第三章 会展项目组织,某地旅游部门为了扩大该地区的旅游影响力，举办一次旅游目的地的促销专题讨论会，具体目的如下：1.提高本地区的旅游目的地的声誉；2.为旅游爱好者和当地旅游企业提供一个聚会，讨论和解决地区旅游业问题；3.协助扩大市场营销网络，发现机遇；4.发现合适的目的地推广策划案。该研讨会将向与会代表提供与政府官员及国家、省和地方旅游部门负责代表接触和洽谈项目的机会，同时还能结识各地的企业家、酒店经营者、旅游代理商、旅行活动组织者和媒体代表。在大会分设的小组讨论会上，所有与会代表将应邀发言阐述自己的看法，通过集思广益发现对策，解决问题，实现研讨会的目的。,第一节 认识会展项目组织,一、列出应邀组织机构以及客人的名单。二、制定一份运行项目的组织结构图。三、制定一份研讨会项目经理的岗位职责。,第一节 认识会展项目组织,（一）会展项目组织,从名词词性上看，会展项目组织就是为了完成会展项目而建立的组织，也称为会展项目组，大中型的会展项目组织成为会展项目经理部，表现为组织形式，即按照一定的体制、部门设置、层次划分及职责分工而构成的有机整体。主要负责会展项目的管理。从动词词性上看，会展项目组织，就是会展项目组织机构为了达成会展项目目的、有系统的集合会展主体，参与会展活动的行为。主要有信息组织、参展商的组织以及观众的组织等等。主要体现为会展项目的组织活动。,第一节 认识会展项目组织,（一）会展项目组织,(1)会展项目组织的目标性。 (2)会展项目组织的聚集性。 (3)会展项目组织的市场性。 (4)会展项目组织的策略性。 (5)会展项目组织相对稳定性。,第一节 认识会展项目组织,（一）会展项目管理组织机构设置原则,第一节 认识会展项目组织,（二）会展项目组织结构设置的具体步骤,第一节 认识会展项目组织,第一，确认会展项目组织的目标； 第二，划分完成会展项目组织目标所需的各项活动； 第三，将活动分类及汇总，而形成组织中的部门或单位； 第四，确认组织结构中直线与幕僚的地位，以及管理幅度的大小； 第五，授权各部门主管，明确规定各单位人员职责； 第六，提供所需的人才、资源及环境； 第七，建立各单位间的纵向命令连锁阶层、横向联系关系。,（一）工作队式项目组织,第一节 认识会展项目组织,因会展项目具体工作而临时组建成一个工作队，适用于大型会展项目，会展项目期一般很紧，而且岗位多、需要多部门密切配合才能完成，工作队式结构比较能胜任。 1.特征工作队式项目组织具有如下特征：(1)项目经理在会展企业内抽调职能部门的人员组成管理机构。特别是大型会展项目组委会，很多工作成员来自于不同的政府部门或企业。(2)项目管理班子成员在项目工作过程中，由项目经理领导，原单位领导只负责业务指导，不能干预其工作或调回人员。(3)项目结束后机构撤消，所有人员仍回原在部门。,（一）工作队式项目组织,第一节 认识会展项目组织,因会展项目具体工作而临时组建成一个工作队，适用于大型会展项目，会展项目期一般很紧，而且岗位多、需要多部门密切配合才能完成，工作队式结构比较能胜任。 2.优点工作队式项目组织具有如下优点：(1)能发挥团队成员各方面的特长和作用。比如翻译、设计师、司仪、现场管理专家分散在各部门，通过工作组合而发挥其应有的作用。(2)各专业人才集中办公，办事效率高，解决问题快。(3)项目经理权力集中，受干扰少，决策及时，指挥灵便。(4)不打乱企业的原有结构。,（一）工作队式项目组织,第一节 认识会展项目组织,因会展项目具体工作而临时组建成一个工作队，适用于大型会展项目，会展项目期一般很紧，而且岗位多、需要多部门密切配合才能完成，工作队式结构比较能胜任。 3.缺点(1)各类人员来自不同部门，具有不同的专业背景，团队配合不够默契。(2)各类人员在同一时期内所担负的管理工作任务可能有很大差别，很容易产生忙闲不均。(3)适应新的工作环境时间长，容易产生不稳定感或临时感。