1第七章第七章 采购部管理制度采购部管理制度 17.1 酒店采购管理制度 .17.2 酒店财务酒库废品询价管理规定 277.3 菜品原料采购、入库、领用、盘点管理规定 28第七章第七章 采购部管理制度采购部管理制度 7.1 酒店采购管理制度酒店采购管理制度 目的:为规范酒店各部门所需物品采购流程，掌握采购原因和用途，明确采购渠道及责任, 加强到 货物品入库、保管、出库管理，规避风险，避免物品积压，杜绝浪费，需每天向领导汇报酒店采购 物品汇总等相关事宜. 7.1.1 采购物品分类、提报依据和时间、相关责任人 酒店采购根据采购频次分为日采、应急随时采购、周采、两周采、月采、季采、年采等形式，具体 为： 1、菜品原料的日采、 、周采、两周采、月采类物品按菜品原料采购、入库、领用、盘点管理规定 执行 2、应急物品：由于酒店经营的灵活性，时常出现客人急需物品，酒店无此类商品或原计划采购物 品不足，出现类似紧急采购时，部门主管立即以电话或当面形式请示部门经理、部门总监安排采购 人员进行购买。食品、菜品原材料、酒水、饮料可转酒店采购部进行采购，其他物品由各部门自行 采购并核销（按紧急采购流程执行） 。 3、酒水类：高档白酒、红酒餐饮部根据用量随时提报；中低档国内白酒、红酒由餐饮部每月 5 日 前根据本月客流量、下月客流量预估及库存情况打提料单，啤酒、饮料餐饮部每月采购两次，分别 于 1 日、15 日上报提料单，经餐饮部经理、餐饮总监、酒店财务部、酒店总经理审批转采购部门 进行采购（按常规物品采购流程执行） 。 4、餐饮部消耗品：每月报一次，各部门每月 5 日前根据本月客流量、下月客流量预估及库存情况 打提料单，经部门经理、总监、酒店财务部、酒店总经理审批转采购部门进行询价采购，已签订长 期供货合同（使用部门直接打提料单）或超过 2000 元的请购件经总裁审批后转招标部采购（按常 规物品采购流程或非日采有供货协议定期结算付款流程执行） 。 5、餐饮部的粮油类、易存放有固定包装的调料类、香烟类、房务部大堂吧物品类、客吧物品类： 每月报一次，餐饮部每月 5 日前将根据本月客流量、下月客流量预估及库存情况打提料单，经部门 经理、总监签字确认，酒店资产会计于 7 日前审核完毕转酒店总经理审核，酒店总经理于 8 日前批 转采购部进行采购（按常规物品采购流程执行） 。 6、办公用品：每月提报一次。每月 10 日前各部门综合科员将本部门下月办公用品计划通过 OA 工 作流形式经部门总监审核后发送到行政总监处，行政总监于 11 日前审核通过后转酒店总经理批转 集团行政部统一采购。 7、印刷品：每月提报一次。每月 5 日前各部门综合科员将本部门下月印刷品计划报件经部门总监 签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于 12 日审核通过后上报行政总监、酒店总 经理、总裁批转集团招标部统一采购。最低采购量不能低于合同约定数量。 8、劳保用品：每年提报四次。每季度最后一个月 10 日前各部门综合科员将本部门下一季度劳保用 品计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于 12 日审核通过后 上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。 9、房务部一次性用品类：每年提报四次。每季度最后一个月 10 日前各部门综合科员将本部门下一 季度一次性用品计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于 12 日审核通过后上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。 10、办公设备：每年提报四次。每季度最后一个月 10 日前各部门综合科员将本部门下一季度办公 设备计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于 12 日审核通过 后上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。 