物资管理办法1 范围本办法规定了我厂物资管理的职责、管理内容（物资计划、采购、合同、验收、入库、备品配件、仓储、废旧物资处置等）与要求、检查与考核等。本办法适用于我厂的物资管理，生活所用物资的管理由相关部门参照执行。2 职责2.1 物资部是全厂生产物资管理职能部门，对全厂生产所用物资，包括计划、采购、监造、仓储、发料、委外加工、修旧利废、废旧物资处置、材料费用控制等实施全过程管理。2.2 本办法所指物资，是指全厂生产经营（包括技改、科技、安措、小型基建项目等）所需材料、设备、备品备件、办公自动化设备及耗材等。煤炭、锅炉助燃油除外。3 管理内容与要求3.1 物资采购计划编制与审批3.1.1 对厂内所有需求计划，均应在物资管理信息系统中形成。3.1.1.1 对急需物资的采购计划可用书面请购计划。但须经设备管理部副主任或主任签字确认后方可执行。3.1.2机组大修物资需求计划编制与审批3.1.2.1 标准项目备件计划，根据检修项目和预算费用，由各分部编制需求计划，检修部结合项目及费用情况进行复核，设备管理部进行审批(储运部、发电部履行同样手续)，主管副厂长（总工程师）批准。3.1.2.2 技改项目主、辅材需求计划，主材由设备管理部按项目的概算额提前报集团公司招标采购或报江西公司比价采购。辅材由检修部根据技改项目需要按技改项目代码进行申报，设备管理部及专业副总审批，主管副厂长（总工程师）批准。3.1.3 机组小修物资需求计划编制与审批3.1.3.1 小修所需消耗材料、备件计划由各分部结合生产任务及预算费用进行编制，检修部根据检修项目的需要进行审核，报设备管理部审批。输、储煤设备小修备件、耗材计划由储运部审核后报设备管理部审批。3.1.3.2 小修中的技改项目所需主、辅材需求计划，按3.1.2.2条执行3.1.4 各项目中进口件计划应由设备管理部在大修前4个月、国产件在大修前45天、物资超市管理的耗材计划在大修前20天交物资部进行询、比价采购。3.1.5 物资管理系统中请购计划编制与审批，由使用部门在物资管理信息系统中填写请购单（无编码的物资需先报预编码），使用部门领导初审，设备管理部审核。对5万元以上的请购计划除设备管理部审核外，还须主管副厂长（总工程师）批准。3.1.6 零星设备（固定资产）需求计划与审，由需求部门提出申请计划，经设备管理部初审、主管副厂长（总工程师）审核后交计划营销部，由计划营销部落实资金后，报厂长（法人代表）批准，由物资部执行。3.1.7 采购计划到达物资部后，计划员和采购员应对其完整性进行确认，规格型号、数量、技术要求等清楚明了，以保证所购物资的准确性。3.1.8 物资采购计划下达后，相关采购员必须按计划要求和采购程序进行采购。3.2 采购程序和合同管理3.2.1 计划员将请购单位进行了预编码的采购计划交给采购员询价、滤库，根据采购员的询价、滤库结果，做出将进行了预编码的采购计划往上一级提交或驳回。3.2.2 计划员根据物资管理系统的请购单在网上下达采购计划。严禁无计划和超计划采购。3.2.3 物资采购必须在经审定合格的供应商中进行，不得随意变换供应商。如在已经审定的合格供应商中寻找不到满足供货要求的供应商，可在合格供应商外进行选择，但必须报部门领导批准并从严控，采购员在采购前必须对其资质进行了解，并按审定合格供应商的程序对供应资质进行审定。3.2.4 业务洽谈前有关人员必须熟知供货单位、订购内容、项目费用、技术要求、市场行情等相关内容。3.2.5 物资采购金额单件3000元及以下或批量5000元及以下的采购可进行部门审批采购。先由供货单位报价，采购员价格洽谈，计划员和部门负责人签名确认后再进行采购。