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酒店采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、 仓库补仓物品的采购工作流程: 仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格; (2)平均每月消耗量; (3)库存数量; (4)最近一次订货单价; (5)最近一次订货数量; (6)提供本次订货数量建议。经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。2、 部门新增物品的采购工作流程: 若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程: 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格; (2)最近一次订货单价; (3)最近一次订货数量; (4)提供本次订货数量建议。采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经董事会批准后,组织采购。4、 鲜活食品冻品的采购工作流程:蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。5、 燃料的采购工作流程:采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理,并组织实施。6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程:工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格; (2)平均每月消耗量; (3)库存数量; (4)最近一次订货单价; (5)最近一次订货数量; (6)提供本次订货数量建议。大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:(1)货品名称,规格; (2)库存数量; (3)最近一次订货单价; (4)最近一次订货数量; (5)提供本次订货数量建议。以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按 “采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.二、采购工作流程中须规范事项:1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。2、采购申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。(1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确。4、邀请供应商报价。三、货比三家工作流程: 每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是: 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,包括:填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作 1、采购订单的跟催当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。2、采购订单取消(1)酒店取消订单: 如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董事会作出决定。(2)供应商取消订单: 如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。3.违反合同: 合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。 4.档案储存: 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.5.采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写采购交货延迟检讨表,说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。6.采购物品的维护保养:如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况餐饮采购的12点漏洞1负责采购物品原料的领导说了算,少数人说了算,缺乏对商品原料的质量价格比较。 2采购部门缺乏计划,盲目采购,库存量大,库损高,造成浪费和流动资金呆滞。 3采购人员缺乏相关知识,信息不灵,责任心不强,图省事,怕麻烦,采购前不货比三家,季节差价,时断差价掌握不准。 4酒店用人不当,把领导的红人,上级塞来的熟人或其他有背景关系人选为采购员,即使发现问题也是大事化小;小事化了,长此以往漏洞越来越大。 5 是不能坚持多人知情,多人参与。多人采购制度。 6大件商品采购暗箱操作,现金交易,未能实行公开竟标,大宗底值易耗品采购质次价高,损耗增大。 7是进货体现不出买办(采购)之功居其次的要求,厨房癣活原料采购多以半成品为全,海干货采购多以市场发制好的为全,对原料优劣缺乏鉴别能力,导致增大厨房成本,还影响了菜肴制量。 8 是吃市场提成,捞供货回扣,直接损害企业利益。 9是采购员脑子灵活,点子多,有利先给当官的堵住嘴,自己攀靠大树捞好处。 10是采购进货打游击战,无法享受供货商的批零差价,更无法稳定采购成本支出。 11 是对采购监督的部门失查。 12是采购缺乏市场调查,缺乏价格走势分析,缺乏同行业比较分析,预见性差,无意中造成的损失也不容忽视。餐饮采购管理饭店餐饮经营不仅直接影响营业收入,而且影响饭店的外部形象。因此,抓好餐饮经营的采供控制和管理十分重要。饭店的餐饮经营,占饭店年营业收入的50%左右,经营成本比客房、娱乐要高,比例在70%以上。因此,餐饮经营的采供控制与管理尤其重要。那么,如何加强对餐饮采供工作的控制与管理呢?选准用好采供人员,是搞好餐饮采供工作的关键要选拔思想素质好,作风正派的人员做采供工作。采购人员的思想素质的高低,直接决定着采供工作的质量。因此,在使用采供人员时,一定要认真考察。应具备:工作责任心强,能吃苦耐劳,公私分明,有原则性和有一定社会交际能力,要选择这样的人员担任采供工作。 对采供人员要加强经常性的思想教育,采供人员自身应严格要求自己。因这些人员既管钱又购物,天天泡在市场中,与形形色色的人交往,容易被金钱、物质所引诱和腐蚀。因此,对采供人员必须加强经常性的思想教育。首先领导要深入工作实际,了解掌握情况,及时开展有针对性的思想教育。其次要关心他们的政治学习,不能认为采供工作忙而放松了政治学习。再次,要开展经常性的谈心活动,做深入细致的思想工作,使其警钟常鸣,防患于未然。 经营中有一个重要的管理手段,就是要是非分明,奖优罚劣。对于坚持原则、大公无私的人和事要大力表彰,树典型,抓榜样,扶正气。对于不接受教育、贪占便宜、损公肥私者,坚决给予严肃处理,及时调换不适合做采供工作的人员。在采供人员的使用上,可采取轮换制。一般三个月至半年轮换一次,这样可以克服采供工作中的很多弊病。严格制度,明确职责,是做好餐饮采供工作的可靠保证。采供工作既要有严格的规章制度,又要有明确的职责范围,做到有章可循,有章必依,违章必究。应做到:一要有较强的市场意识,经常总结研究采购方法和策略。深入市场了解所需各类食品的特性、质量、品种、价格行情。货比三家,选择质好价廉的食品,调控采购价格,降价经营成本。二要深入餐厅,与厨师长密切联系,了解和掌握原材料需求情况和实际用量、种类,保证适时、适量、适质、适价地完成采供任务。三要严格执行食品卫生法规和安全制度,不采购劣质、变质、过期、污染食品等。四要严格遵守财务制度,严格管理好钱和物,及时完善采供报账手续。五宜采取双轨采供制度。为了预防钱、物不分出现问题,采供工作应采取相互制约和相互监督的双轨采供制。即专设付款员,随同采购员一起深入市场,负责采购付款。采购员专门选购、讲价,购物与付款分开。双轨制的实行,加大了采供工作的制约和监督力度,有效地堵塞了采供工作中的漏洞。灵活多样的采供方式,是做好采供工作的主要方法 餐饮经营要掌握一条非常重要的原则,就是降低购进原材料的成本。达到降低经营成本的目的,必须采取灵活多样的采供方式:1.本地采购与外地代购相结合。餐饮经营中,大量的原材料都在本地就近购买。但由于市场经济的作用,各地产品的价格都不相同。尤其是海鲜、干货、调料、酒水等,由于进货的途径不同,各地的价格差异较大。这就需要深入市场调查研究,摸清本地和外地的价格行情,有计划地去外地购买同等质量不同价格的食品,存放冷库备用。这样结合采购,一年可降低餐饮经营成本6%以上。 2.采购的时间与采购的地点相结合。研究采购的时间和地点,就等于研究采购的价格。任何事情都有它的规律可循。就市场行情来看,一般早上一手批发的鸡、鱼、肉、蛋、蔬菜等价格较便宜,上午价格最高,下午价格比上午又稍低一些。因此,在早上采购时机最好。一个地区销售市场较多,销售价格也不相同,采购中就要随时了解和掌握不同市场的价格行情。只要研究和把握好采购的时间和地点,使其有机结合起来,一年可降低餐饮经营成本5%以上。 3.货比三家与讨价还价相结合。在采购中,同等产品要多询问几家,做以质量和价格比较。并且要掌握销售者报价有虚头的售货心理,展开讨价还价,把价格降到双方基本都能接受为止。这将对降低餐饮经营成本起到举足轻重的作用。 4.固定采购与分散采购相结合。为了确保食品的质量和采购的稳定性,可在市场固定采购点,但要灵活不可绝对化。如固定点的质量、价格不如其它市场的,那么就不去固定点采购,与分散市场采购结合起来,这样才能严把采购的质量和价格关。加强原材料的管理,是搞好餐饮采供工作的重要环节原材料的管理,是餐饮经营管理的一个重要组成部分。要严格验收把关。厨师长、保管员对采购的品种、数量、
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