11、瓷器餐具类：每年提报四次。每季度最后一个月 10 日餐饮部综合科员将本部门下一季度办公 瓷器餐具采购计划报件经部门总监签字确认后转酒店行政部总务主管汇总审核，总务主管于 12 日 审核通过后上报行政总监、酒店总经理、总裁，总裁批转集团招标部统一采购。 12、布草类:每半年提报一次，餐饮部、房务部每年 2 月 15 日、8 月 15 日前上报布草请购单经主 管领导签字确认后提报总裁批转招标部进行采购。 13、绿植类: 每年提报一次，餐饮部、房务部每年 2 月 15 日前上报绿植采购单经主管领导签字确 认后提报总裁批转招标部进行采购。 14、制服类：每年提报一次，房务部每年 2 月 15 日前上报制服采购单经主管领导签字确认后提报 总裁批转招标部进行采购。日常新进员工需量体裁衣时，按需提报。215、保洁设备类：每三年提报一次，最后一年 2 月 15 日前上报设备请购单经主管领导签字确认后 提报总裁批转招标部进行采购。 16、员工福利用品：春节福利用品需提前 30 天、其他福利用品需提前一个月，酒店行政部将酒店 所有部门所需物资汇总完毕后经各部门总监、酒店总经理签字确认后上报主管副总、总裁批转招标 部进行采购。 17、为控制库存量及降低所购物品价格浮动对酒店成本的影响，各部需控制每次提报采购的数量， 预测数量有依据。所有物品库存量原则上最多不超过半年使用量。 7.1.2 采购物品标准 1、酒店各部门在请购物品前要核查是否有库存，要做到计划合理，用多少请多少。如果库存中有 其它类型的物品可以和需请购的物品通用，可以不用请购，上报物品领用时标注清楚。 2、作为请购部门在填写请购件时必须将品名、规格型号、材质、品牌（包含替代品牌） 、档次等资 料信息填写完整、准确。如有指定使用人的需明确标出，否则不予批准请购。 3、若无法提供规格型号、品牌的材料，必须附带样品或物品彩色照片或使用部门随同询价采购， 否则不予批准请购。 4、涉及到有使用期限要求的物品，必须标注生产日期范围、质保期范围等详细要求，否则不予批 准请购。 5、急件请购单在第 2 条标准基础上，在备注栏标注急件， （同时并转发电子版）否则不予批准急件 请购。必要时，请购人可亲自按急件请购流程找领导批转。食品、菜品原材料、酒水、饮料可转酒 店采购部进行采购，其他物品由各部门自行采购并核销。 7.1.3 采购责任划分 1、使用部门要经常观察物品库的实际库存量（看系统并咨询仓库管理员，仓库管理员有义务告知 库存量情况及有保质期物品的质保期时间） ，保证所有库存的物品在最低库存量以外运行，如发现 实际库存快到最低库存量时，使用部门提料责任人及时制作请购单上报请购，并向采购部提出合理 的到货时间。如果提料责任人没有及时打请购单请购导致物品供不应求或沽清，该责任由提料责任 人承担。 2、所有采购单必须按请购流程时限进行批转至总裁批准，提料责任人认真填写采购单并上报逐级 审批，若审批人或审批部门未按时限上报或未签署明确意见，所造成后果由相关审批人、审批部门 承担责任。 3、提料责任人还要负责跟踪物品到货的进展程度，自上报请购单后必须每天核一次物品库的实际 库存量，并将物品实际库存量反映给采购员，如果物品实际库存量已经达到或低于最低库存量，请 购的物品仍未到货时，应及时通知采购部采购并尽快到货，如果采购回复不能按要求到货，提料责 任人要在第一时间上报部门领导，领导必须给出明确解决意见，进行协商解决并保证按时到货。若 违反以上规定，责任人及其上级领导负责承担相应责任。 4、采购员接到请购单后无故未按时限作出采购或采购不及时，或采购出现异常问题导致不能及时 供货，采购员必须及时上报部门领导，领导必须给出明确解决意见，进行协商解决并保证按时到货， 若违反以上规定，责任人及其上级领导负责承担相应责任。 7.1.4 物品采购价格控制 1、菜品原料采购的价格控制按菜品原料采购、入库、领用、盘点管理规定执行。 