秘书与会议组织和服务,第一章 会议概述,第一节 会议的涵义与特点 第二节 会议活动的基本要素 第三节 会议的种类与工作原则,本章要点与要求,(一)本章要点 会议的涵义、作用和特点 会议活动的基本要素 会议的分类与工作原则 (二)本章要求 1能够判断是否需要召开会议 2能够提炼总结会议活动的基本要素 3能够按照会议的工作原则安排会议,第一节 会议的涵义与特点,一、会议的涵义 二、会议的作用 三、会议的特征,一、会议的涵义,会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。,二、会议的作用,1. 集思广益、科学决策的作用 2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思 路的作用 4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5. 国际交流、跨文化的沟通作用,三、会议的特征,1. 目的性。 2. 组织计划性。 3. 群体沟通性。 4. 交流方式多样性。,案例分析,1.引入案例：迷茫的李秘书 2.课堂练习示例： （1）卓有成效的内部会议 （2）草拟经理工作例会讨论稿,第二节 会议活动的基本要素,一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果,一、会议人员,1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 3.其他与会议有关的人员。 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。,二、会议名称,会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。 例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会”,三、会议议题,会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。 会议议题的主要作用是： 1准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 2引导和制约会议的发言,四、会议的时间,会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。,五、会议地点,应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。 有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。,六、会议方式,会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。 现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。,七、会议结果,会议结果，即会议结束时实现目标的情况。 会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。,案例分析,1.引入案例：优秀企业成功经验高层研讨会简报 2.课堂练习示例： 哈啤在松花江水污染中的公关活动,第三节 会议的种类与工作原则,一、会议的种类 二、会议的工作原则,一、会议的种类,1. 按会议的规模划分：小型会议、中型会 议、大型会议、特大型会议。 2. 按会议内容划分：综合性会议、专题性会议。 3. 按会议的性质划分：决策性会议、非决策性会议。 4. 按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。,一、会议的种类（续）,5. 按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。 6. 按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。 7. 按会议的职级划分：股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。,二、会议的工作原则,必要性 高效性 目标性 严肃性 节俭性,案例分析,1.引入案例：富有成效的内部会议 2.课堂练习示例：欧莱雅会议,本章综合练习,1“有人说会议就像是一场集体运动”，试谈谈你的理解？ 2XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好评。为争当行业内的领头羊，公司投入大量的财力和技术力量，建设了新的厂房，也分析了市场压力和潜力，认清当前的形势，设计了一批符合市场需求和环保要求的电动车。为此，公司准备召开全国客户洽谈会暨产品发布会。 如果领导让你拟写一份参加会议人员的名单，你会邀请哪些人来参加会议以符合此次会议要求？又会怎样组织召开这次会议呢？,本章小结,第二章 会议策划,第一节 会议策划概述 第二节 会议策划的内容 第三节 会议策划方案,本章要点与要求,（一）本章要点 1会议策划的概念与意义 2会议策划的内容 3会议策划方案的内容与格式 （二）本章要求 1能够拟写会议筹备进程时间表 2能够拟写会议策划方案,第一节 会议策划概述,一、会议策划的概念和意义。 二、会议策划的前期工作。 三、会议筹划者的主要任务。,一、会议策划的概念与意义,会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。 优良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。所以，会议策划一定要尽量考虑周全。,二、会议策划的前期工作,1收集信息 2确定会议的筹划者,三、会议筹划者的主要任务,制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预定的目标； 制定会议议程； 了解可供使用的场所和设施情况； 选择或提议合适的场所； 安排交通事宜； 协调会务工作人员的活动； 招收、培训会务人员和广告人员；,三、会议筹划者的主要任务,制定可行预算或按既定预算安排有关工作； 确定各项工作的时间安排； 视察选定的场所和设施； 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)； 确定印刷公司； 安排食品、饮料有关事宜； 同会议发言人和各位贵宾进行联系。 