Econom ic 支付款 项后获得相应的物品或劳务;合理揭示企业应享有的折扣、折 让;及时支付款项,维护良好信誉。所以在采购与付款过程中恰 当地运用内部会计控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款 过程中的差错和舞弊,可以促进企业的生产经营,有利于减少疏 忽、错误及违法、违规行为,从而提高企业经济效益促进企业健 康发展。 2 采购与付款业务内部会计控制的基本制度 企业应按照财政部印发的 内部会计控制规范- -采购与付 款(试行)规定,实施采购与付款业务内部控制,对请购、审 批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处 理程序;健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据 为载体的控制系统;加强请购、采购、验收、付款关键点的控 制,实施采购决策环节的相互制约和监督机制。为了充分发挥采 购与付款业务内部会计控制的作用,企业应以下面几点作为重 点:(一)不相容职务分离制度。企业应当建立采购与付款业务 的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采 购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购与 付款业务的不相容岗位包括: 1、请购与审批; 2、询价与确定供 应商; 3、采购合同的订立与审核; 4、采购、验收与相关会计记 录; 5审核付款人与付款人职务分离; 6、记录应付账款的人不能 同时担任付款业务。同时企业可以根据具体情况对办理采购业务 的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收 受商业贿赂、损害企业利益的风险。 2.1 建立采购申请制度 明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序以低于最 高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。企业应根据市场 行情的变化适时调整最高采购限价。具有请购权的部门应当严格 按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项 目,具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再 行办理请购手续。 企业还应当成立由企业管理层,以及来自采购、请购、生 产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会, 明确采购价格形成机制。有资源整合条件的企业或企业集团,业 务采购权应当尽量集中,尽量避免多头对同一供应商。集中采 购,或采取集中招标形式,以提高采购效率,堵塞管理漏洞,降 低成本和费用。大宗企业应当充分了解和掌握有关供应商信誉、 供货能力等方面的信息。企业应当建立采购与验收环节的管理制 度,对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出 明确规定,确保采购过程的透明化。采购、请购部门、生产部 门、财会部门、仓储部门共同参与比质比价,包括对所购商品的 质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况 等进行综合评价,并按规定的授权批准程序确定或调整供应商。 对单价高、数量多的物资采购,企业应当制定严格的比质比价采 购制度。小额零星采购也应当由经授权的部门事先对采购价格等 有关内容进行审核。 2.2 付款申批制度 对采购业务进行财务监督与付款,是财务部门的职责。企业 应当按照 现金管理暂行条例 、支付结算办法 和 企业内 部控制具体规范第xx号- -货币资金 的规定办理采购付款业 务,财务部门应该根据采购通知单、采购合同、验收单等有效的 付款文件,确认负债或支付货款。除不足转帐起点金额的采购可 以支付现金外,购货款必须通过银行办理转帐。任何部门和个人 不得以任何借口,以现金或现金支票支付货款。财务部门应及时 取得供货商对账单,并定期与应付账款明细账相核对。如有差 异,应查明原因,及时处理。企业应当加强对大额预付账款的监 控,定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合 理性、不可收回风险等进行综合判断;对有疑问的预付账款及时 采取措施,尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。 、 采购与付款业务内部会计控制的基本制度 3 采购与付款业务主要流程及其控制 采购与付款业务需要由供应、采购、仓储、财会各部门共同 协助完成。为了充分发挥采购与付款的内部会计控制的作用,实 现采购与付款的内部会计控制目标,应对企业主要的采购与付款 业务流程进行具体的内部会计控制。 3.1 请购 请购部门提出的采购需求,应当明确采购类别、质量等级、 规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。计划部门应该根据 生产经营的需要,依据公司的一般授权(制度授权)与特别授 权,向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时应报送财务部 门作为将来付款的依据。 3.2 采购 (下转第150页) 431 Econom ic 大地 回春,万物苏醒,生机勃勃,亦时也势也。顺势是生存和发展的 大智慧,会造势则是能力超群的体现。口碑为势,品牌为势,广 告宣传也可以造势,它们在营销中的重要作用,相信你早已熟 知。 8 质量是最重要的 前面我所总结的畅销和成功的理由,有的或许你不举双手赞 成。但有一点你一定会举双手赞成,那就是质量,说到底质量是 很重要的,优秀的质量是畅销和成功的先决条件。有的患儿家长 说,大夫看得确实好,跑了几个地方都没有看好,最后还是他给 看好了。药到见效,很快地把孩子的病治好,这也许是大家认 他,排队等挂号的最主要的原因。研究营销,讨论畅销不畅销, 我们总能找出若干个理由,比如说,广告问题,价格问题,时兴 性问题,甚至颜色问题,包装问题等等;但,质量的好坏,也许 才是影响产品市场命运的最重要因素。 “ 幸福的家庭都是一样的, 不幸的家庭却各有各的不幸。 ”失败或不畅销的产品存在这样那 样的问题,而能够畅销的产品也基本都是一样的,人人喜欢好产 品。质量是影响顾客选购和满意的重要因素,没有过硬的质量, 很难成为畅销品,更谈不上拥有长久的市场地位了。 宇宙是一微尘,微尘囊括宇宙,江海源于细流,小大实在无 别。从小处着眼悟大道理,这应该是我们每个人都可以做到的。 (上接第134页) 另外企业应当加强采购业务的预算管理,采购需求应当与企业生 产经营计划相适应,具有必要性和经济性。批量物资采购,应采 取竞价方式确定供应商,以保证供货的质量、及时性和经济性; 无论何种需要的请购,采购部门在收到经过审批的请购单后都必 须作出以下三方面的决定:应订购多少;向谁发出订货单;什么 时候发出订货单。(企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应 情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购 或合同订货等方式,小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接 购买等方式。(三)验收。为了达到控制目的,验收入库的职能 必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。(四)付款。 企业财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条 件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等 相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。物 资的采购,要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务 部门会签。合同一经签订,必须及时将合同副本送财务部备案。 财会部门应当参与商定对供应商付款的条件在确认负债或支付货 款之前,应进行以下检查: 与采购有关的原始凭证(如采购通 知单、采购合同、订购单、验收单、发票、货运文件等)是否齐 全、是否合法。 相关凭证(如合同、验收单、订购单、发票、 货运文件等)的内容是否一致;如不一致,应了解原因。 是否 有公司负责人批准签字的付款通知单。 其他有关人员在单证上 的签字是否齐全。发票的折扣是否与合同要求相符;采购数 量、价格、加总合计、税金的计算等是否正确。 总之,企业应在采购与付款业务中实施内部会计控制,对请 购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的 业务处理程序;健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入 库单据为载体的控制系统;加强对请购、采购、验收、付款关键 点的控制,实施采购决策环节的相互制约和监督机制。只有这 样,才能有效的堵塞采购与付款业务过程中的漏洞、消除隐患、 保护企业财产安全、防止舞弊行为的发生,促进社会主义市场经 济的健康发展。 051