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1,第2章 WORD高级应用,之二_样式设置,2,Overview 应用实例:一篇毕业论文的撰写过程 样式 文档注释与交叉引用 目录和索引 模板,二、样式设置,3,初级Word文字处理是点击菜单逐一调整格式或使用格式刷,但对数万字的论文来说,十分繁琐。 高级Word排版将多种格式设置收纳起来命名成为样式,并对样式加以设置或修改。 样式:一组已命名的格式组合。 通过调整样式,可调整文档内所有 套用此样式的文字格式。,2.1 应用实例:毕业论文,4,毕业论文的样式设置: 1、样式:格式样式和格式 可使用内建样式,套用标题样式、列表、页眉等样式。可自定义摘要,参考文献、封面文字等样式。 2、脚注和尾注 :插入引用脚注和尾注 为文档中的专有名词创建脚注,为参考文献创建尾注。,5,3、题注 :插入引用题注 为文档中的图片、表格、公式等添加注释,可根据标题样式设置题注自动编号。 4、目录 : 插入引用索引和目录 根据标题样式、大纲级别、自定义样式等自动生成目录;根据题注标签和编号创建图表目录 。,6,5、交叉引用 :插入引用交叉引用 将文档正文与各注释项、编号项、书签、标题建立引用,可保持自动更新。 6、书签 :插入书签 便于论文修改和阅读时的定位。 7、模板 :工具模板与加载项 创建毕业论文模板。了解毕业论文 模板中的样式管理。,7,例:普通论文的一级标题修饰为“二号、黑体、居中”格式。将该组参数组合后,通过样式命名为“论文标题1”(段落样式-自定义)。 使用样式“论文标题1”修饰某一段落后,该段落将应用“二号、黑体、居中”格式。 通过样式,可以简化对文档的修饰操作。,2.2 样式,8,段落样式控制段落外观,如文本对齐、制表位、行间距和边框等。 字符样式影响段落内选定文字的外观,如字体、字号、加粗及倾斜格式。 表格样式设置表格的边框、阴影、对齐方式和字体等。 列表样式设置列表的对齐方式、编号 或项目符号字符以及字体。,(1)样式类型,9,格式样式与格式:,10,样式分为两类: 内建样式和自定义样式。 在一篇空白文档中,或未自定义样式的文档中,所有样式列表中显示的,全部是内建样式。 点击“显示”下拉列表中的“自定义”,可以选择设定哪些样式出现在列表栏中。,11,部分常用内建样式,12,显示格式的功能: 格式显示格式 1、显示所选文字或段落格式的详细内容。 2、“与其他选定内容比较”排版格式。 3、在“所选文字的格式”框中,可方便地对各种现有格式进行修改。,(2)显示格式,13,例:比较两段文字的格式区别 步骤1:选取欲比较的若干文字或段落, 窗格中显示被选取文字的排版格式。 步骤2:选中“与其他选定内容比较”复 选框。 步骤3:选取与之比较排版格式的 文字或段落。 步骤4:“格式差异”框中列出两处 文字或段落排版格式上的差异。 源格式比较格式。,14,(3)自定义样式,例:毕业论文正文,字体:宋体、小四; 行距:1.5倍行距;首行缩进2字符。 方法一、使用“新建样式”对话框创建 步骤1:格式样式和格式新样式 步骤2:键入新样式的名称:论文正文。 步骤3:选择新样式的类型为段落样式。 步骤4:按要求设置文字与段落的属性,点击确定完成设置。,15,方法二、用命名法创建个性化样式 步骤1: 按照要求设置正文中的某个段落。 步骤2:。在“格式”工具栏的“样式”栏目中,为段落样式命名:论文正文。 同样方法,在“样式和格式”任务窗格中也可以选择“新样式”创建。 方法三、用修改法建立段落的样式 修改原有样式,并命名:论文正文。,16,(4)样式使用,应用样式: 选中文字或段落,在“样式” 下拉列表中,点击要应用的样式名。 修改样式: 选择要修改的样式,单击其右侧的下拉箭头,点击“修改”命令。 在“修改样式”对话框中进行修改后, 单击“确定”按钮。,17,删除样式: 删除文档不再需要的某个样式。 