公关礼仪文书,第一节 公关礼仪文书概述,一、公关礼仪文书的特点 （一）礼仪性 不仅文辞典雅、称谓谦恭、祝颂礼貌，而且在书写款式、书写材料等方面也颇为讲究。 （二）情意性 要表达真挚的情感。 （三）广泛性 社会工作和生活中各种公关礼仪活动经常开展，礼仪文书就应各种活动的礼仪之需而产生并发挥着重要的作用。,二、公关礼仪文书写作的注意事项 （一）目的要明确 要根据不同的交往对象和具体的事由，表达特定的内容，传达特定的信息 。 （二）措辞要贴切 讲究用词用语的规范、敬谦和雅重。 （三）格式要规范 礼仪文书用于不同社会交往活动，也就有相对的文种形式，不同的文种形式有各自不同的写作格式。,一、欢迎词,（一）概念欢迎词是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或洗尘宴会上，主人对友好团体或个人的来访表示欢迎的讲话稿。 简言之，企事业单位对来宾表示欢迎的讲话稿。,（二）特点,注意礼貌，感情真挚 篇幅短小，简洁精练 注重口语性，体现欢愉性,（四）写作欢迎词的注意事项称呼要用尊称，感情要真挚。要能较得体地表达自己 的原则立场。 措辞要慎重。勿信口开河，同时要注意尊重对方的风 俗习惯，应避开对方的忌讳，以免发生误会。 语言要精确、热情、友好、温和、礼貌。 篇幅短小，言简意赅。作为一种礼节性的外交或公关 辞令，欢迎词宜短小精悍，不必长篇大论。,欢迎词女士们，先生们：值此XX厂30周年厂庆之际，请允许我代表XX厂，向远道而来的贵宾表示热烈欢迎。朋友们不顾路途遥远专程前来贺喜并洽谈贸易合作事宜，为我厂30周年厂庆更添了一份热烈和祥和的气氛，我由衷地感到高兴，并对朋友们为增进双方友好关系所作出的努力，表示诚挚的谢意 !今天在座的各位来宾中，有许多是我们的老朋友，我们之间有着良好的合作关系。我厂建厂30年能取得今天的成绩，离不开老朋友的真诚合作和大力支持。对此，我们表示由衷的感谢。同时，我们也为有幸结识来自全国各地的新朋友感到十分高兴。在此，我谨再次向新朋友们表示热烈的欢迎，并希望能与新朋友们密切合作，发展相互间的友好合作关系。“有朋自远方来，不亦乐乎”。在此新朋老友相会之际，我提议：为今后我们之间的进一步合作，为我们之间日益增进的友谊，为朋友们的健康幸福，干杯！ XXX厂厂长： 李小悦二五年六月八日,例文简析,这篇欢迎词内容分三个部分。首先写欢迎的原因以及对客人表示热烈欢迎；其次阐明宾客来访的意义、作用，并对来访宾客在相互合作中所作出的努力与贡献表达感谢之意，表示对今后双方交往的期望；最后再次表示良好的祝愿和希望。文章言辞情真意切，友善礼貌，营造出一种友好的气氛。,二、欢送词,（一）概念欢送词是行政机关、企事业单位、社会团体或个人国家机关或单位在公共场合欢送友好团体或亲友出行时致辞的讲话稿。从表达方式上可分为现场讲演欢送词和报刊发表欢送词两种。,（二）特点口语性 惜别性,（三）文体结构,欢 送 词 尊敬的约翰布朗先生：再过半小时，您就要起程回国了。我代表宇辉集团公司，并受王副部长之托，向您及您率领的代表团全体成员表示最热烈的欢送！我十分高兴地看到，近一个星期以来，我们双方本着互惠互让的原则，经过多次会谈，达成了四个实质性协议，取得了令人满意的成果。在此，我们对您在洽谈中表现出的诚意和合作态度，深表感谢！我衷心地希望您和您的同事们今后一如既往，为进一步发展我们双方的经济贸易往来而不懈努力！我们期待着您和您的同事们明年再来这里访问。谨致最良好的祝愿！宇辉集团公司总经理 程维 二六年二月九日,这篇欢送词在向客人表达欢送之意的同时，突出了两方面的内容。其一是与客人会谈的所取得的成果、收获，表达感谢和祝愿。“近一个星期以来”一句，点明客人的访问时间长度。客人“再过半小时，您就要起程回国了”一句，又点明欢送的原由。其二是主人的希望、要求和祝愿。全文感情诚恳，用语巧妙，语言精练，是一篇不错的欢送词。,三、答谢词,（一）概念答谢词是在专门仪式、宴会、招待会上,由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。