铁路科研企业合同管理信息系统设计铁路科研企业合同管理信息系统设计 1 关键业务流程 合同管理信息系统在开发设计过程中，需重点考虑起 草合同和变更合同在审核处理过程中的状态转换情况。起 草合同一旦录入则置为待发送状态，在进行审核时，会依 据实际情况产生审核通过或审核未通过的状态。在合同进 行结项操作后还可以进行取消操作，恢复到审核通过状态。 起草合同状态为审核通过时，如果需要对合同状态进行修 改，则需要启动合同变更流程，变更合同的状态与起草合 同的状态相同。审核通过的变更合同在审核通过状态下可 以再次进行变更。结项状态的合同不能进行任何修改操作， 如需要进行修改，则必须取消结项操作，将合同置为审核 通过状态，然后使用变更合同的流程对其进行修改。同时， 系统应重点解决合同的起草、评审和执行情况监控，主要 有合同起草和合同变更 2 个流程合同变更流程在新增合同 审核通过后进行。业务流程。 2 系统设计 总体架构 合同管理信息系统总体构架共划分为 4 层。 （1）数据层：主要用于数据的存储，为其它各层提供 基础的数据支持。包括合同信息、变更信息审核信息、附 件信息、统计信息、基础信息 6 个数据库 （2）支持层：对系统的基础和公共功能进行整合，形 成平台，主要包括：组织机构管理、数据字典管理、数据 导出管理、角色管理、权限管理、登陆管理等模块。 （3）业务层：业务层是合同业务处理的核心内容，基 于数据层和基础层建立，包括：合同起草管理。合同变更 管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理 5 个 模块。 （4）访问层：使用平台层的登陆管理，进行认证后， 对业务和平台操作在页面中进行统一展现。 系统功能设计 按照系统功能分析结果，为实现系统建设的目标，系 统在提供人员部门、角色管理等基础功能的情况下，需要 实现 5 个应用系统的功能，主要包括合同起草管理、合同 变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理。 各业务模块基于支持层建立，是实现企业合同管理规范的 关键。起草合同在审核通过后，可以进行合同变更，变更 合同也必须在审核后才能生效。起草合同和变更合同进入 执行管理。只有录入了财务数据的合同才能进行结项管理。 在进行收、付款合同统计和合同管理统计时，不区分是否 为结项合同。合同管理信息系统各子系统关系。 合同起草管理起草合同管理是办理合同业务的入口， 为合同管理人员起草合同时使用，在此处提供新合同信息、 审核未通过合同信息、待办事项的提醒等功能。系统中要 管理的合同关键信息包括合同基本信息（名称、类别、对 方单位、签订日期、起止日期、签订人等） 、财务信息（合 同金额、计划到付款信息、多部门联合分劈信息等） 、合同 文本等。 合同变更管理当已签订的正式合同需要变更时，由合 同管理人员发起变更申请业务流程。此功能主要包括合同 内容修改和合同变更申请的提交，以及对未通过审核的变 更合同的修改，并提供合同变更历史和审核意见的跟踪查 看功能。 财务信息管理财务人员对已签订的合同进行日常管理。 包括财务工作号记录、实际到付款信息、发票开具与接收 信息、税款信息等。 合同执行管理执行管理功能主要对合同的执行情况进 行监控和管理，重点是对合同查询和统计功能。 （1）收/付款提醒：依据收付款计划，提醒合同管理 人员近期收付款信息； （2）结项管理：当合同履行完成时，进行合同的结项 操作，同时应对特殊情况，系统支付解除结项功能； （3）查询与统计：在对合同进行分类别、分形式管理 的基础上，重点统计与分析系统的收/付款情况、税款情况、 开具发票等。 合同模板管理针对铁路科研企业合同种类多而杂的特 点，方便合同起草人正确的使用最新的合同模板，系统提 供外部合同模板、企业内部合同模板以及版本管理。 系统管理功能模块主要为以上系统功能提供支持，主 要包括组织机构管理、角色权限、人员管理、数据字典管 理和系统日志等功能。其中数据字典涵盖了合同内容中的 所有选择项的内容，包括合同类别、企业实体等内容，并 与查询与统计功能紧密衔接。 3 结束语 本文在铁路行业及签订合同类型和特点的基础上，全 新设计了一套适应铁路信息化科技型企业的合同管理信息 系统。按照数据层、支持层、业务层、访问层 4 个层次搭 建了系统的总体构架，明确了各子系统之间的关系，实现 了系统的关键设计。该系统对起草、变更、财务管理、执 行管理、系统管理等各项功能进行了分析，并详细阐述了 系统各项功能设计。系统已经完成总体设计、开发、测试 及上线部署工作，并已投入使用，运行稳定。该套信息管 理系统实现了企业合同规范化的动态管理与监督,有效的规 范了业务流程，方便了信息统计和查询，既解决了企业合 同管理的实际问题，提高了企业的管理效率，也较好地满 足了现代科技型企业的管理要求，使企业运行更加规范化、 科学化、标准化。