WORD标准样式不能被删除。 清除格式: 清除所选文档中的全部样式和 格式,并全部转换为正文样式。,了解一篇文档的排版是否专业,可通过样式和格式的运用是否混乱来判断。,18,2.3 文档注释与交叉引用,Word提供了脚注、尾注、题注等三种文档注释方式。 一旦为文档内容添加了带有编号或符号项的注释,相关正文就需要设置引用说明,以保证注释与文字的对应关系。这一引用关系称为交叉引用。,一旦为文档内容添加了带有编号或符号项的注释,相关正文就需要设置引用说明,以保证注释与文字的对应关系。这一引用关系称为交叉引用。,19,插入脚注和尾注: 插入引用脚注和尾注 脚注可选位置:页面底端、文字下方。 尾注可选位置:文档结尾、节的结尾。 设置应用范围:本节、整篇文档 。,脚注和尾注之间可以互相转换: 点击脚注与尾注对话框中的 转换按钮。 右击创建的脚注,可转换。,(1)脚注与尾注,20,编辑脚注和尾注: 双击注释标记可在正文位置和注释间跳转。 移动脚注和尾注:鼠标拖拽 删除脚注和尾注:键 复制脚注和尾注:按住键,鼠标拖拽,21,例:毕业论文的参考文献设置-尾注 步骤1:设置尾注中注释标记为1 插入尾注,编号格式1,2,3 插入:编辑替换,设查找内容e,替换为&。此时正文和尾注中的注释标记都表现为上标形式1。 去掉尾注中的注释标记的上标选项: 格式字体,去除上标选择。 或快捷方式:按ctrl+Shift+=,小技巧:设置文体为上下标的快捷键。 上标:ctrl+Shift+=;下标:ctrl+=,22,步骤2、去除注释分隔符 Word用一条短线将正文与脚注和尾注分隔开,这条线叫做注释分隔符。 切换至普通视图,选择 视图脚注 在屏幕下方显示注释窗格。单击下拉菜单,选择尾注分隔符,按Delete删除。,23,(2)题注,题注由标签及编号组成。 可以为题注新建标签,默认的标签只有表格、公式和图表。 在论文撰写中,一般需要 新建“图”、“表”两个标签。 创建包含章节号的题注编号,一般论文中,图片和图形的题注在其下方;表格的题注在其上方。,24,如何设置上图所示的题注?,25,步骤1、选定图片(或图形、公式、表格等) 插入引用题注 步骤2、设置编号 如需包含章节号,文档中每个章节必须先采用项目自动编号: 格式项目符号和编号多级符号 否则,Word将因无法识别手动输入的章节号数字,显示出错提示。且添加 的题注显示为“0-X”。,26,分别为各个级别设置自动编号。 保证将级别链接到所对应的样式。,多级自动编号设定:格式项目符号和编号,27,(3)交叉引用,例:如果论文中有多处引用了同一篇文献内容,可采用插入“交叉引用”的方式,使其尾注正文相同。 方法:插入引用交叉引用,28,Word为多种类型提供“交叉引用”方式,如,编号项、标签、脚注、尾注、表格、公式、图表等。 题注的交叉引用:常用于在论文或书籍的正文中引用图表的位置 光标至插入点,如文字“如下”之后 插入引用交叉引用 引用类型里没有“题注”选项,而是选择标签名,如“图”。 选择引用内容:整项题注或只有标签和编号等。 选择引用哪一个题注。,29,编号项的交叉引用:等同于尾注设置,但更方便。 例:使用编号项的交叉引用设置论文参考文献。 步骤1、将参考文献设置为项目和编号。 步骤2、光标至插入位置, 插入引用交叉引用 步骤3、引用类型:编号项; 引用内容:段落编号。 步骤4、在“引用哪个编号项”列 表中选择。,30,当脚注和尾注的位置变更或者删除,Word会自动将变动的注释标记更新。 题注和交叉引用不会自动更新,需要用户要求“更新域”。 图中的灰色部分是域底纹的显示。题注、交叉引用和编号项等都是一种域。 更新域的方式:右键灰色区域,选择更新域,或快捷键F9。 要更新全文的域,可以使用快 捷键组合CTRL+A+F9。,更新注释编号和交叉引用,31,目录定位文档中标题所在的页码。 索引定位文档中关键词所在的页码。 目录和索引的生成,书签起到关键作用。,2.4 目录和索引,便于在长文档中自由导航。