公文写作与处理 培培 训训 材材 料料 山东高速建设管理公司 2014 年 5 月 目 录 一、公文的作用 二、公文的种类 三、公文格式 四、行文规则 五、公文拟制 六、公文办理 七、公文写作要点 八、OA 公文处理 一、公文的作用 公文的质量，直接反映公司机关人员的思想深度、政策水平和对公司整体情况、重大问题分析和掌控能力，直接关系到公司的指令传达贯彻成效，直接体现机关人员的能力素质和工作水准。 （一）领导与指挥作用 （二）规范与约束作用 （三）联系和知照作用 （四）宣传与告诫作用 （五）依据和凭证作用 指导工作，传达意图。 （通知） 联系工作，交流情况。 （函） 请示工作，答复问题。 （请示批复） 总结工作，推广经验。 （通知、决定） 记载工作，积累史料。 （各文种） 二、公文的种类 新版党政机关公文处理工作条例 （中办发201214 号）规定： 公文种类主要有 15 种：决议、决定、命令（令） 、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 （一）公司适用的行政公文种类主要有：（一）公司适用的行政公文种类主要有： 1.决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 2.通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 3.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 4.报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 5.请示。适用于向上级机关请示指示、批准。 6.批复。适用于答复下级机关的请示事项。 7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 9.会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 （二）（二）公司机关党群公文种类主要有：公司机关党群公文种类主要有： 1.决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 2.决定。用于对重要事项作出决策和安排。 3.指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 4.意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 5.通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 6.通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 7.公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。 8.报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 9.请示。用于向上级机关请求指示、批准。 10.批复。用于答复下级机关的请示。 11.条例。用于党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 12.规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 13.函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 14.会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。 （三）（三）文种选用常见问题文种选用常见问题 1.缺少文种 2.使用非法定文种 3.文种重叠 4.生造文种 5.文种作为公文标题 6.文种混用 7.同类公文使用不同文种 8.错用文种 （四）（四）主要表现在“报告”和请示的错用主要表现在“报告”和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。 三、公文格式 公文的外部形式，格式，即国家标准规定的固定格式。 公文的内部组织，即公文的主体部分。 依据：中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知 （中办发201214 号） ； 中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准 党 政 机 关 公 文 格 式 （GB/T9704-2012）,2012 年 6 月 29 日发布，2012 年 7 月 1日实施。 一份完整的公文书面格式一般包括：版头、主体、版记三部分。 行政公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 以下为公文示例： （一）版头：（一）版头：公文首页红色分隔线以上的部分。 1.发文字号：用 3 号仿宋-GB2312。发文字号居左空 1字。发文字号应当包括机关代字、年份、序号，如： “鲁高速建 X2014X 号” 。联合行文，只标明主办单位发文字号。 2.签发人：只有上行文才需注明签发人，签发人用 3 号仿宋。签发人姓名使用 3 号楷体。 （二）（二）主体：主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔（不含）以上的部分。 包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等。 1.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为 2 号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。 公文标题中除法规、规章名称加书名号以外及并列的几个机关名称之间可加顿号以外，一般不使用标点符号。 2.主送机关 主要受理公文的机关。名称应用全称或规范化简称。 上行文的主送机关只有一个，不能多头请示和越级请示。 下行文的主送机关有多个时，中间用顿号分隔（或逗号） 。 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用 3 号仿宋-GB2312。有多个主送机关的，各单位之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 3.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用 3 号仿宋- GB2312。 正文中的层次序数 文种结构层次序数一般依次用汉字“一” 、汉字加圆括号“ （一） ” 、阿拉伯数字“1” 、阿拉伯数字加圆括号“ （1） ”不得逆向使用。 层次序数： 第一层“一” （黑体） （作为小标题时句尾无标点） ； 第二层“ （一） ” （楷体） （作为小标题时句尾标点可有可无） 第三层“1.” （仿宋） （无论是否作为小标题，要有标点） 第四层“ （1） ” （仿宋） （必须有标点） 。 4.附注 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附注编排在成文日期下一行，一般加括号，如请示中， （联系人、联系电话等） ， （此件发至*级）等。 5.附件说明 分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用 3号仿宋- GB2312。 “附件”前空 2 个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 如“附件：1.” 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。 附件不能与正文一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 6.发文机关署名 应用全称或规范化简称， 字体字号用 3 号仿宋- GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件空一行） ，居右排，后空 2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。 7.成文日期 一般署领导签发日期。两位以上领导审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。 成文日期应写明年、月、日，用阿拉伯数字书写。位于发文机关署名右下方，字体字号用 3 号仿宋- GB2312，右空4 字编排。 8.公文加盖印章方法 公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 单一印章，骑年压月，上大下小。 两个印章，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。 （三）（三）版记：版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。 1.文尾部分 抄送机关，指主送机关以外的其他需要告知公文内容的上、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，字体用 4 仿宋- GB2312。 2.印发机关和印发日期 一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字， 印发日期居右排， 后空一字， 字体用 4 仿宋- GB2312。 3.页码 一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 四、行文规则 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。 （一）行文总规则 1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。 （二）向上级机关行文规则 1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 2.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示， 应当提出倾向性意见后上报， 不得原文转报上级机关。 3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。 4.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 （三）向下级机关行文规则 主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 五、公文拟制 公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签发等程序。 （一）公文起草 1.内容要求 符合国家法律法规和党的路线方针政策、完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。所提措施和办法切实可行。文种正确，格式规范。 2.文风要求 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。 3.方法要求 深入调研，充分论证，广泛听取意见，设计其他部门职权范围的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。 部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 （二）公文审核 审核重点： 1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。 2.内容是否符合国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施办法是否切实可行。 3.涉及有关部门的事项是否经过充分协商并达成一致。 4.文种是否正确；格式是否规范；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 校核把关退文制度 1.请示件、报告件没有标签发人姓名或没有签署单位公章的； 2.请示件多头报送的； 3.报告中夹带请示事项的； 4.正式文件无特殊原因送给领导个人的； 5.文件内容有明显错误的。 （三）公文签发 1.公文应当经本机关负责人审批签发。 2.签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；联合发文由所有联署机关的负责人会签。 六、公文办理 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 （一）收文办理（一）收文办理 收文可分为阅知性公文（简称阅件）和批办性公文（简称办件）两大类。 收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。 1.签收 认真核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符，核对无误后，要签名或盖签收文章收件。 2.登记 公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。 要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。 3.初审 是否应当由本机关办理。 是否符合行文规则。 是否符合公文起草的其他要求。初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由。 4.承办 承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。 承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后，提出书面办理意见报机