,(二)部门控制式,第一节 认识会展项目组织,一般会展公司都有项目部，项目部负责项目运行，这种组织结构适用范围一般适用于小型的，专业性较强，不需涉及众多部门的会展项目。部门控制式的主要特征就是按职能原则建立项目组织，把项目委托给某一职能部门(项目部)，由项目部经理管负责，在本单位选人组成项目组织。其优点就是人事关系容易协调；从接受任务到组织运转，启动时间短；职能专一，关系简单。其缺点就是不适应大项目需要。,（三）项目型组织结构,第一节 认识会展项目组织,项目型组织结构就是企业中所有人都是按项目划分，几乎不再存在职能部门；其优点就是项目型组织的设置能迅速有效地对项目目标和各户的需要做出反应。其缺点就是资源不能共享，成本高，项目组织之间缺乏信息交流。,（四）矩阵型组织,第一节 认识会展项目组织,矩阵式组织(matrix organization)结构又称规划目标结构，是把按职能划分的部门和按产品(或项目、服务等)划分的部门结合起来组成一个矩阵，是一名管理人员既同原职能部门保持组织与业务上的联系，又参加产品或项目小组的工作的一种结构。职能部门是固定的组织，项目小组是临时性组织，完成任务以后就自动解散，其成员回原部门工作。这种组织结构非常适用于横向协作和攻关项目。,（四）矩阵型组织,第一节 认识会展项目组织,1.特征矩阵型组织特征如下：(1)项目组织与职能部门同时存在，既发挥职能部门的纵向优势，又发挥项目组织的横向优势。(2)专业职能部门是永久性的，项目组织是临时性的。职能部门负责人对参与项目组织的人员有组织调配和业务指导的责任。项目经理将参与项目组织的职能人员在横向上有效地组织在一起。项目经理对项目的结果负责，而职能经理则负责为项目的成功提供所需资源。,（四）矩阵型组织,第一节 认识会展项目组织,2.优点矩阵型组织优点如下：(1)将职能与任务很好结合在一起，既可满足对专业技术的要求，又可满足对每一项目任务快速反应的要求。(2)充分利用人力及物力资源。(3)促进学习、交流知识。,（四）矩阵型组织,第一节 认识会展项目组织,3.缺点矩阵型组织缺点如下：(1)双重领导。(2)各项目间、项目与职能部门间容易发生矛盾。(3)项目组成员不易管理,（五）网络型组织结构,第一节 认识会展项目组织,网络结构是一种很小的中心组织，依靠其他组织以合同为基础进行制造、分销、营销或其它关键业务的经营活动的结构。 在网络型组织结构中，组织的大部分职能从组织外“购买”，这给管理层提供了高度的灵活性，并使组织集中精力做它们最擅长的事。对于会展公司而言，只要掌控好核心资源，一些业务都可以外包给其他公司。,（五）网络型组织结构,第一节 认识会展项目组织,（五）网络型组织结构,第一节 认识会展项目组织,网络型组织结构特征如下： (1)信息网络技术强； (2)高度灵活性和适应性； (3)充分利用外买与外包； (4)明确的契约关系； (5)精英精力班子核心。,（五）网络型组织结构,第一节 认识会展项目组织,网络型组织结构优点如下：(1)降低管理成本；(2)企业大范围内供应链与销售环节的整合；(3)企业充分授权式，组织结构具有更大的灵活性和柔性；(4)整合各项资源，网络中的各个价值链部分也随时可以根据市场需求的变动情况增加、调整或撤并；(5)组织结构可以进一步扁平化，效率高。,（五）网络型组织结构,第一节 认识会展项目组织,网络型组织结构缺点如下： (1)可控性太差。 (2)外部合作组织都是临时的，组织将面临解体的危险； (3)员工对组织的忠诚度比较低。,第一节 认识会展项目组织,组织结构的设计是把任务、责任、权力的利益进行有效组合和协调的活动。会展项目组织结构设计和选择是一个动态的工作过程，需要根据项目的类型、级别、特征、活动内容、任务目标、人才特征等内容而进行设计和选择。