3.2.6 物资采购金额单件3000元以上或批量5000元以上至10万元以下的必须进行询、比价采购。物资超市代售代存物资都须进行询、比价定价，用后结算付款，定价后的价格有效期最长不得超过2年。3.2.7 物资采购概算金额10万元以上100万元（非配送物资除外）的报国电江西公司组织国电物资集团公司华中物资配送中心比价采购。单一厂家或急需备件的采购可报江西公司审批采购。概算金额100万元以上的采购报国电集团公司招标采购。3.2.8 物资采购预算金额10万元以上100万元（非配送物资除外）的比价采购由江西公司国电物资集团公司华中物资配送中心确定首选、次选单位。100万元以上的由国电集团公司组织招标确定中标单位。物资部按国电江西公司比价采购通知书和集团公司招标中标通知书的要求进行合同谈判。3.2.9 一次采购1万元以上的物资必须签订采购合同。 物资采购金额5万元及以下的合同签订，由采购员拟定合同，附带询、比价材料或审批采购单等合同支持性材料，经物资部采购员、计划员、副主任或主任审核后签名，加盖厂物资采购合同章。物资采购金额5万元以上的合同签订，由采购员拟定合同，附带询、比价材料或审批采购单等合同支持性材料，经物资部采购员、计划员、主任审核后签名，采购员到厂纪检监察审计部加盖厂物资采购合同章。3.2.10 委外修理价格确定和合同签订参照物资采购程序进行。3.2.11 采购金额10万元以上的合同必须会签。会签部门和人员为：物资部、使用部门、设备管理部、专业副总、法律顾问、计划营销部（零购和技改）、财务部、纪检监察审计部、主管副厂长（总工程师）。3.2.12 每份合同必须有一个唯一的编号，合同编号必须有：HTWZ+采购员姓名第一个拼音字母+年份的右边2位数+顺序3位数。每年签订的第一份合同顺序3位数为001。采购员拟定合同前应到合同管理员那为合同编号获取一个顺序3位数。如999个顺序号不够用可向4位数扩充。3.2.13 合同签订后，合同支持性材料随存档合同一并留存，专人保管。3.2.14 已签订生效的合同如需变更，经供需双方协商同意后变更相关合同条款，并按合同签订的程序重新签订合同。原签订合同必须全部收回打“X”作废。新签订的合同中第一条必须是“原合同编号、什么合同作废，经双方协商同意重新签订本合同”。3.2.15 采购物资提运按合同要求执行。对自提物资，采购员应填写用车联系单，经部门领导批准后与运输公司联系车辆，及时将所采购的物资运到厂。3.2.16 纪检监察审计部负责合同管理的监督检查。3.3 材料费用控制与管理实行项目（任务）与费用双轨制，是严格控制费用，严格预算管理的有效办法。因此采购计划提交部门在编制采购计划时，必须注明项目（任务）和费用来源，并经设备管理部批准，否则物资部不予受理。生产急需且经主管厂领导批准的采购计划除外。3.4 物资询、比价采购3.4.1 物资采购严格按询、比价要求进行采购，物资部专职询价员对价格实施监督追踪，发现问题及时提出整改和考核意见。3.4.2 询价报价单位由物资部负责人、计划员和采购员分别从合格供应商中至少选取一家，共不少于3家，填写好询价表，报部门领导批准后开始询价工作。3.4.3 QQ专用邮箱询价，由采购员、计划员和部门负责人或询价员从个人邮箱中发出询价单，报价单位填写好报价和供货响应后在规定的时间内将询价单传至部门专用QQ询价邮箱中。电子商务网上询价由询价员或采购员从电力商务网上发出询价单，必要时可由计划员发出。未按时报价均为无效报价。为了更好地实行阳光采购，应尽量在电力商务网上询、比价采购。3.4.4 询价结果有效报价不低于2家，如报价单位未报价需要有未报价说明。