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企业常用公文及事务文书写作,朱 鹏 杰E-mail: peng7988163.comQQ: 121593001,第一节 公文概述,第二节 通知,第三节 报告,第四节 请示,第五节 函,第一节 公文概述,一、公文概念、特点和种类,(一)公文概念,(二) 、公文的特点,作者的法定性,文体的规范性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,第一节 公文概述,一、公文性质、特点和种类,(三)公文种类,什么是公文格式,公文格式,也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。这种格式是公文的形式标志,它不仅可以区别于应用文的其它文种,而且也表示出公文的法规性,使公文更好地发挥效用。,二、公文的一般格式,1.用纸格式:A4型,幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm,订口(左白边)空28mm。 2.排版格式:正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行,每行排28个字。 3.印装格式:左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 4.书面格式,二、公文的一般格式,1.眉首区:公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等 2.主体区:公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等 3.版记区:主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,二、公文的一般格式,2.秘密等级和保密期限 ,表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,二、公文的一般格式,3.紧急程度,标明“特急”、“急件”。,二、公文的一般格式,4.发文机关标识 ,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,5.发文字号 ,由发文机关代字、年份和序号组成。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时发文字号居右侧。,二、公文的一般格式,7.红色反线 。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.标题,由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素,但不是所有的标题都具备三要素。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文,其办文意图应是面向全国各单位的,但也可理解为只是面向本系统,易产生歧义,其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”,应补上。,二、公文的一般格式,概括为:废止部分规范性文件,二、公文的一般格式,2.主送机关,即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外,一般都有主送机关。,二、公文的一般格式,3.正文,是公文的主体,是反映公文具体内容的部分。,二、公文的一般格式,4.附件,是指随公文转发、报送的文件或资料。,二、公文的一般格式,此处的发文机关可以写,也可省略。,二、公文的一般格式,5.成文日期,公文生效的时间,一般公文以负责人签发的日期为准 。,二、公文的一般格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,二、公文的一般格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.主题词是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化词。,二、公文的一般格式,2.抄送机关,是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,二、公文的一般格式,3.印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,四、公文写作要求,据国家行政机关公文处理办法第五章第二十五条规定,草拟公文应当做到如下事项: (一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。 (二)情况属实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不由,字词规范,标点准确,篇幅力求简短。 (三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。,(四)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层“(1)”。必须使用国家法定的计量单位。 (五)用词用字准确、规范 文内使用非规范化的简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,公文文体常识,公文概说(概念、种类、特点),公文格式,行文规则,公文处理(任务、程序图),书面格式、印装格式 排版格式、用纸格式,行文关系 行文方式 行文原则,本节小结,节后复习题,一份公文的主题词位于公文的哪个部分? A眉首区 B主体区 C版记区 D附注区 公文的标题必须包括() A发文机关 B主要内容 C发文意图 D文种,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文,其办文意图应是面向全国各单位的,但也可理解为只是面向本系统,易产生歧义,其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”,应补上。,第二节 通知,一、通知的适用范围,转发和批转性通知1、转发性通知:上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行,需要用通知的形式,这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种:其一是照转照发。其二是除转发文件以外,再根据本地区、本部门的具体情况,提出一些具体要求和希望。 2、批转性通知:上级领导部门转发下属单位的来文,如报告、请示、意见等所用的通知称为批转性通知。有的照批照转,有的加些指示性的意见。,范例:,上海市财政局关于转发 财政部关于印发基本建设财务管理规定的通知的通知 沪财建2002189号国务院批转国家土地管理局 关于加强农村宅基地管理工作的请示的通知 国发xx4号,第二节 通知,二、通知的特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点:,基本格式,标题:发文机关+事由+的+“通知” 主送: 正文:缘由和目的、通知事项、执行要求 落款:署名、日期,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,1.标题,如:大学关于转发国家教育委员会 研究生学籍管理规定的通知,由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成,也可省去发文机关名称。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,发布性通知的正文须把握三点:对印发、批转、转发的文件提出意见,表明态度,如“同意”、 “原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、 “参照执行”等;写明所印发、批转、转发文件的目的和意义;提出希望和要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,如:省人民政府同意省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告,现批转给你们,请认真贯彻执行。农村人口迁入城镇落户,是一项政策性很强的工作,是关系到全局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局,把有限的“农转非”指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承受能力,盲目地把大批的农业人口“农转非”,是非常错误的,必须坚决纠正。今后,各地应严格执行规定,从严控制,不得自立法规,擅开口子,随意扩大“农转非”控制指标。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,1.标题,如:国务院关于坚决制止乱集资和加强债券发行管理的通知,由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成,也可省去发文机关名称。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了,说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,如:目前一些单位层层召开表彰大会,并借表彰会之机,巧立名目,滥发奖金实物,不仅浪费了国家资财,增加了财政负担,而且败坏了社会风气,为了加强廉政建设,节约财政开支,各级国家机关采取不同措施加以纠正。市人民政府发出通知,要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准,凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会,可发奖状或口头表扬,一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡违反上述规定的,要追究领导责任,严肃处理。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(三)告知性通知的写法,如:为了全面推进素质教育,推动本地区教育事业的发展,在教师节来临之际,我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者。希各县、市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室。评选办法见附件。特此通知附件:评选先进教育工作者办法,正文主要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据,事项的具体内容(性质、状态)。,(四)任免通知上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免,除向规定范围发通知外,还要向社会公布。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(五)会议通知的写法,会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、 执行要求等组成。会议通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称,通知对象,会议的时间、地点,需准备的材料等。,第二节 通知,四、通知写作的注意事项,节后复习题,常用公文中使用频率最高的文种是() A通知 B报告 C请示 D函 任免和聘用干部的公文文种为( ) A命令 B、指示 C、通报D、通知,第三节 报告,一、报告的适用范围和特点,报告的特点:,报告的种类: 工作报告:基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法 情况报告:情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等 答复报告:报告的原因、回答询问,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如:市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如:关于我市2008年度星级饭店复核工作的情况报告,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,如:根据省局关于开展2003年度全省星级饭店复核工作的通知精神,我局对全市2003年以前评定的22家星级饭店进行了复核工作。现将有关情况报告如下:,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题,然后过渡到下文。,如:前接政发2004106号函,询问我县水质污染原因及治理问题,现将有关情况报告如下:,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,第三节 报告,三、报告写作的注意事项,节后复习题,报告属于? A、上行文 B、下行文 C、平行文 报告分为那三种? A、工作报告 B、情况报告 C、请示报告 D、答复报告,第四节 请示,一、请示的适用范围和特点,第四节 请示,一、请示的适用范围和特点,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如:学院关于建立计算机中心要求拨款的请示,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如:关于调整函授学员培训费标准的请示,
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