解读公司档案管理制度,12/2/2018,2,档案管理制度,1目的 为加强公司档案管理，保证公司档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，促进档案管理更好的服务于经营管理活动。根据中华人民共和国档案法等有关法律法规，结合河南信华置业投资有限公司（以下简称信华置业）实际，特制定本制度。 2适用范围 适用于全公司范围内各有价值的文字、图表、声像、实物等不同门类不同载体的历史记录的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。,12/2/2018,3,3职责 3.1总经办 3.1.1 为公司归档档案的归口管理部门，负责组织档案管理制度的制定和修订，负责对各单位档案管理制度的执行进行业务指导、监督管理和考核（会计档案、人事档案除外）； 3.1.2 负责主管业务范围内档案（文书档案、实物档案、设备档案、合同档案、声像档案）的收集、整理、保管、统计和提供利用工作； 3.1.3负责各单位需移交档案室档案的保管、利用、统计、日常维护、鉴定和销毁管理； 3.1.4 会计档案、人事档案不移交公司档案室； 3.1.5 总经办档案管理员具体负责检查、监督、指导各单位档案收集、整理及移交工作。,12/2/2018,4,3.2 运营管理部 3.2.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类别2经营管理：8目标管理、11运营管理）的收集、整理、建立台账等工作；并按规定要求移交总经办保存管理。 3.3 财务管理部 3.3.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类目2经营管理：10财务管理）的收集、整理、建立台账等工作；并按规定移要求交总经办保存管理； 3.3.2 负责主管业务范围内会计档案的收集、整理、保管（会计档案自行保管）、统计和提供利用工作。,12/2/2018,5,3职责,3.4 人力资源部 3.4.1 负责主管业务范围内文书档案（文书档案目录一级类目：2经营管理：7人事劳资）的收集、整理、建立台账等工作；并按规定要求移交总经办保存管理； 3.4.2 负责主管业务范围内人事档案的收集、整理、保管（人事档案自行保管）、统计和提供利用工作。,12/2/2018,6,3职责,3.5 项目发展部 3.5.1 负责主管业务范围内工程档案（立项文件、建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件、项目相关政府手续办理批文批件）的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。 3.6 设计管理部 3.6.1 负责主管业务范围内工程档案（建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件、设计合同、项目图纸资料）的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。,12/2/2018,7,3职责,3.7 成本合约部 3.7.1 负责主管业务范围内工程档案（招投标文件；造价、进度控制文件）、合同档案的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。 3.8 营销管理部 3.8.1 负责主管业务范围内客户档案（销售合同）、文书档案（文书档案目录一级类目2经营管理：13销售工作）、实物档案（照片、录音带、录像带、光盘）的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。,12/2/2018,8,3.9 工程管理部 3.9.1 负责主管业务范围内工程档案的收集、整理、建立台账等工作；并按规定要求移交总经办保存管理。 3.10 各单位 3.10.1负责主管业务范围内档案的收集、整理、建立台账等归档工作；并按规定要求移交总经办保存管理。 3.10.2经济类合同、重要事务批文、证照等必须移交公司档案室管理。,3职责,12/2/2018,9,3.11 各部门档案管理人员 3.11.1 负责收集、整理、移交档案资料；对本部门档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有档案的整理工作，具体包括档案划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编写目录（档号用铅笔填写）、建立台账、装盒等归档工作。,3职责,12/2/2018,10,4 术语定义 4.1 档案： 4.2 档案管理： 4.3文书档案： 4.4工程档案： 4.5 设备档案： 4.6 会计档案： 4.7 人事档案： 4.8 客户档案： 4.9 合同档案： 4.10 声像档案： 4.11实物档案：,4术语定义,12/2/2018,11,5.1 总则 档案管理实行“两个原则、一个机制”的管理方式。 5.1.1两个原则：档案管理实行“统一规范、统一管理”原则和“部门预立卷”原则。“统一规范”即全公司按照九大类档案管理统一规范进行档案归档和整理；“统一管理”即全公司的档案统一集中管理。“部门预立卷”即由一线业务人员对本部门产生的业务档案资料进行初步分类和整理，并定期移交档案管理部门进行归档，充分实现公司档案管理工作全员参与。 5.1.2一个机制：“一个机制”即“双套制”，纸质档案和电子档案实行同步归档，为后期档案电子化管理以及综合利用提供支撑。,5制度内容,12/2/2018,12,5.2 档案收集 5.2.2 档案收集范围及要求 各类档案收集范围参照档案归档范围及分类编号表的具体要求执行。档案归档范围及分类编号表里面的档案都是属于公司级别的，移交之前各部门自行管理，移交后属于公司档案室统一管理。,5制度内容,12/2/2018,13,5制度内容,档案收集要求： 5.2.2.1 归档文件材料必须为原件，一般一式一份（套）。 5.2.2.2 归档纸质材料的同时，相应的电子文件一并归档。 5.2.2.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。 