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1,第三章 制作会议日程表,2,学习目标: 将上一章“会议通知”转换为正式文件。包括:添加抬头区与落款区,添加附件页,并在附件页内学习表格的制作技巧,形成一份结构完整的公文,学习重点: 1、复习并深入学习文字处理的其他一些技巧。包括:添加附件,文档内容的增强修饰功能 2、处理表格的方法。包括:建立和转换表格、表格的编辑、修饰与排版的技巧,3,本章学习的主要内容,转换公文的过程 1、旧文档的打印技巧 2、公文抬头与落款内容的编辑 3、添加新页与导入内容 表格处理的过程 1、表格特征与制表位的应用 2、表格结构的编辑技巧 3、表格内容的修饰技巧 综合应用的过程 1、将打开的文件更名保存及其他保存技巧 2、巧用自动图文集处理公文抬头内容,4,第一节 打开旧文件的几种方式,5,重点: 认识文件的保存位置,掌握打开文件的多种方法,内容: 从Word软件中打开现有文件 从Windows桌面上打开文件,6,1、认识文件管理的重要性,文件管理的重要性 为了避免出现文件丢失,临时的慌乱查找,应有条理 的命名文件,并合理安排保存路径。,电子文档 的优点,可以保存输入文档的内容,保存了文档的一系列重要数据,可以随时存取和修改信息,保存的文件,保存路径,文件名称,文件名,后缀名,电子文档的优点及文件的特点,什么是文件?,7,2、在Word中打开旧文档,使用“打开”命令,开启“打开”对话框,“文件”菜单中的“打开”,快捷键“Ctrl+O”,工具栏中的“打开”按钮,一次打开多个文件,连续取值,鼠标拖动或借助“Shift”键.,间隔取值,借助“Ctrl”键,逐一单击文件.,什么是旧文档?,8,2、在Word中打开旧文档,打开最近使用过的文件,快速打开近期使用的文档,目的,利用Word“文件”菜单,利用“新建文档”任务窗格,操作,注意事项,默认为四项,可以利用“工具”菜单中的“选项”命令,在“常规”选项卡中调整列出的文件数目。,9,3、在Windows桌面打开文档,打开最近访问过的文件,使用工具 “任务栏”“开始”“文档”。 文档中将列出曾经用过的15份文档名称。,如何清除文档纪录,打开Office文档,利用“Windows资源管理器”,使用工具 “任务栏”“开始”“打开Office文档”。,使用工具 在资源管理器中通过文件夹列表打开文档。,10,第二节 将文稿转换为正式公文,11,重点: 掌握公文的基本的格式要求,深入认识文档处理的其他格式技巧,内容: 添加公文抬头与落款内容 设置文头分割线 设置带项目编号的段落格式 强制添加新页 通过多窗口导入文件(日程表),样文: 正式公文,12,1、添加公文抬头与落款,认识正式公文的格式,添加文字内容并加以修饰,设置段落分隔线 1、用快捷键添加段落分隔线。 2、通过“边框和底纹”对话框添加和调整分隔线。,设置带编号的正文段落 使用“项目符号和编号”对话框处理。 此工具的特点。 “自定义”按钮的作用。,13,2、添加公文附件页,目的 用于结束文章的某一部分,以开始新的输入内容。,使用工具 利用“插入”菜单“分隔符”命令处理。,其他添加新页的方法,14,3、导入时间表内容,目的 通过导入方法向文档中添加内容,可以避免重复输入。,步骤 1、在屏幕上平铺两个文件 利用“窗口”菜单的“全部重排”命令重排两 个窗口方便多文件编辑。 2、在多窗口中移动或复制内容 用鼠标脱拉并跨越窗口移动和复制内容。 3、恢复单一文件窗口 利用“窗口”标题栏的“最大化”按钮恢复单 窗口编辑状态。,15,第三节 建立会议日程表,16,重点: 建立表格与转换表格数据的基本方法,内容: 传统制表中的问题 用“TAB”键控制表格内容的版式 将TAB符表格转换为表格 在表格中输入内容,素材: 日程表,17,1、传统方法输入日程表的问题,出现的问题 用“空格”键来完成列的间隔处理,容易形成首行可 以左对齐,其他各列不易修饰的现象。