中国农业银行生命人寿 2010 年业务启动会会务工作详细分工安排表更新时间：2010 年 2 月 27 日工作事项 完成时限 1 责任人 具体工作安排及要求会务策划小组：余道安、姚瑶 1.会务策划方案 T-7 余道安、姚瑶包含策划方案、 接待方案、 会议指南、 会务预算、 领导发言稿、 主持人串词等2.会务工作详细分工安排表 T-2 余道安、姚瑶 确定住宿人员名单、落实房间预定情况3.会务工作完成情况汇报表 T-2 余道安 根据分工安排表内容督促、检查落实情况4.会议指南 T-2 姚瑶提供样稿给广告公司进行排版及制作5.公司领导对会务指导意见的落实 T-1 余道安 根据领导的指示对会议进行落实6.会议总结 T 余道安、姚瑶 会议结束后，对会务工作进行小结，对会务人员进行感谢物品采购小组：邹平、李渭发、刘浩忠 *采购事项经两人现场经 手，在 发票上签字1.撰写物品采购清单 邹平、李渭发根据领导及会议要求，详细列出会议所需物品清单，送财务小 组备案，报请领导审核。2.茶歇 李渭发 跟行政小组白茵联系，会议茶歇是酒店提供还是自己购买。3.会议酒水 邹平、李渭发 酒水品牌及数量，需请示高焕 利总后确定4.会议签到本 刘浩忠 颜色为红色，四本5.参会人员胸牌 姚瑶、林佩华 办公室有库存，胸牌内容及制作由姚瑶负责6.会议手提袋 李渭发 数量为 150 个7.会议所需文具，包括信笺 李渭发 跟行政小组白茵联系，确定是酒1 如无特殊说明，所有完成时限以参会人员报到为基准点。T 日即会议召开日。纸、水笔、铅笔、签字笔、等 店免费提供还是自己购买7.鲜花李渭发、刘浩忠 农行参会人员每人房间 1 束、机场接待 5 束、会议颁奖及晚会各8 束，共需 100 束。行政小组：余道安、白茵、林佩华1.酒店预定（包括场地、住宿、餐厅、茶歇等） T-7 白茵跟银代部人员一起，进行酒店等相关事宜的预定及落实工作2.酒店住宿人员核对确认 T-1 白茵、林佩华 找邹平要参会人员名单，确定住宿人员名单、落实房间预定情况3.取房卡、分配房间号及自助餐券 T-1 白茵、林佩华登记与会人员的房间号，分配房间并予以登记。4.欢迎卡、房间水果、鲜花、礼品、参会人员通讯录的提前放置入房T-1 白茵、林佩华 欢迎卡找制作公司领取，参会人员通讯录找邹平5.会议（晚宴）座位图的确定，席位卡的摆放等工作 白茵、林佩华根据农行及银代提供的名单，进行席位卡的摆放工作，具体坐席安排顺序需请示领导后确定6.住宿期间紧急情况处理 T 余道安、白茵 确定好酒店方面的联系人7.住宿期间非正餐安排 T-1 白茵、林佩华 根据人数统一安排8.会议期间正餐安排（会议当天晚餐） T 白茵、林佩华落实用餐地点、包间房号、用餐人员名单、菜单、用餐人员的座位安排、制作主次桌的座位名牌、根据会议结束的时间变化与餐厅人员做好对接工作9.用餐期间的服务（早、中、晚餐） T 白茵、林佩华根据领导的临时指令、处理好用餐期间的相关事宜10.午餐后与会人员的休息引导 T 白茵、林佩华确保会场内的对接服务并随时听从领导的安排11.会务人员的用餐 T 白茵、林佩华安排好所有会务人员会务期间的用餐，费用先垫付会后凭发票与用餐小票至白茵处报销12.会议桌及椅子的安排 白茵、林佩华 圆桌型的桌椅布置13.席位卡制作 T-2 白茵、林佩华 根据邹平提供的参会人员名单制作席位卡14.会前席位卡与文具用品的放置 T-1 白茵、林佩华 会议当天上午放置完成 15.茶水的工作 T 白茵、林佩华 检查、督促酒店服务人员提供茶水及饮料，原则上每二十分钟 添加一次16.