- 1 -内部管理控制标准1 总则1.1 内部管理控制的定义内部管理控制是企业经营者为了实现其管理目标、提高经济效率、维护公司资产完整，防止可能出现的问题、发现已经发生的问题，确保经济活动记录的正确和可靠，而在企业内部建立的一套组织、制度、方法和程序的总称。1.2 内部管理控制标准的适用范围内部管理控制标准是公司管理经济活动的指导性文件，应在实践中不断完善，每二年修订一次。公司其他管理规定与本标准不一致时，以本标准为准。本标准适用于上海焦化有限公司，各子公司应参照执行，并制定相应的实施细则，报公司备案。1.3 内部管理控制的原则1.3.1 内部管理控制必须依据公司法规定，遵循合法合情原则、系统网络原则、职责分隔原则、成本效益原则。1.3.2 合法合情原则：内部管理控制应当符合国家有关法律法规和本企业的实际情况，接受投资方和社会的监督；全体员工必须遵照执行，任何部门和个人都不得超越授权范围，必须确保所有报表及经济活动记录采用书面或电子文件形式，并由填表人和有关领导审核签名。1.3.3 系统网络原则：内部管理控制应当涵盖企业内部的各项经济业务的各个部门和各个岗位，控制业务处理过程中的关键点，将内部管理控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节，形成内部信息平台控制网络。1.3.4 职责分隔原则：内部管理控制应当保证企业内部机构、岗位及其职责权限的合理配置和分工。坚持不相容职务相互分离，确保不同的职能部门、不同的工作岗位之间权职分明、相互制约、相互监督。1.3.5 成本效益原则：内部管理控制应当正确处理成本与效益的关系，保证以合理的控制成本达到最佳的控制效果。必须明确时间就是效益的观念，在本标准的系统流程运转过程中，凡没有规定运行时间的，各个控制点的审核时间应少于一个工作日，其他非控制点的，更应抓紧时间。1.4 内部管理控制的主要方法和基本要求1.4.1 内部管理控制的主要方法：组织结构控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、安全控制、职工素质控制、风险控制、内部报告控制、电子信息系统控制、内部审计控制等。1.4.2 内部管理控制的基本要求：1.4.2.1 组织结构控制要求贯彻职责分隔原则，合理设置内部机构，科学划分职责权限，形成相互制衡机制。1.4.2.2 授权批准控制要求公司明确规定授权批准的范围、权限、程序、责任等相关内容。1.4.2.3 会计系统控制要求公司必须依据国家法律、法规制定适合公司的会计制度，明确会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序。1.4.2.4 预算控制要求加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，及时分析和控制执行过程中的预算差异，采取有效的改进措施，确保预算的执行。1.4.2.5 安全控制要求公司严格限制未经授权的人员对资产的直接接触，采取定期盘点、资产记录、帐物核对、财产保险等措施，确保资产的安全和完整。1.4.2.6 员工素质控制要求公司建立和实施科学的人事管理制度，保证员工具备相应的工作胜任能力。1.4.2.7 风险控制要求公司树立风险意识，建立有效的风险管理系统，通过预警、风险识别、风险评估、风险报告等措施对财务风险和经营风险进行全面的防范和控制。1.4.2.8 内部报告控制要求公司建立和完善内部管理报告制度，全面及时反映经济活动情况。- 2 -1.4.2.9 电子信息系统控制要求运用电子信息技术手段建立控制系统，减少和消除人为控制的影响，同时要加强对电子信息系统的开发与维护、数据的输入与输出、文件的储存与保管、网络安全等方面的控制。1.4.2.10 内部审计控制是对企业内部经济活动和管理制度是否合法、合理和有效的独立评价，是其他内部控制的再控制，其内容包括：财务审计、经营审计和管理审计。