1 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 慧点科技 2008 年 7 月 慧点科技 2008 年 7 月 一、概述 一、概述 2008 年以来，慧点开始建立员工的任职资格及胜任能力体系，即系统的总结员工所需的知识、技能、态度、特质等，这对员工达成高绩效和组织实现经营目 标都是极为关键的。发展任职资格及胜任能力体系主要目的在于推广以胜任能力为核心的人才选拔、储备、激励和培养等人力资源管理体系，通过行为引导方式 强化对员工的指导、培养和发展，从而提高全员胜任能力水平。 慧点的行政序列包含前台文员-行政助理-行政专员-行政主管/秘书-行政经理-办公室主任-行政总监等多个职业发展阶段。 网络序列包含网络管理员-网络主管-信息技术经理等多个职业发展阶段。 二、关于任职资格 二、关于任职资格 慧点目前的任职资格是从最基本的学历和工作年限、工作经验等方面来进行初步判断。 三、关于胜任能力 三、关于胜任能力 慧点目前的胜任能力是按照专业序列来划分的，每个序列分为三个层次： 1、序列通用核心能力1、序列通用核心能力：是一个序列内的各个岗位都必须具备的核心能力，虽然我们对通用能力没有做出层级的区分，但序列内不同岗位在这些通用能力上 要求具备的程度是有差异的； 2、序列专业胜任能力：2、序列专业胜任能力：一个专业序列一般包含若干个专业胜任能力维度，不同岗位所要求达到的胜任能力程度也会有所区别。 3、综合管理能力：3、综合管理能力：该能力只针对于具有管理职责的岗位，根据岗位不同，所要求具备的综合管理能力的程度也不相同。 1 北京慧点科技开发有限公司 2 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 2 北京慧点科技开发有限公司 四、基本任职要求 四、基本任职要求 1、行政序列 1、行政序列 前台秘书 前台秘书 行政助理 行政助理 行政专员 行政专员 行政主管 行政主管 行政经理 行政经理 办公室主任 办公室主任 行政总监 行政总监 ? 大专学历,2 年以 上IT公司前台秘 书工作经验 ? 能够独立完成 300 人以上的大 中型IT企业前台 日常事务性工作 (如访客接待、 总 机转接、票务预 订、供应商管理 等) ? 大专学历,2 年以 上行政管理工作 经验 ? 能够熟练使用各 种办公软件及相 关的行政管理软 件 ? 本科学历,3 年以 上行政管理工作 经验， 其中 1 年以 上 300 人以上 IT 公司工作经验 ? 本科学历,5 年以 上行政管理工作 经验，其中 1-2 年管理工作经验 ? 有 300 人以上 IT 企业行政管理经 验 ? 能够独立制定行 政管理制度 ? 本科学历,7 年以 上行政管理工作 经验， 其中 3 年以 上管理工作经验 ? 有 300 人以上 IT 企业行政管理经 验 ? 有组织过 300 人 以上企业大型活 动的经验 ? 本科以上学历,10 年以上行政管理 工作经验，其中 3 年以上办公室主 任工作经验 ? 与工商、科技园 区、 商务局等政府 部门有着良好的 人脉关系 ? 有较强的内外部 沟通协调和组织 能力 ? 硕士以上学 历,3 年以上 300 人企业行政 总监工作经验 ? 与相关政府部 门有着密切的 合作关系 ? 有丰富地组织 协调落实公司 级工作、 建设宣 贯企业文化的 执行能力。 2、网络序列 2、网络序列 网络管理员 网络管理员 网络主管 网络主管 信息技术经理 信息技术经理 ? 本科以上学历,3 年以上网络管理工作经验 ? 有在 300 人以上中小型企业工作的经验 ? 能够独立承担综合布线及组网工作 ? 本科以上学历,5 年以上网络技术工作经验，其 中至少 1 年以上管理经验 ? 