也指客人在举行必要的答谢活动中所发表的感谢主人的盛情款待的讲话。,（二） 特点 讲究客套，充满真情 注重照应，尊重习惯 篇幅简短，气氛热烈,（四）写作答谢词的注意事项客套话与真情在礼仪场合，必要的客套话是不能省略的，比如“感谢”、“致敬”之类热情洋溢、充满真情的词语。 尊重对方习惯在异地作客，要了解当地民情、风俗、尊重对方习惯。 注意照应欢迎词答谢词要注意与欢迎词的某些内容照应，这是对主人的尊重。即使预先准备了答谢词，也要在现场紧急修改补充，或因情因境临场应变发挥。 篇幅力求简短,答 谢 词女士们、先生们：首先请允许我感谢你们的盛情邀请及款待，今天能够出席你们的招待 会，我感到十分荣幸，能够有机会与在场的中国朋友畅谈，感到非常高兴。随着中国改革开放的进程不断深入，我们两国之间的交往越来越频繁， 许多政府官员、科学家、艺术家、体育代表团和商人的互访，更加深了我们 的友谊。多年来，我一直盼望着能有机会来中国，现在终于圆了我中国之行 的梦。这次在华一年时间的访问学习是卓有成效的，我能够有机会见到许多知 名人士，聆听许多专家、学者的教诲，我们之间互相探讨、学习，并向中国 专家、学者请教，收获很大。我的到访，得到了热情好客的中国朋友的热情接待，我深深感受到了勤 劳、善良的中国人民的热情、友好，我们彼此之间的深情厚谊，令我终生难 忘！借此机会请允许我再一次向大家表示衷心的感谢！祝愿我们两国人民世代友好下去！X X X 二五年十月十二日,这篇答谢词正文分为三部分：其一先对主人的热情款待表示感谢。其二概写自己多年来一直要来中国的愿望，表明了自己访问的收获和感受。其三再次感谢和祝颂。全文情感真挚、感人，语言简练，结构完整，是一篇比较典型的答谢词。,（一）概念 邀请书(信)，是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项重要活动时所常用的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。,一、邀请书（信）,（二）特点 礼仪性 确指性 发送对象是针对特定的单位或个人 （三）类型会议类邀请书，专为庆祝会、纪念会、座谈会等发出；活动类邀请书，专为仪式、宴请、执行等发出；工作类邀请书，专为成果的评审、鉴定、决策的论证而发出。,一、邀请书（信）,一、邀请书（信）,（四）邀请书（信）的文体结构和内容结构标题 在纸上方中间用大于正文的字体标出“邀请书”三个字。也可 在“邀请书”三字前用小字标出发邀请书的单位名称。 称谓 在正文的上一行顶格写被邀请者(个人或者单位)名称。姓名之后可加“书记”、“校长”等职称或者“先生”、“女士”等 尊称。单位名称要用全称，以示尊敬。称呼之后加冒号。 正文 在称呼下一行空两格写正文内容。正文一般写清邀请的目的、 活动内容、性质、时间、地点及应注意的一些问题。 结尾 通常写“敬请光临”、“敬请莅临”、“敬请光临指导” 或 “恭候光临”等礼貌用语。 落款 写清发邀请书(信)的单位名称或个人姓名，下一行注明年月日。 如果单位名称在标题中已标出，可从略，但为了表示礼貌，一般 都是要再次注明的。,关于邀请出席专业建设指导委员会财务会计专业岗位能力与课程体系改革研讨会的函 尊敬的公司财务总监张女士： 经我系推荐，学院批准，拟聘请您担任经济管理系专业建设指导委员会专家委员，并请您出席“财务会计”专业岗位能力与课程体系改革研讨会。 一、会议目的 为使我系的专业定位更加准确，课程设置、教学计划更加符合职业岗位的要求，突出高职特色，特举办本次研讨会。烦请您对我系“财务会计”专业的培养目标、专业定位、岗位能力的分解及课程设置提前准备好指导意见。 二、会议主要内容 （一）成立专业建设指导委员会，并由学院领导为专家委员颁发聘书。 （二）专业岗位能力与课程体系改革研讨。三、会议时间、地点 时间：2006年6月30日(周四)上午8:3011:30。 