1.5 内部管理控制的流程本标准按资金流（支出与收入） 、物流、信息流划分为：支出循环、 生产循环、收入循环和信息管理循环等四个循环。2 支出循环2.1 控制目标支出循环是指经费经专门批准后，用于购买有效的商品和支付提供的劳务。通过合理规范采购、付款、人力资源开发利用，建立和完善控制程序，实施支付权、购买权、保管权、使用权、审核权五权分离，职责分隔，强化对申请、审批、采购、验收、使用、付款和员工的聘用、报酬等环节的控制，作好检查记录，并予以考核，做到比质比价、决策透明、物尽其用、人尽其才、合理使用、堵塞漏洞。2.2 采购管理公司的所有采购业务必须集中到营销部和机动部。营销部负责原材料、辅助材料的采购；机动部负责设备、备品备件的采购。见图 1、图 2 及其说明。2.2.1 采购计划2.2.1.1 采购计划由储运部、机动部分别根据各部门的领料计划组织编制原辅料采购计划、材料采购计划和备品配件采购计划。2.2.1.2 采购计划编制流程辅助材料及备品备件的采购计划是根据生产计划或使用部门提出的采购申请（该申请必须经过使用部门主管领导的审核并加盖部门公章后报储运部和机动部） ，储运部和机动部结合库存数量和库备定额（该定额由公司生产部、储运部（机动部） 、营销部、综合计划部、财务部制定，每年修订一次） ，汇总后进行编号并编制成月度采购计划，经储运部或机动部有关领导审核，并经综合计划部批准后送营销部或机动部采购部门进行采购。主要原料的采购计划应由主管营销工作的副总经理于每月中旬组织相关职能部门召开下月主要原料采购计划会议，由储运部根据会议讨论结果于每月下旬前编制次月计划，经储运部经理审核后交综合计划部纳入公司月度综合计划，报主管副总经理批准后实施。2.2.1.3 经批准后的采购计划，采购人员应严格按其规定的要求和程序进行采购或订货。对供应商发出的订货通知书必须进行编号并保存。采购人员不得擅自更改采购计划，若需更改时应提出申请，更改计划程序与编制程序类同，计划更改后应做好更改记录。2.2.2 采购合同2.2.2.1 采购合同必须按照中华人民共和国合同法签订、实施和管理。采购合同应根据各类业务进行编号保存，采购合同应包括：a. 产品名称、规格、标准或技术要求；b. 数量、价格、交货期；c. 检验、验证方法或验收条件；d. 处理质量争端的方法。2.2.2.2 采购合同的审批各级采购人员和管理人员采购合同签订权限如下：分管营销副总经理 人民币 5000 万元以下，美金 500 万元以下营销部经理 人民币 3000 万元以下 机动部经理 人民币 300 万元以下营销部副经理 人民币 2000 万元以下 机动部副经理 人民币 200 万元以下- 3 -采购主管 人民币 500 万元以下 机动部主管 人民币 100 万元以下采购副主管 人民币 300 万元以下 材料采购主管 人民币 50 万元以下 其他采购人员按合同授权权限处理。2.2.2.3 监督部法律事务室负责合同合法性、规范性的评审。2.2.3 采购价格 采购价格必须按照比质、比价和比客户信用等级的原则，经公司综合计划部核价后确定。主要原料的采购价格需经月度采购计划会议的审核批准。- 4 -控制点 使用部门 储运部 采购部门 综合计划部 技监部 监督部 财务部 信息平台审核核价 合同分发检验入库付款 申请审核库备定额库存数采购计划审批 采购计划签约核价采购合同1采购合同3采购 检验退货入库领用请款 审核付款汇总相关内容 采购合同2相关内容审核图 1 原 辅 材 料 采 购 控 制 系 统 流 程 图相关内容市场信息- 5 -原辅材料采购控制系统流程图说明：控制点 控 制 措 施审核 使用部门提出请购单，经部门分管经理审核后，交储运部。核价 综合计划部根据原辅材料市场价格波动情况，采用科学的分析和预测方法，制定原辅材料采购的指导价，每月底下发给采购部门。签约 营销部根据授权按计划签订合同，价格参考综合计划部每月下发的指导价。