有 Cisco、华为设备 2 年以上的使用经验 ? 独立承担过 300 人以上规模的网络规划及建设 工作 ? 本科以上学历,7 年以上网络技术工作经验， 其中至 少 3 年以上管理经验 ? 能够独立完成网络规划及部署 3 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 3 北京慧点科技开发有限公司 五、胜任能力描述 五、胜任能力描述 慧点的办公室员工胜任能力主要分为两大模块，即需具备的通用核心能力和专业胜任能力,主管以上岗位需具备一定的管理能力。 11 序列通用核心能力包括： 序列通用核心能力包括： ? 客户导向 ? 有效沟通 ? 团队合作 22 行政序列专业胜任能力包括： 行政序列专业胜任能力包括： ? 沟通协调 ? 人际关系 ? 计划能力 ? 行政管理 ? 大型活动筹备 ? 法律知识 ? 公共机构办事流程 ? 谈判技巧 ? 商务礼仪 ? 时间管理 ? 操作 OFFICE 熟练能力 33 网络序列专业胜任能力包括： 网络序列专业胜任能力包括： ? 操作系统维护 ? 办公软件维护 ? 办公设备维护 ? 网络故障分析 ? 系统知识 ? 网络部署 ? 安全管理 ? 服务器管理 ? 数据库知识 ? 程序编写能力 通用核心能力办公室 通用核心能力办公室 客户导向 客户导向 （以客户需求为导向，以提高客户满意度为目标，制定 相应的工作标准， 采取相应的工作模式， 达到客户满意） 有效沟通 有效沟通 （有效表达自我、理解他人、形成共识的能力） 团队合作 团队合作 （个人愿意作为群体中的一个成员， 与群体中的其他人 一起协作完成任务，促进团队绩效水平的提升） ? 明确自己工作中所面对的内、外部客户， 并通过与 客户的直接交流深入了解客户的真正需求或问题 ? 提出能够满足客户需求的行动建议， 并与客户确认 ? 按照对客户的承诺采取行动， 并定期与客户沟通行 动进展，努力工作，确保行动如期完成 ? 主动了解并确认客户对服务是否满意， 寻求提高客 ? 在交流过程中能够简明扼要地向对方传递信息， 并 能通过自己的语言重新表述对方的观点以及时获 得确认，保证双方对信息的理解和确认 ? 遇到问题能够主动沟通并且有效的理解对方， 擅于 采用双赢的策略达成共识、解决问题 ? 在遇到冲突时， 在平等的前提下采用对事不对人的 ? 主动了解团队目标并将个人努力与实现团队目标 结合起来，完成自己在团队中的任务，以实际工作 支持团队的决定，成为可靠的团队成员 ? 与其他成员的进行沟通， 积极寻求并尊重他人对问 题的看法和意见；或鼓励群体中的其他成员，从而 促进群体成员之间的合作或提高群体的合作气氛， 而不是单独地或采取竞争的方式从事工作 4 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 4 北京慧点科技开发有限公司 户满意度的方法 方式开展辩论，避免强制说服；善于倾听，适度退 让，积极寻求共同点、达成共识 ? 在团队内部和其它团队遇到困难和问题时， 主动提 供支持和帮助 专业胜任能力行政序列 专业胜任能力行政序列 行政专员 行政专员 前台秘书 前台秘书 行政助理 行政助理 行政主管 行政主管 行政经理 行政经理 办公室主任 办公室主任 行政总监 行政总监 专 业 能 力 专 业 能 力 ? 沟通协调 与各部门就后勤服务管理制度 的沟通解释；协调公司后勤资 源 ? 谈判技巧 掌握基本的谈判技能 ? 人际关系 能与各部门保持较好的人际关 系 ? 商务接待礼仪 熟练掌握接待的方式及技巧， 并能够按需求为各部门提供优 质服务 ? 沟通能力 在交流过程中能够简明扼要地 向对方传递信息，遇到问题能 够主动沟通并且有效的进行协 调。 ? 沟通协调能力 ? 