业里提出AIP任务:首先是上级项目负责人客户岗位描述执行计划家庭里提出AIP任务家长学校里提出AIP任务校长,完整AIP 的要素构成,明确的负责人; 资源条件成熟的保证; 明确的完成日期; 明确的最终达到目标成果; 相关部门和人员的管理与合作;,任何组织和个人都需要AIP管理,1、 任何组织和个人都希望用最短的时间,最低的成本达到最优的效果; 2、 任何组织和个人的时间和经济资源都是有限; 3、 任何组织和个人的行为结果都必须符合环境的要求: 符合法律的要求 符合道德的要求 能在竞争中胜出的要求,AIP管理与传统工作管理的区别,有效AIP管理的好处,1、把有限的资源集中于实现统一的目标,使工作结果更有成效 2、 创造、培育人们的文化素养基础 3、 提高人们对信息、智慧的管理水平 4、节约成本提高效率和竞争力,企业为什么需要AIP管理,1、 企业有许多AIP。企业有许多AIP项目,没有AIP的管理就会什么事都做,结果什么都做不好,最后都做不成。无AIP管理产生重叠的工作或工作的断层将造成经济资源。 2、 AIP管理需要沟通。接受者只有知道上级的意图/目标/目的及自己所拥有的资源是否能承担和按时完成,才能做好AIP管理3、不增加资源的情况,提高:企业效率(节约时间)企业效益(简化流程),如何有效地进行AIP管理,如何进行有效的AIP管理 回顾AIP的产生和基本概念,明确的负责人; 资源条件成熟的保证; 明确的完成日期; 明确的最终达到目标成果; 相关部门和人员的管理与合作;,如何进行有效的AIP管理 AIP管理工具,现行AIP管理表,如何进行有效的AIP管理 AIP管理工具,待办的AIP管理表,如何进行有效的AIP管理 AIP层次分布图,AIP R/G 分部GM,AIP R/G 分部GM,AIP R/G 分部GM,R/G,R/G,R/G,R/G,R/G,R,R,R,R,R,R,Completion 完成,AIP G COO或总监,CEO AIP G,R = Receiver 接收者 G = Generator 产生者,大AIP包(大齿轮)分解(尽力带动)简单的AIP(小齿轮)范例CEO大项目大客户上级,如何进行有效的AIP管理 AIP的启动,如何进行有效的AIP管理 做AIP前的筛选原则,用筛选原则优化管理AIP: 是否符合战略目标 能否让客户和消费者更满意 能否增加销售或利润值 部门或个人有能力做吗 如果不做 后果如何 能否集中精力,如何进行有效的AIP管理 待办的AIP排序标准,待办的AIP优先排 必须按照某种标准进行选择:确保重要事项;财务影响最大的事项 能得到最先解决。产生标准的重要公式:周期内的利益 公式的要素 = 完成的成本完成的时间,公式要素应考虑的特征:放置的时间长度 法律和法规的规定 产生的经济收益 个人情感的偏好 能够解决现有的故障或问题 对生存比较重要 竞争的需要 如果不做会有风险,根据以下特性从最高价值的项目开始,进行“启动控制” 影响 高经济回报 要求日期 最近的日期优先 风险 低风险优先 将大的AIP分成小的可衡量的AIP 明确最终结果 在规定时间内,只有当资源充足时才开始实施AIP 在规定时间内越晚开始越好,如何进行有效的AIP管理 接受者AIP管理启动控制原则,记录AIP,按筛选原则优先排序 了解完成AIP所需时间每周重复性的AIP(如会议)哪些AIP必须现在处理(处理)哪些必须等待(储存)哪些AIP可以分派给他人 3. 分析现在的AIP工作量(基础状况)确定理想的AIP工作量(目标状况) 4. 实施行动计划达到明确的最终结果,如何进行有效的AIP管理 AIP分析和管理流程,AIP接受者的三个反应:拒绝AIP,因为该AIP属: 最终结果不明确 与战略战术不符 可替代流程 不增值重新确定AIP 简化复杂的AIP 商定完成日期 重新确定最终成果,以减少非增值行动或可替代流程 重新确定内容以符合企业战略战术需要接受AIP 放在储存列表中 合理化排序 现有AIP完结后,筛选储存的AIP 提取最优先AIP,如何进行有效的AIP管理AIP管理中可采取的行动,Document Your AIPs 记录你的进程中行动,如何进行有效的AIP管理 个人AIP管理的实用工具,这一简单的程序就能行之有效!,储存AIP列表1. 