一般会展项目采取矩阵式组织结构，体现为“脉动”型的组织性质特征，即随着项目进展，组织结构人数会随着变化，另外，这种组织结构具有双重命令系统。一方面，名每个项目经理直接向总经理负责，并对团队所负责的会展项目负全部责任，责权由总经理负责；另一方面，公司的每个职能部门有责任向项目组织提供最好的技术支持和相应服务。,第一节 认识会展项目组织,项目组织结构设计可能三种情况： 第一，新承接的会展项目需要进行会展项目组织结构设计。第二，原有项目组织结构出现无法适应原有会展项目等较大的问题时候，原有组织结构需要进行重新评价和设计。第三，组织结构需要进行局部的调整和完善。,第一节 认识会展项目组织,项目部是会展项目管理的重心，是部门设置和岗位设置成本核算的中心，它是代表公司履行合同的主体。项目部一般由策划组、总务组、现场组、财务组等组成，负责项目的日常运作和管理。,（一）会展项目部的岗位设置,第一节 认识会展项目组织,（一）会展项目部的岗位设置,第一节 认识会展项目组织,（二）项目部各部门的职能,第一节 认识会展项目组织,（二）项目部各部门的职能,第一节 认识会展项目组织,（二）项目部各部门的职能,第一节 认识会展项目组织,（二）项目部各部门的职能,第一节 认识会展项目组织,（一）岗位设置的原则,根据项目性质展开工作分析，设置不同的部门，而不同部门又有不同岗位，不同的岗位又有不同的职责。,第一节 认识会展项目组织,（二）编制职位说明书,职位说明也称岗位说明书，工作说明书，是对工作的性质、任务、责任、环境、方法以及岗位工作人员的任职条件所做的书面记录，它是根据工作分析的各种调查而进行编写的。,第一节 认识会展项目组织,（二）编制职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,会展项目组中职位说明书，主要是明确项目组每个成员的管理隶属、任职条件、职位目的、职位范围、考核内容等，员工拿到职位说明书，就清晰了解自己的职责，所要负责的具体工作。大型的会展公司有较多的组织结构，如经营管理层、策划部、财务部、外联部、招商部、创意设计部、会展服务部、信息管理部、特装制作部、工程管理部、物流部、安全保卫部、人力资源部等等。,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第一节 认识会展项目组织,（三）会展项目组中的主要职位说明书,第二节 会展项目人力资源管理,志愿者服务中越青年大联欢600名参与中越青年大联欢活动的专业志愿者，2010年8月22日开始接受培训，在一天时间里，他们接受了4场讲座和3场集体活动的洗礼，为展示中国志愿者风采做好准备。在培训中，外事礼仪讲座受到了志愿者们的特别关注，讲课老师在台上介绍各种外交常识和涉外礼仪时，不少人都认真地做起了笔记。利用课间休息时间，他们还就地演练起来。 自6月底中越青年大联欢活动志愿者招募工作开始以来，活动组委会共面向全社会招募志愿者1850名，其中熟练掌握越南语的专业志愿者600名，礼仪志愿者50名，普通志愿者1200名。这些志愿者主要来自驻邕各大院校，为提升他们的服务技能，确保服务质量，活动组委会近日开始专门组织专家对志愿者进行集中培训，内容包括志愿服务理念，外事礼仪，中越青年大联欢活动的背景、意义等。,第二节 会展项目人力资源管理,在中越青年大联欢活动期间，志愿者们将在联欢晚会、代表团参观考察及中越青年友谊林种植暨中越青年友谊墙建设启动仪式、中越青年友好论坛等主题活动中提供为期一周的志愿服务，服务内容包括：随团翻译、活动协调、公共服务、礼宾接待、引导服务、语言协助、秩序维护等。,第二节 会展项目人力资源管理,一、根据上述项目，制定为期五天的人力资源直方图。二、根据上述项目，列出培训志愿者的培训大纲。三、制定一份提高志愿者对客户服务质量的激励方案。,第二节 会展项目人力资源管理,