沟通协调能力 良好的表达， 能够很好的解释公 的制度政策，能够使公司后勤 源最大化利用 ? 计划能力 有效的计划、执行能力， ? 人际关系 良好的人际关系和谈判技巧 ? 沟通协调能力 良好的表达， 能够很好的解释公 的制度政策，能够使公司后勤 源最大化利用 ? 计划能力 有效的计划、执行能力， ? 人际关系 良好的人际关系和谈判技巧 ? 行政管理能力 总体规划、监督、执行行政工 作 ? 大型活动策划和筹备 有创意、有规划、有落实部署 计划 ? 政府关系维系和建立能力 建立和维系工商、海淀园、商 务局等常用政府机构的政府关 系 ? 公司规章制度制定和执行 制定公司规章制度，并监督执 行 ? 法律知识 具备丰富的法律知识，协调律 师规避公司法律风险 ? 公司级工作组织协调和落 实能力 负责公司总裁办公会决定 的公司级的重大事项的安 排落实和监督检查协调等 工作 ? 企业文化建设和宣贯执行 能力 ? 外部关系建立和成功合作 能力 ? 熟悉公司业务管理流程 5 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 5 北京慧点科技开发有限公司 ? 时间管理能力 ? OFFICE 使用熟练 管 理 能 力 管 理 能 力 ? 管理知识 了解现代企业制度基本特征、 主要内容、组织形式及治理要 点 ? 客户意识 主动了解并确认客户对服务是 否满意，寻求提高客户满意度 的方法 ? 预算管理与成本控制 运用有效的方法提高必要开支 使用效率，创设良好的机制， 鼓励大家有效降低成本 ? 管理知识 了解现代企业制度基本特征、 主要内容、组织形式及治理要 点 ? 客户意识 主动了解并确认客户对服务是 否满意，寻求提高客户满意度 的方法 ? 预算管理与成本控制 运用有效的方法提高必要开支 使用效率，创设良好的机制， 鼓励大家有效降低成本 ? 经营意识 主动了解公司的发展战略和经 营策略并据此制定部门的业务 发展规划和策略 ? 客户意识 明确自己工作中所面对的内、 外部客户，并通过与客户的直 接交流深入了解客户的真正需 求或问题 ? 预算管理与成本控制 创设良好的机制，鼓励大家有 效降低成本 ? 绩效管理 进行有效的绩效监控、反馈、 指导，促进绩效目标的达成。 对员工的绩效结果进行评价， 并与员工进行沟通，确认绩效 结果和改进计划 ? 人员管理 运用有效的反馈、表扬、赋予 更大责任、合理使用公司激励 制度等手段激励员工、发挥潜 能 ? 经营意识 掌握理解公司发展战略和经营 策略并据此指导部门制定规划 和策略 ? 客户意识 深入稳固部门各种客户关系， 善于协调解决难题 ? 预算管理与成本控制 建立创新管理机制 ? 绩效管理 建立创新绩效管理机制 ? 人员管理 善于组建优化团队，善于挖掘 培养骨干人员 专业胜任能力网络序列 专业胜任能力网络序列 6 办公室 岗位任职资格及胜任能力描述(试行) 6 北京慧点科技开发有限公司 网络管理员 网络管理员 网络主管 网络主管 信息技术经理 信息技术经理 专 业 能 力 专 业 能 力 ? 操作系统维护 熟 练 安 装 调 试 市 场 主 流 操 作 系 统 （ 例 如 ： windows2000/xp/2003,linux）并对操作系统工作 原理有较深刻的理解， 可处理绝大多数操作系统的 异常故障。并能根据公司的要求进行规范处理。 ? 办公软件维护 熟练安装调试目前主流的办公软件(使如： office2000/2003/xp,outlook express,foxmail,acdsee) 熟练掌握常用办公软 件的工作模式， 可帮助员工解决办公软件安装及使 用中的大部分问题。 ? 办公设备维护 熟练使用目前主流的办公设备， 如打印机， 扫描仪， 复印机等。 可进行大部分的故障检测， 及简单维护。 可帮助企业员工解决在使用中的大部分问题。