5.2.2.4 归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。,12/2/2018,14,5制度内容,档案收集要求： 5.2.2.5 归档的文件材料应由归档单位（部门）经过系统整理，组成保管单位。其中会计档案、建设项目档案要使用规定的卷皮装订。卷皮封面和卷套上各项内容（档号除外）应逐项填写清楚。会计档案要使用规定的卷套装存并编制保管清册。 5.2.2.6有书写内容的每件归档文件材料均应标明连续页号，并在移交清册中注明页数，建设项目归档文件材料每卷编写连续页号。 5.2.2.7会计档案在归档前要对破损、缺页、装订不牢固的进行修补和重新装订。对未了结的债权债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。 5.2.2.8 建设项目文件材料按照工程档案管理实施细则（试行）进行整理后归档。,12/2/2018,15,5制度内容,档案收集要求： 5.2.2.9 个人获得的奖杯、奖状、奖章、证书等，根据自愿原则，获奖者可以将原件移交给档案部门保管，也可由档案部门采取对原件复印或复制方式进行存档。 5.2.2.10声像档案归档要求 归档部门对归档的声像材料进行编辑整理，内容完整。 重要事件的照片应反映事件的全貌和过程，可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取。 存储在感光材料和磁性材料上的声像材料经过数字化处理后归档。 归档的数码照片拍摄精度要求在300万像素以上，存储格式为JPEG或TIFF。 音频文件的存储格式为WAV或MP3。视频文件的存储格式为MPEG，压缩格式采用MPEG-2。 归档单位在归档前应对归档的声像材料进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读。 5.2.2.11 按照“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，归档单位（部门）将文件主要信息录入各门类档案管理表单里面，同时移交其相应的电子文件。,12/2/2018,16,5制度内容,5.2.3档案定期移交规定 5.2.3.1属于公司归档范围档案资料，各单位必须定期向档案管理部门移交，集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝移交。 5.2.3.2档案接收部门：档案管理部门（总经办）,12/2/2018,17,5制度内容,5.2.3.3档案移交时间 文书档案每年4月30日前完成上一年度档案的移交工作；客户档案、实物档案、声像档案按档案归档范围及分类编号表中规定时间移交。 工程档案：项目立项、征地拆迁、勘察测绘、招投标文件、开工审批文件按档案归档范围及分类编号表中规定时间移交，施工、监理资料分别在完成各阶段项目后2个月内完成移交工作。 设备档案：在设备（大型）开箱验收后，由各使用部门档案员将开箱登记清单提交至档案管理部档案管理员处备案。设备使用单位在设备运行正常后2个月内，设备验收合格后相关设备资料移交档案管理部门归档，后期产生的设备检测、维修、报废等资料在2个月内移交归档。 会计档案、人事档案：分别由财务管理部、人力资源部整理后自行保管。 合同档案在档案形成后3个工作日内向总经办移交归档。,12/2/2018,18,5制度内容,5.2.3.4 档案移交 档案管理部门制定归档计划，确保归档工作有序进行；档案部门按照归档范围、基本归档内容和归档要求审查归档文件材料，各项核查无误后交接双方履行交接手续；归档单位（部门）编制档案移交表纸质版一式两份、电子版一份，交接双方分别在纸质版移交清册封页上签字、盖章，移交清册各留一份以备查考。,12/2/2018,19,5制度内容,5.3 档案的整理 5.3.1全宗号,12/2/2018,20,5制度内容,5.3.2档案分类及标识 公司档案门类的划分依据公司各部门管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与有效利用。 公司档案共分为九大类档案，具体名称及编码（即一级类目号）如下：,5.3.5 各类档案的档号编制示例：见制度,12/2/2018,21,5制度内容,5.3.6档案整理，具体执行要求根据各门类档案管理实施细则的要求执行。 文书档案类参见文书档案管理实施细则（试行） 工程档案类参见工程档案管理实施细则（试行） 设备档案类参见设备档案管理实施细则（试行） 会计档案类参见会计档案管理实施细则（试行） 人事档案类参见人事档案管理实施细则（试行） 客户档案类参见客户档案管理实施细则（试行） 合同档案类参见合同档案管理实施细则（试行） 声像档案类参见声像档案管理实施细则（试行） 实物档案类参见实物档案管理实施细则（试行） 5.3.7检查验收：每年7月份由总经办组织对档案管理部门负责整理的档案进行检查验收。,12/2/2018,22,5制度内容,5.4 档案的保管 5.4.1档案保管设施设备要求 5.4.2档案库房管理 5.4.3 库存档案排序 5.6 档案统计,12/2/2018,23,5制度内容,5.7 档案提供利用 5.7.1信华置业档案室档案查阅借阅制度 5.7.1.1档案查阅 5.7.1.2档案借阅 5.7.1.3档案查阅、借阅注意事项 5.7.1.3信华档案室查阅借阅流程,12/2/2018,24,6附则,6 附则 6.1 本制度的最终解释权归总经办。 6.2对未按本制度执行档案管理的单位责任人员，按公司奖惩制度相关规定酌情给予考核。 6.2.1总经办将采取定期检查和随机抽查的方式监督各单位执行本规定的情况，对于违反本规定所列条款的，将视其情节轻重对责任者按100元200元/条进行处罚，对责任人所在单位行政领导按100元/次进行处罚。受到处罚的单位和个人列入下次抽查和定期检查名单，一年内违规超过3次以上的单位和个人，按以上标准加倍处罚，对单位行政领导按400元/次进行处罚。,12/2/2018,25,项目名称及编号对照表,12/2/2018,26,7 附件 7.1文书档案管理实施细则（试行） 7.2工程档案管理实施细则（试行） 7.3设备档案管理实施细则（试行） 7.4会计档案管理实施细则（试行） 7.5人事档案管理实施细则（试行） 7.6客户档案管理实施细则（试行）