地点：职业技术学院经管系206会议室。 四、联系人：耿浩，电话：123456789敬请莅临！ 职业技术学院 经济管理系 二OO六年六月二十六日,这是一份邀请函。称谓采用敬称，将职位与称呼结合使用，体现对被邀者的尊重。正文先交代邀请对方的目的，参加会议的主要内容，同时十分清晰地交代了研讨会的时间、地点和联系人。全文思路清楚，措辞得体谦恭，体现出邀请信具有的礼仪性的特点。,二五年全国普通高校评卷教师 邀 请 书 中学老师： 经研究，决定邀请你参加今年全国普通高考语文科评卷工作。如果你不需要回避，无直系亲属参加今年普通高考，请于七月十一日到师范大学阅卷场报到(请开具介绍信，并带工作证)。 此致 敬礼 ！ 全国普通高考师大阅卷场办公室 二五年六月二十八日,这份邀请信因是邀请评卷，因而措词带有体现工作性质的严肃和庄重，还具有类似于行政公文的指令性特征，可作为邀请信的特例。 这说明邀请书的用语，也并不完全是礼貌、典雅、恭敬，而是得考虑邀请对方参与的工作或活动内容的性质，并与之相统一。,邀 请 函,尊敬的_先生/女士：您好！感谢您一直以来对阿里巴巴的支持与信任。八年来，您与阿里巴巴风雨同舟，共创辉煌。在过去的一年里，我们的中国供应商会员通过网上贸易编织了不少精彩的财富故事，阿里巴巴承载着全球投资者的信任和上千万客户的期望成功在香港上市；展望新的一年，阿里巴巴的老客户又会给予阿里巴巴怎样的期待与寄语，阿里巴巴又将给广大的中国供应商会员带来什么新的回馈和服务。,现诚邀您参加“点点商机，硕果累累”阿里巴巴07年网商答谢会活动。阿里巴巴诚挚期望在新的一年能与各位新老客户携手并进，共同开创网上开拓海外市场的新纪元。活动时间：2007 年12月18日活动地点：_青岛丽晶大酒店_恭候您的光临！,回复函,1标题 2称谓 回复函要使用敬称。 3正文 首先，要感谢对方的邀请，并对对方举办的重大活动表示庆贺；其次，若接受邀请，就要表明接受邀请之意，并简要提出参会时需要对方协助办理的相关事宜。,回 复 函,尊敬的某某先生/女士：感谢4月12日来函邀请我们参加2005年北京国际电子产品博览会。我们将非常高兴地参加并计划展示我公司的电子产品。公司李云峰副总经理对参展各项事宜做出具体安排，并将按时参会。具体要求我们将以电子邮件发送给贵公司。非常感谢您的邀请！青岛海达电子通讯公司2005年4月16日,（一）概念 通常也叫请帖、简帖、柬帖，是为邀请客人参加各种纪念活动、婚宴、晚会、诞辰和重要会议等而发出的一种书面形式的通知。在决定比较重大的事项或庄重的场合，需要宾客参加时通常都发出请柬，一般用套红制成帖子形式。邀请书与请柬的区别邀请书与请柬有相似之处,它实际上就是一种比较复杂的请柬，但它使用范围比请柬更广泛,信息容量更大,除了起请柬的作用外，还有向被邀请者交代有关需要做的事情的作用。请柬比邀请书庄重、典雅，表达的礼仪、情感色彩更浓一些。,二、请柬,（二）特点 注重礼貌，措辞典雅 对象明确、制作精美 请 柬 尊敬的先生：敝公司定于2005年6月30日至7月5日8：0017：00在上海瑞金大厦3号楼展览大厅举办现代家具贸易洽谈会。恭候光临。 新大地公司 二五年五月二十五日,二、请柬,简析：这是一份邀请对方参加贸易洽谈会的请柬。时间、地点具体明确，内容简洁，语言谦恭得体。,二、请柬,（三）请柬的类型按内容分为会议请柬和喜庆请柬,（四）请柬的结构和写法从形式上分为横式写法和竖式写法两种。竖式写法是从右边向左边写。从内容上看，请柬作为书信的一种，又有其特殊的格式要求。,（五）请柬的写作要求发请柬的目的要明确，时间、地点要准确。 如果有需要注意的事项如联系人、联系电话、食宿或携带物品、文件要求、交通路线等，要在请柬的后面注明。 如果有签到卡，可把签到卡附在请柬里。 请柬的措词要简洁、文雅，除用礼貌用语外，语气带有希望、请求之意，以表诚心。 要精心制作柬贴。力求美观悦目，书写工整流畅，把柬贴制成一个有珍藏价值的纪念品。若购买制好的现成请柬，要注意字迹必须端正工整，以示尊重对方。,