监督部审核合同文本是否规范、合法。合同分发营销部应将合同按时传递给监督部和财务部，将合同中有关采购数量、到厂日期及技术要求交储运部，将采购价格及数量计划的执行情况交综合计划部，将原料采购合同有关质量要求交技监部。检验 技监部对原料及辅助原料的质量进行检验，并提供质检报告并留样。入库 储运部根据采购计划和到货清单验收数量后入库。付款 财务部根据公司月度用款计划，落实资金，予以付款。备 注 煤、焦油等大宗原料的采购每月由相关部门以会议形式决定采购计划。- 6 -控制点 使用部门 机动部设备管理 机动部采购部门 综合计划部 机 动 部 仓 库 管理 监督部 财务部 信息平台审核检验入库付款 申请审核库备定额采购计划审批 采购计划签约核价采购合同4采购退货入库付款 汇总采购合同2采购合同3相关内容审核固 定 资 产 帐册设 备 卡 片库存数领用对帐采购合同1审核请款检验图 2 零星机电设备、备品备件采购控制系统流程图相关内容合同分发核价- 7 - 8 零星机电设备、备品备件采购控制系统流程图说明：控制点 控制措施审核 使用部门提出请购单，经部门分管经理审批后，交设备管理部门。核价 综合计划部根据设备市场价格波动情况，采用科学的分析和预测方法，对设备采购价格进行核准。合同分发 合同签订后，机动部采购部门应将合同分发给公司监督部、财务部。将合同的有关内容传递给综合计划部及机动部设备和仓储管理部门。检验 机动部仓储管理部门根据实际情况，可邀请技监部门、使用部门、采购部门和有关管理部门对到货设备或备件进行检查验收。入库 机动部仓储管理部门根据购置计划与到货清单点收数量后进行入库，付款 财务部根据月度用款计划，落实资金，予以付款。备注1. 零星机电设备申请应填报零星机电设备添置申请表，备品配件申请应填报备品配件月度计划表，经使用部门负责人审核后上报机动部审批；2. 零星机电设备使用部门领用后应建立设备卡片，符合固定资产管理要求的，财务部应建立固定资产账册。2.2.4 供应商的管理2.2.4.1 对供应商要建立动态档案，把供应商的有关资料和业务往来的情况记录在案。2.2.4.2 每年至少一次组织相关职能部门对供应商的资格进行评审，内容包括财务状况、供应能力、质量、价格等相关指标，以确定合格供应商作为采购主渠道。2.2.4.3 合格供应商在供货过程中，如出现事故，影响本公司正常的生产经营活动时，一次给予警告，二次取消其合格供应商资格，供应商在试用期间发生事故，取消其供应资格。2.2.4.4 本公司所采购的物资应有 2 家以上的供应商，同时要建立后备供应商档案。如属独家供应，应有相关资料加以说明，并由采购部门主管经理审核、相关部门会签后由公司主管副总经理批准。2.2.4.5 对首次供应商必须办理原辅料供应商首次采购申报手续。原辅料采购的首次供应商由采购部门、使用部门、综合计划部和监督部共同会签，主管营销的副总经理批准试用，试用期不得大于一年。2.2.5 采购人员的管理2.2.5.1 采购业务员实行定期轮岗制，采购主管实行定期竞聘制，采购部门主管经理实行聘任制。2.2.5.2 定期对采购人员进行业务培训和思想教育以提高其业务能力和思想觉悟。2.2.5.3 采购人员每年就其当年工作情况进行述职以检验其一年来的工作，并实行末位淘汰制。2.3 收货管理2.3.1 收货人员必须与采购、运输及质量、计量管理人员的职能明确分隔，各负其责。2.3.2 按分级管理要求，收货人员对原辅材料、设备及备品配件进行验证和清点，并及时查看货物的技术说明书、合格证等资料是否齐全。2.3.3 收货人员以经过批准的采购计划为依据进行验货，计划之外的任何货物均不得入库。2.3.4 进库货物必须悬挂检验状态的标识，并按质检要求进行保存，直至交付生产使用。2.3.5 货物在公司内库区间的转换，必须得到储运部仓储主管批准，并及时做好调拨记录。2.3.6 不合格货物必须分开存放，并做好记录