出现版面混乱。,产生问题的原因 外文字母及数据符号不同于汉字。汉字(包括标点符 号)均为双字节字符,每一字符占用屏幕等宽位置。而 外文及符号存在不等宽特性,而所有“空格”却是等宽 的。,解决方法 少使用“空格”键,尽量以“TAB”代替上述操作,可 以保证版面整齐规范。,18,2、用TAB键整齐排列列表,TAB键的作用,常见的编辑符号,用“TAB”键替换现有表格式文章中的“空格”,什么是制表符,隐藏或显示编辑符号,19,3、表格与文字的相互转换,可以转换为表格的文字内容,可作为分隔符的类型,转换的双向性,使用的工具 用“表格”菜单中的“转换”命令处理。,转换的原则,20,4、在表格中输入内容,应注意的技巧,1、确认光标位置后再输入。 2、单元格内“回车”的特点。 3、使用方向键(上下左右)处理单元格切换。 4、单元格内输入的内容避免齐线输入。 5、单元格内文字的修饰与页面文字的修饰方法相同。 6、单元格中内容必须齐线输入时的处理。,21,第四节 编辑与调整表格结构,22,内容: 表格中的光标变化 列宽与行高的调整 插入与删除结构 移动与复制技巧 表头斜线与文字 调整表格大小 表格结构排列 纪录的排列,重点: 表格中的光标形态与操作技巧,23,1、表格中的光标状态,表格中的鼠标光标形态与用途,24,、调整列宽与行高,行与列的定义 纵向为列,一般边线表格管理各个项目序列。 定义: 横向为行,一般纪录相关的一组信息。,使用工具 1、通过鼠标拖动 1)特点:简单、快速。 2)注意鼠标的形状变化。 2、通过菜单和对话框选择量化数据进行处理 1)特点:复杂、精确。 2)通过“表格”菜单选择“表格属性”命令。,25,、插入和删除表格结构,目的 为表格添加新的列、行或删除无用的列、行和单元格, 此类编辑操作将改变表格的结构,所以称为结构编辑。,内容 1)插入行、列或单元格 2)删除行、列或单元格 3)合并与拆分单元格 4)移动与复制表格 5)添加表头斜线 6)调整表格的大小 7)调整表格的位置 8)表格中的排序,26,、插入和删除表格结构,1)插入行、列或单元格,在表格中间插入新行,在表格尾部插入新行,在表格中插入列,在单元格中插入表格,鼠标光标置于表格中间某行,单击“插入行”按钮。,插入点“I”型光标置于表格右下角最后一个单元格。单击“TAB”键。,移动光标至一列顶部,呈 状态。单击“插入列”。,在选中单元格中,选择“插入表格”命令。,技巧:要使插入表格完全填充单元格,请用“表格 属性”对话框将单元格边距重新设置为0。,27,、插入和删除表格结构,2)删除行、列或单元格,删除行,删除列,删除单元格,通过“表格”菜单,选择“删除”命令。 选择:,“行”命令,“列”命令,“单元格”命令,显示对话框,如果,28,、插入和删除表格结构,3)合并与拆分单元格 处理表格结构的复杂编辑,控制每一个单元格的大小。是一 种常用的表格结构编辑手段,简单方便,不易破坏表格结构。,合并单元格的特点,拆分单元格的特点,拆分表格与拆分单元格的区别,29,、插入和删除表格结构,4)移动与复制表格 将表格中部分内容在表格区域内进行移动编辑。,使用鼠标拖动的方法,其他移动与复制的方法,单元格与单元格内容选定的区别,选择整行必须包括行结束标志,表格对象的编辑技巧:,30,、插入和删除表格结构,5)添加表头斜线 绘制中文格式的表头斜线并添加说明文字, 使表格结构更加明晰。,表头斜线的作用,技巧 适当选择表头文字的字号,否则不能正确显示。,添加表头斜线的方法 1、使用鼠标。 2、使用“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令。,31,、插入和删除表格结构,6)调整表格的大小 改变整个表格的大小,以适应排版的要求。,调整的方法 1、使用鼠标拖拽尺寸控制点。 2、通过“表格”菜单中的“表格属性”命令处理。,32,、插入和删除表格结构,7)调整表格的位置 使表格位于合理的版面位置。