2. 3. 4. 5.OTHER,AIP筛选原则 的运用,新的AIP 来源,现行AIP列表1. 2. 3. 4.,完成的AIP列表,X,X,X,X,X,AIP启动 原则 运用,先做必须做的 FOM =,生命周期内的受益 完成的成本 完成的时间,如何进行有效的AIP管理 AIP的产生流程,No,Yes 是,Yes 有,Yes 是,No 无,开始控制,形成/识别新的 AIP: 明确预期成果 完成的衡量指标; 完成的时间期限,接受人 AIP 管理流程,AIP 有无实质性目标,清除 Kill,AIP是否 符合战略和 附加价值的 要求?,给接受 人的说明,储存管理按照附加价值排序: 高中低 其它,是否分派 合适、 精干的 接受人,No 否,SCOPE 范围,Cycles of Learning 学习周期,No 否,启动控制 Starts Control,现在处理的AIP清单,AIP储存清单排序/仅留三项,完成的AIP清单 1. 2. 3. 4. 5.,实施规则,可能予以清除,新的AIP/ 最终成果,按照战略和附加 价值标准的过滤,可能予以清除,AIP有无 实质成果,回到产生者,如何进行有效的AIP管理 接受者持续AIP管理,启动规则: 将大的进程中行动细化为小的可衡量的单位 确认最终结果 只在有充足资源按期完成的情况下才予以实施,如何进行有效的AIP管理 新的AIP的过滤,Strategic Fit? Does the Deliverable support a strategy or tactic necessary to take advantage of the opportunities identified by the basic mission Does the Deliverable support the organizations defined strategy AND Value-Added Does the Deliverable increase the results of the organization? Does the Deliverable add process improvement by: Improving the responsiveness to internal or external customers while employing minimum resources? Accelerating results while employing minimum resources?,是否符合战略要求 最终结果是否支持或充分发掘使命性机遇所需的战略或战术?最终结果是否支持组织既定战略 是否符合附加价值的需求最终结果是否提高组织的成效 最终结果是否提高流程改进的质量? 在保持最少资源的前提下,提高对内外部客户的反应速度? 能否在保持资源运用最小的情况下,加快结果的实现?,侧重短、中、长期性的AIP综合 将AIP管理流程渗透到基层 向整个组织沟通战略性的AIP优先排序 对所有AIP按照符合战略和附加价值标准进行筛选 实施产生过程,减少“推”的特征 在接受方的实施,增加“拉”的特征 进行启动控制,运用启动规则,进程中行动的控制从高层开始!,如何进行有效的AIP管理 AIP管理内部化流程,记住:身教重于言教 纪律 自律纪律 自律纪律 自律,定期进行业务改进团队对AIP控制的 回顾会议 回顾结果: 评估最终结果的完成周期时间(自上次会议结束到现在) 确定组织启动新项目的能力 评估储存项目,重新进行排序,并根据启动控制的实施规则,启动下一次高优先级的进程中行动 根据需要排除障碍,如何进行有效的AIP管理 AIP内部化流程 (续),如何进行有效的AIP管理 AIP管理的绩效,化乱为治 项目和战略结合 提高产出 总产量提高 价值更高 效率更高 关键行动完成更快 节省15% 到25% 时间,提高内部沟通,
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