,32,创建目录: 方法一:使用制表位创建静态目录 制表位用于定位文字。按一次TAB键就右移一个制表位,按一次BACKSPACE键左移一个制表位。 格式制表位,可设置制表位。 也可直接在标尺上点击插入制表符, 然后双击该制表符,在制表位对 话框中进行修改。,(1)目录,33,制表位的对齐方式有五种: 左对齐“” 右对齐“” 居中 小数点对齐 竖线对齐,34,例:通过制表位创建静态目录 1、创建制表位 步骤1:在制表位位置中输入“6”, “右对齐”,无前导符,点击设置。 步骤2:在制表位位置中输入“8”, “左对齐”,无前导符,点击设置。 步骤3:在制表位位置中输入“38”, “右对齐”,前导符选择“5”,点击确定。,35,2、输入目录内容 步骤4:按TAB键,输入“第一章”;按TAB键,输入“绪论”;按TAB键,出现前导符,输入页码“1”,回车。 步骤5重复操作,直至目录输入完成。,图中灰色右向箭头表示输入时按的TAB键。,36,方法二、通过标题样式创建动态目录,目录的标题样式与大纲级别逐级对应,默认为三级,即标题1-3。 标题超过3级,可在显示级别 中修改。,插入引用索引和目录目录,37,方法三、通过大纲级别及其他样式创建目录,目录选项 若希望增加目录的层数,可继续设置标题4-9的目录级别。 目录也可建自大纲级别,若一段文本未设置标题样式,设置了大纲级别,亦可生成目录。(勾选大纲级别),将目录级别右侧的滚动条下拉,显示文档中其他样式,同样可为样 式设置目录级别。,38,创建图表目录(略),图表目录是指文档中的插图或表格之类的目录。对于包含有大量插图或表格的书籍、论文,附加上一个插图或表格目录,会给用户带来很大的方便。 图表目录的创建依据为文中图片或表格的题注。,39,创建图表目录方法:,索引和目录图表目录 题注标签下拉列表中在包括Word内建标签和用户自己新建的标签,根据不同标签创建不同的图表目录。,可以点击“图表目录”选项卡中的“选项”按钮,根据自选样式创建图目录, 其设置方法与一般目录相同。,40,修改目录:目录及图表目录选项卡右下方都有修改按钮。 更新目录:自动生成的目录都带有灰色的域底纹,都是域。因此,目录用更新域的方式更新。在目录域上单击鼠标右键、选择“更新域” ; 将光标置于目录中按快捷键F9,均显示“更新目录”对 话框。可选择只更新页 码或是更新整个目录。,41,(2)书签,书签(标签)是一个虚拟标记,是为了便于引用而标识和命名的位置或文本。 简单的说,书签是定位用的。在编辑或阅读一篇较长的WORD文档时,如果想在某一处或几处留下标记,以便以后查找、修改或引用,就可以在该处插入一书签。,42,当一篇长文档反复修改后,目录中的页号和结构都会变化,插入的目录需要更新。 更新目录出错时,经常会提示“错误!未定义书签。”。创建目录一般是通过设置标题样式的套用,但出错时却没有显示为“未定义样式”,而显示“未定义书签”,可见书签在目录的生成中作用很大。 事实上,许多引用都是基于书签的。,43,怎么创建并利用好书签呢?,首先,在长文档中所有需要定位的位置或者文字处插入一个书签,并为这些书签命名,以方便今后使用。 其次,可以利用这些书签,快速定位、设置交叉引用或建立超级链接,以达到在长文档中快速导航的目的。,44,1、设置书签 选定插入位置或文本,插入书签。 键入“书签名”,单击“添加”。 注意: 书签名必须以字母或汉字开头,可包含数字或下划线,例如,“标题_1”。 书签在文中默认不显示,可以选择 工具选项视图选项卡选中“书签”复选框,要求显示书签。,45,关于书签的几点说明: 指定位置的书签在该位置显示一个I形; 选定内容的书签标记为“选定的文字” ; 在书签对话框中点击“定位”按钮,会定位到文档中相应位置; “删除”按钮删除选中的书签。,46,2、用书签定位:在长文档
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