茶歇的工作 T 白茵、林佩华 会议开始半个小时内摆置于会场内，并进行茶歇的添加财务小组：李森、邹平1.会议预算的草拟与报批 T-2 李森、邹平 详细列出会议预算及名目2.合同的审定及签署 李森、邹平 重点是合同金额及服务项目3.会议所需预借款的申请 邹平 预付酒店押金及其它费用4会议各项费用的支付、报销、预借款的冲账 邹平 发票需经办人签字文秘宣传小组：李森、邹平、邹莉、安迪、 谢文涛、品牌宣 传部和广告制作公司1.会议通知的撰写及下发 T-10 谢文涛根据会议时间下发会议通知， 农行会议通知由农行自己撰写和下发2.上报会议材料的通知 T-10 邹平 由银代部下发上报通知3.双方广告宣传片的收集、剪辑及播放 T-2 邹平、邹莉4.农行深圳分行行长致辞欢迎 农行负责，邹平告知5.农行副行长郭浩达致辞 农行负责，邹平告知6.生命董事长致辞 T-2 谢文涛 谢文涛负责拿出初稿交由高焕利总修改7.主持人串词 T-2 李森、安迪 已邀请辽分的曹营8.双方战略合作方案（PPT演示） T-2李森、邹平、安迪9.竞拍方案及责任状的设计制作李森、邹平、安迪 责任状的设计及制作10.双方合作回顾视频 邹莉11.会议所需材料的收集、整理、印刷及分发工作 T-2李森、邹平、安迪 李渭发或广告公司进行印刷12.会议指南 T-2 广告制作公司姚瑶已经做出会议指南草稿，广告公司负责版面设计及印刷13.会场设计、摆放及舞台的搭建，灯光的调试及喷雾机、泡泡机的摆放T-1广告制作公司 安迪提供文字内容、图片及要求，酒店提供尺寸，广告公司设计 出样稿后报请领导审批14.会场外走廊展示版的搭建 T-1广告制作公司 安迪提供文字内容、图片及要求，酒店提供尺寸，广告公司设计 出样稿后报请领导审批15.会议报到处、签到处的背景板以及导视牌的制作及摆放T-1广告制作公司 安迪提供文字内容、图片及要求，酒店提供尺寸，广告公司设计 出样稿后报请领导审批16.会场入口处鲜花拱门的设计及制作 T-1广告制作公司 安迪提供文字内容、图片及要求，酒店提供尺寸，广告公司设计 出样稿后报请领导审批17.欢迎的设计及制作T-1 广告制作公司 姚瑶提供文字内容、图片及要求，广告公司设计出样稿后报请领导审批18.接机牌及接待车标识牌的设计及制作T-1 广告制作公司 姚瑶提供文字内容、图片及要求，广告公司设计出样稿后报请领导审批19.照相及录像广告制作公司及品牌宣传部广告制作公司负责当天会议前后及晚宴的照相及录像，品牌宣 传部负责接待期间的所有照相20.节目的筛选及彩排 广告制作公司 王婷及银代部人员一起跟踪落实此项工作21.节目的最后确定 高焕莉22.投影机 T-1 广告制作公司 提前调试好，邹平最终确认23.笔记本 T-1 广告制作公司调试好电脑,邹平并将相关会议材料拷到电脑，电脑调试及会 议材料的准备 24.话筒 T-1 广告制作公司 确保会场话筒数量充足，运作正常电量充足 25.会场 IT 设备的调试与正常运转 T-1 广告制作公司负责会场 IT 设备的正常运转，在会场外随时待命，确保会议设备的正常运行26.会议投影播放 广告制作公司 提前进行试播27.奖券的制作与分发 广告制作公司 邹平协助28.会议记录及录音 银代部人员29会议纪要、新闻稿的撰写工作银代部、品牌宣传部 会议结束后两天内出来30.会议期间紧急时间处理 余道安 负责处理紧急情况及突发事件接待小组：余道安、白茵、姚瑶、林佩华、王婷、前台、司机及农行人员 详见接待工作方案