,表格内文字的对齐方式 1、水平方向的调整。 2、垂直方向的调整。 3、水平与垂直方向的共同调整。,表格在页面中的排版方式 调整表格的页面位置 “表格属性”中的“表”选项卡 调整表格占用页面的方式“根据内容调整表格” “根据窗口调整表格” “固定列宽”。,表格的自动调整与平均分布方式 1、使用“表格与边框”工具栏上的平均分布行或列 2、“表格”菜单的“自动调整”命令中的平均分布。,33,、插入和删除表格结构,8)表格中的排序 将表格信息按一定规律显示。 即针对某一项目(列),对所有记录(行)重新组合与排列,排序的作用,排序的方法 1、使用工具栏: 2、使用“排序”对话框:,34,第五节 表格内容的修饰技巧,35,内容: 格线设置 背景设置 自动套用格式,重点: 正确掌握表格修饰操作的 应用范围与对象,36,1、为表格添加边框和底纹,为表格分区添加水平分割线 1、水平分隔线的作用。 2、使用“表格和边框”工具栏。 3、使用“边框和底纹”对话框 处理。,为表格添加背景底纹 1、使用“表格和边框”工具栏。 2、使用“边框和底纹”对话框 处理。 3、比较“表格和边框”与“边框和底纹”之间的区别。,使用“表格自动套用格式”功能 1、“表格自动套用格式”的功能与作用。 2、使用“表格和边框”工具栏或“表格”菜单处理。 3、对现有表格与新建表格的自动套用。,37,第六节 保存当前文档 (“另存为”的使用),38,内容: 更名保存 加密保存 数字签名,重点: 掌握三种另存为方法的特点 使用安全保存技巧,39,1、将文档更名保存,目的 为保留原文,通常在借用原有的文件格式更改其中内容 后,需要将此文件更名保存,否则覆盖原文。,更名保存与更改路径保存的区别,40,、文件的安全性,Word提供的解决方法 1、“授权”方式。 2、“签名”方式。,文件在安全方面存在的隐患,设置文件打开和修改的密码(授权方式) 1、设置密码的两种方法。 2、打开权限与修改权限的区别。 3、“建议以只读方式打开文档”的作用。,数字签名(签名方式) 1、什么是数字签名及其作用。 2、设置数字签名的两种方法。,41,、其他与文档安全相关 的功能简介,关于文档的恢复功能,1、检测并修复与Office 程序相关的问题。 2、不能修复个人文件,例如电子表格或文档。 3、不能用于Office 2000以前的Office应用程序。,打开并修复,错误报告,目的:打开被损坏的文档。 工具:“打开”对话框中“打开”按钮右侧的选择按钮。,42,第七节 其他创建表格的方法,43,内容: 通过“插入表格”方式建立表格 使用绘制法建立表格,重点: 掌握表格结构的计算方法与手绘 表技巧,44,1、使用“插入表格”方法建立表格,通过工具栏按钮插入新表 1、使用工具栏的特点。 2、插入点及选中内容时插入表格的特点。,通过“表格”菜单插入新表 1、使用该对话框的特点。 2、“插入表格”对话框中各个选项的作用。,使用此方法的特点 结构性强,比较精确,但制作复杂。,使用工具 1、“常用”工具栏上的“插入表格”按钮。 2、“表格”菜单中的“插入表格”命令。,45,2、使用“表格和边框”工具手绘表格,使用手绘表格的特点 模拟传统制表方式。操作简单。 但不易控制尺寸,需要后期编辑。,使用工具 “表格和边框”工具栏中“绘制表格”按钮。,46,第八节 用自动图文集简化固 定内容输入,47,内容: 插入自动图文集 建立自动图文集,重点: 掌握图文的建立与使用技巧,48,1、插入自动图文集词条,什么是自动图文集及其作用 预先将一些固定的输入内容组织在一起,使用时可直 接添加,避免重复输入相关内容。,插入自动图文集的方法 1、使用“插入”菜单。 2、使用“自动图文集”工具栏。,注意事项 插入点所在的文字种类(中、英文)对插入词条的影响。,49,2
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