2、 除日采或紧急采购且无供货合同的物品，采购人员根据所需物品的规格、尺寸、质量标准等要 求现场至少询价三家（独家经销或特殊物品除外）比价，上报经相关部门及领导审核批准后采购， 未经批准的不许采购，否则采购到货的物品所发生的费用由采购人员自行承担；若后续审核部门复 查，价格超出 3%以上，超出部分由采购人员自行承担。 3、 有长期供货合同的物品，使用部门必须打提料单，经相关领导审批后转采购部门发供货确认函 采购到货，未经批准的不许通知供应商送货，否则采购到货的物品所发生的费用由发出通知的人员 承担。 7.1.5 物品验收标准 1、大批量物品到库验收时，采购部门必须提前 24 小时通知相关部门确切验收时间、地点，验收部 门人员 10 分钟以到场验收。 2、小件（含急件）当天到货时，采购部门提前 2 小时通知相关部门到货验收时间、地点，验收部 门人员 10 分钟以到场验收。 3、所有请购材料到库时必须附有该材料的说明书、合格证、商标品牌、保修卡。由采购人员负责 填写入库单，必须详细标注入库时间、材料名称、规格型号、数量、单位、经销厂家（包含电话及 地址）品牌、质量附件、出厂日期、保质期限、使用地点；由请购部门责任人（部门主管级以上人 员）负责采购物品及相关附件外观质量验收，同时并在入库单上填写计划出库时间；由技术部门 （电脑等信息相关设备由电脑部指定专人负责验收内在质量，工程类设备由工程部指定专人负责验 收内在质量）验收内在质量，由财务部负责验收数量。 4、由于在验收时无法外观检查质量的材料，在短期运行过程中和未过质保期间非人为损坏的，由 采购部门负责协调更换，无法更换的由采购部门自行解决。 5、已经签订采购合同的材料、物品，必须在质保期到期前三个月，使用部门必须组织技术、监督3部门进行联合验收，确认是否存在问题隐患，如果有问题，由使用部门给供货单位下发联络函，催 其履行维修义务，如果供货单位不到场，由使用部门自行进行维修，留存影像资料，必要时进行公 证，同时给供货单位发联络函，让其对发生的维修费进行书面确认，如果使用部门没有及时发函， 导致维修费用没有对方确认或对方不认可，则维修费由使用部门承担。 6、对于电脑设备软、硬件系统、附件、赠品由集团电脑部、使用部门、采购部门、财务部门进行 联合验收，相关资料、软件备份存入集团档案室。 7、涉及到消防器材硬件设备设施、附件、赠品，由请购部门、采购部门、财务部门、行政部安管 队长联合进行验收，相关资料、软件备份存入集团档案室。 8、使用部门验收人员验收完成后，必须将材料明细、出库日期在使用部门的材料到货验收登记 表详细填写。 9、使用部门指定责任人应及时查看消耗品、酒水类库存，及时请购。 10、如请购人员未按要求填写请购单内容（品牌、规格等要求） ，不予请购。 11、如验收人员将不符合验收标准的货物验收入库，造成损失的，产生的费用由参加验收人员同比 例承担。 12、若因请购单填写不全面，或使用部门对前期采购物品关键项未明确说明，导致采购部门采购到 货实物不符合使用要求需换货，如产生采购差价，产生的差额费用由提料人、直属上级、部门经理、 部门总监按 55%、20%、15%、10%承担采购差价。 13、验收责任人在验收过程中未按严格采购标准验收，使用过程中导致损失，验收责任人将承担全 部损失。 7.1.6 请购物品录入系统 1、酒店现场办公、宿舍、劳保资产管理由酒店行政部负责。酒店指定综合科员对傲今系统录入。 请购物品到库经验收后，15 点前到库的小量物品当天必须录入系统。15 点后到库的物品或大宗物 品必须在次日中午前录入系统；急件必须随到随时录入系统。 2、物品在录入系统时，必须标有材料名称、规格型号、数量、单位、单价、经销厂家（包含电话） 、 品牌、出厂日期、保质期限、使用年限、使用位置或类别、库存量、请购人员、验收人员及到货时 间，从系统上一目了然，提高相关部门的工作效率。酒店现场办公、宿舍、劳保资产录入责任人： 综合科员。其他固定资产等录入责任人：酒店资产会计。 3、库存备件必须录入单独系统，在上述 2 款的基础上必须录入最低库存量和现有库存量，并严格 按备品、备件最低库存量把关。 7