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办公用品管理,学习目标,能够购买或租用办公设备以及消耗品。 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。,某公司的秘书小张,负责办公室办公用品和办公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品,采购单上列有如下用品:货架2个,储藏文件夹2个,打印纸5箱,打印墨盒15个,信封300个,记事本200本,稿纸300本,铅笔、油笔、签字笔各10盒,大头针、曲别针各40盒,订书器10个,碎纸机2台,备忘录100个,纸篓20个。训练(1)写出采购以上商品的程序。 训练(2)如何办理进货入库手续?,技能训练,任务情景,小张到行政部就职已有一段时间了,部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发,同时又交给他一份采购清单,让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏,是否需要补充一些。第一次接到这样的工作,小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。思考:办公室资源采购程序如何?要遵守哪些基本原则?,一、办公用品的种类,(1)纸簿类:复印纸,复写纸,标签纸,笔记本,普通白纸,带单位抬头的用纸 (2)笔尺类:铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液 (3)装订类:大头针、打空机、剪刀、订书机 (4)归档用品:文件夹,档案袋 办公设备专用易耗品:复印机用墨盒,计算机磁盘 办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类:办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等,二、办公用品的购买或租用,一、办公用品的购买程序,(1)由需要购买货物的人填写公司内部的购买申请表并签字,说明需要货物的理由和细节,经过部门领导批准后批准后交给采购人员。(2)由采购人员向供应商发出购买需求,各供应商返回对应的报价单或估价单,经过采购人员比较、筛选。(3)填写正式订购单并签字,说明订购货物的详细情况,发送给选定的供应商,该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准,同时要复制一份给会计部门,表示开始购货,准备付款。(4)当收到供应商的货物后,要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物,查明货物的数量、质量应当符合要求,讲签收后的交货单送会计部门(5)采购人员要根据收到的货物填写入库单,货物入库,库房人员要签字表示货物进库(6)会计部门收到发票后,对照交货单、入库单、订购单,三单数字应当相符,经财会主管签字批准,支付款额。,采购过程中的各类函件与表格,(见教材P20),采购过程中的各类函件与表格,采购过程中的各类函件与表格,办公设备和易耗品的订购方式 (1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。 (2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购,需给供应商发传真,详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节,供应商在接到传真后,会按要求送货上门。 (3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单,在订购时需将订购单值写好,邮寄或传真给供应商,供应商根据要求送货上门。 (4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务,如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等,通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。,采购人员对供应商进行比较筛选,提供的价格和费用质量和交货 售后服务 安全可靠性,任务实施 (1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品,并查看相关价格;撰写询价函并向对方公司发出。 (2)得到对方公司的报价函后,与市场价格和以前购买的相同产品的价格进行比较,确保价格的合理性;撰写采购申请,连同对方公司的报价函一起上交给购物部门负责人,审核批准采购申请。 (3)得到购物部门负责人的批准后,到财务部门进行财务审批,得到同意的签署意见后,拿给总经理审批;得到总经理的签署意见后,按照购置物品程序向对方公司发出订购单。 (4)做好验收工作,根据逐级批准的购置单验收已购物品,二者相符后,填写收货单,确认无误后签字,最后索要票据和审核票据。 (5)收藏好票据,并将物品逐一登记入库,以便保管和领用。,任务情景,小张是公司的办公室秘书,管理着办公用品的采购、保管和分发。长期以来,公司办公用品的管理一直处于无序状态,办公用品管理比较模糊,漏洞比较大,完全不正规,差什么就去采购什么,没有一个大的计划。发放就更不用说了,哪个部门缺少什么派个人就来领,也不用办理什么领取手续。一年下来,统计办公用品的消耗或费用根本无法准确清晰地反映出来,领导要求严格整顿办公室物品的管理,建立健全规范的办公用品、办公设备的管理制度。思考:小张接下来应该如何做?,三、办公用品的接收,(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。 (2)发现数量不对,应立即通知采购部门联系供应商。 (3)接收数量的出入也应通知采购部门,以按真实数量支付货款。 (4)接收的每一类货物的详情,应输入到办公用品库存卡的接收项中。 (5)接收后,要及时更新库存余额。 (6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。 (7)订立物品发放制度,确定物品发放人。,四、办公用品的保管,(1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全,减少丢失。 (2)各类物品要清楚地贴标签,表明类别和存放地,以便能迅速找到物品 (3)新物品置于旧物品的下面或后面,先来的物品先发出去,这可保证物品不会因过期而不得不销毁 (4)体积大、分量重的物品应放置在最下面,以减少从架子上取物时发生事故危险的可能 (5)小的物品、常用的物品,如订书钉盒,应放在较大物品的前面,以防止被较大的物品挡住,不易见到和领取 (6)储藏间要有良好的通风,房间保持干燥。 (7)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到,五、办公用品的发放,(1)指定专人发放 (2)按照公司规定的发放时间发放 (3)紧急需要物品时,要经过有关领导批准给予发放 (4)必须填写物品申请表,并由领导签字批准 (5)物品申请表重的申请表编号、申请部门、物品名称、数量、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期等要填写清楚 (6)清点核实所发放的办公用品 (7)提醒使用人注意节约,杜绝浪费,库存物品分类记录表,物品申领表,任务情景,小张负责公司A4文件纸张的购买,企业已经确定该种纸张的最大库存量为100令,最小库存量为15令,再定货量为25令。思考:小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织订购新货?这种文件纸张库存还剩多少时就会出现供不应求的现象,会影响企业的正常运转?,六、办公用品的库存控制,最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量,这个数字的确定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。最小库存量。当库存余额达到最小库存量时,就必须采取紧急行动检查是否已经定货,并与供应商联系,确定可以接受的交货时间。再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间长短来确定的,当库存余额与再定货量接近时,就意味着必须订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量,以保证业务的正常运行。,库存控制的优点(1)大量的资金不被不必要的库存占用。 (2)空间不被用来存储不必要的货物。 (3)能监督个人和部门对物品的使用。 (4)避免物品被破坏或因过期而作废。 (5)保持充足的库存,以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。 (6)可利用准确的库存进行估价。,七、办公用品的库存监督,检查库存物品申请表和库存卡,从而了解各部门和某个人使用物品的情况,其目的是防止物品的过度使用,这种库存监督可能每2个月1次。定期检查库存记录卡,了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定货量,其目的是了解公司发展变化后,在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量;也通过监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常1年检查2次检查实际库存,将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较,看是否有出入,其目的是防止浪费和被盗;准确计算库存价值;剔除那些从未使用的物品;发现和纠正库存记录的不正确填写。这种监督通常有规定的时间间隔,例如1年4次。,八、建立库存目录,(1)库存目录系列序号。 (2)财产描述。 (3)财产消耗。 (4)供应商名称。 (5)接收日期。 (6)存放位置。,要学会填写库存记录卡,原材料库存月报表,年 月 日,库存物品分类记录表,编号: 类别;办公文具 第23页,九、办公设备建档,1.对日常用品、办公用品、办公家具、各类设备的数量、现状和使用情况调查的清清楚楚,然后进行分类建档。包括名称、制造商、购买时间、放置地点等 2.设备的操作、保修和维护信息 3.设备的故障排除和零部件更换信息,发生故障的日期,情况,报告人等 4.设备的使用情况登记。,任务实施 通过库存知识的学习,我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100令,超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25令时候,小张就要组织再次订购新货了。如果A4文件纸数量少于15令时小张还没有去购买这种纸,那就是小张的失职了。,班级要举行元旦联欢晚会,你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。你打算从哪几个方面做好这件事?,技能训练,秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好,每次进货时,他都能够很快记住所进货物的规格和质量,因此他从不做用品登记。一天下午,他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货,小张因为当时有事,就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时,小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单,也没有清点货物,下班时关上门就走了。到了月底清点库存时,发现少了很多用品,小张也说不明白这些用品的去处。 分析讨论:说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处,并讨论如果你是小张,应在哪些方面进行改进?,案例分析,你马上要休年假了,时间是15天,领导已经批准了你的休假请求,从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室的秘书,要负责办公用品和办公设备的采购和分发,为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏,你休假前应该做些什么?,案例分析,2008年9月8日星期一上午8:30,宁波市慈铭健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔7支,文件夹4个,他该如何领用呢?,技能训练,
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