其它,案例分析,1.引入案例：会议地点到底在哪里？ 2.课堂练习示例： （1）糟糕的接站工作 （2）下周会议室安排,第二节 会议策划的内容,1会议策划的主要内容 会议策划的主要内容可归纳为“五个W，一个H、B、O”。即Why 、Who、 What 、When” Where、 How、Budget 、Others 2制订会议筹备进程时间表 会议筹备进程时间表，它是会议策划者经过对会议的整个过程进行精心的研究和计划而制定出来的。,一、会议策划的主要内容,会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。 （1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。 （2）“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，即会议的组织者与参与者。 （3）“What”：是指“什么”类型的会议。 （4）“When”：是指“什么时候”举行会议。 （5）“Where”：是指在“什么地方”开会。 （6）“How”：是指会议将“怎样”进行。 （7）“Budget”：是指会议预算的策划。 （8）“Others”：其他工作，主要是指会务工作的策划。,二、制订会议筹备进程时间表,会议筹备进程时间表。它是会议策划者经过对会议的整个过程进行精心的研究和计划而制定出来的。 严格遵守会议进程表是保证会议圆满结束的重要保障。 分析：“知识链接”“中型会议流程计划表”,案例分析,1.引入案例：邀请的参会人员不肯赏光？ 2.课堂练习示例： （1）办公室主任的会议筹划经验 （2）新龙公司信息发布会准备工作,第三节 会议策划方案,一、会议策划方案的概念 二、会议策划方案的内容 三、会议策划方案格式,一、会议策划方案的内容,1. 会议概要（会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等） 2. 会议日程及相关事务 3. 会议预算以及其他需要说明的事项。,二、会议策划方案格式,1标题 会议策划方案的标题应当写明会议的主题或内容，由会议全称加上文种名称。 如标题可以用“会议预案”，“会议策划书”，也可以用“会议策划方案”或“会议方案”等,二、会议策划方案格式,2.正文。一般由开头、主体和结语组成。 开头：可以写召开会议的依据（理由）、主办单位、会议名称、会议时间、地点等。 主体：主体部分应当逐项写明策划的具体内容。 结语：可以写上“以上方案，可否，请予研究、批示”。,二、会议策划方案格式,3落款或签署。方案最后要写上具体策划方案的部门名称。如果方案是由具体承办人员来拟写的，可以由拟写人员具名。 4成文日期。方案还要写明具体的年、月、日。,案例分析,1.引入案例：能干的王秘书 2.课堂练习示例： （1）新时期大学学生会工作发展论坛策划书 （2）2004年海内外华人友好商会（海南）交流会主要活动策划方案,本章小结,第三章 会议筹备阶段的会务操作,第一节 拟定会议计划 第二节 拟定会议议程、日程与程序 第三节 制发会议通知 第四节 准备会议材料 第五节 制发会议证件 第六节 布置会场,本章要点与要求,(一) 本章要点 拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制作会议证件 布置会场,(二) 本章要求 了解会议计划的制作 掌握制定会议议程、日程与程序 掌握会议通知的基本写法 能够给领导写发言稿 了解会议证件的种类与基本制作方法 能够熟练布置中小型会议的会场,第一节 拟定会议计划,一、制订会议计划的意义 “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会议的基本情况，拟定详细的会议计划。,二、会议计划的主要内容,（一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。 （二）成立会务工作机构，如有必要可对工作人员进行分组。 （三）制订会议预算,（一）成立会务工作机构,会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。,（二）制订会议预算,1会议经费的的构成 （1）交通费用 （2）会议室费用 （3）住宿费用 （4）餐饮费用 （5）旅游费用 （6）设备视听费用 （7）宴请及演出费用 （8）培训费或讲演费 （9）预计外支出,2会议经费预算的原则,（1）科学合理 （2）总量控制 （3）确保重点 （4）精打细算 （5）留有余地,3会议经费的筹措途径,（1）行政事业经费划拨 （2）主办者分担 （3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助 （5）转让无形资产使用权,案例分析,1.引入案例： “汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新闻发布会 2.课堂练习示例： （1） 2005年度全国热作信息工作会议预算 （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘书处各组工作职责,开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。,课堂训练,第二节 拟定会议议程、日程、程序,一、会议议程 二、会议日程 三、会议程序 四、会议议程、日程和程序的联系与区别,一、会议议程,会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。,二、会议日程,会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。,会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依