如有效报价低于2家，须重新选择报价单位进行询价。3.4.5 QQ邮箱登录密码由询价员和采购员掌握，询价员掌握密码的前4位数，采购员掌握密码的后4位数，询价员和采购员在一起时才能接收邮件。登录邮箱输入密码时2人须相互回避。密码需在部门的领导监督下定期进行修改。为方便省事，2人之间相互泄露邮箱密码1人操作，均将承担违规责任。3.4.6 接收报价单后由询价员按国电九江发电厂物资采购询、比价汇总表的格式进行汇总。附报价供应商核准表和报价单的询、比价汇总表经询价员、采购员和计划员审核签名后报部门领导批准。3.4.7 对能满足商务和技术要求的询、比价，首选价为最低价，首选供货单位为报价单位。最低报价单位物资供应不能满足商务要求的由物资部注明原因，不能满足技术要求的由设备管理部注明原因。确因最低报价单位供货不能满足要求且理由充分，可首选次低价和首选次低报价单位供货。合同价格再洽谈。3.4.8 首选价2万元以下的询、比价采购可由物资部副主任审定，2万元10万元的询比价采购由物资部主任审定,6万元10万元的询、比价采购还须报设备管理部副主任或主任确认，主管厂领导批准。单一厂家或急需备件的采购可进行审批采购，审批采购由物资部主任审定，但1万元10万元的审批采购须经设备管理部确认，2万元10万元的审批采购还须经主管副厂长（总工程师）批准。3.5 物资验收3.5.1 采购物资入库3.5.1.1 首先进入待验收区域，由采购员填写物资入库验收、收料登记簿，相关人员进行确认。3.5.1.2 采购员按采购物资所属类别（A、B、C）填写物资入库验收单申请验收。采购员因事不能到场，由分管计划员代申请验收。3.5.1.3 填写物资入库验收、收料登记簿时应做到物资名称、规格型号、图号与实物一致。3.5.1.4 物资部质检员组织相关人员验收并做好验收单归类存档工作。3.5.2 物资的分类 3.5.2.1 A类物资：单件（套）价格5万元以上的物资。3.5.2.2 B类物资：单件（套）价格52万元的物资。3.5.2.3 C类物资：单件（套）价格2万元以下的物资。3.5.3 物资验收程序3.5.3.1 A类物资验收：由设备管理部专责、使用部门专责、物资部质检员、计划员、采购员和保管员参加验收，验收率应为100%。3.5.3.2 B类物资验收：由物资部质检员，采购员，保管员参与验收，验收抽检件数不低于20%。3.5.3.3 C类物资验收：由物资部采购员，保管员参加，验收抽检件数不低于10%。3.5.3.4 物资验收的内容包括：名称、规格型号、图号、数量、 质量合格证、说明书、附件清单、图纸资料和外观等3.5.3.5 验收合格的物资由保管员负责进行标识并存放在相应的仓、架位上。3.5.3.6 验收不合格物资，采购员应进行不合格品标识，并将物资存放在不合格品区域，并要求供货单位退换。采购员应将不合格品物资名称、规格型号、数量、金额、供货单位等信息记录完整，每月底报质检员，由质检员收集、整理和存档。3.6 物资的仓储、保养物资的仓储、保养详见物资仓储管理办法（附录A）。3.7 领料发料3.7.1 保管员必须严格按照厂部的要求进行发料管理，见填写正确、签字齐全的领料单才能发料。3.7.2 领料单分为日常维护、大小修和专用项目领料单三种。领料单上必须填写领用单位、领用日期、物资名称、规格型号、领用和核发数量、领用不含税总额等。3.7.3 大小修和专用项目领料单上还须标明项目代码，以便项目费用统计和结算。3.7.4 材料费用专款专用，不得挪作他用。3.7.5 保管员按月整理保存好已发料的领料单，年终由物资部收集存档。3.8 采购物资付款3.8.1 采购物资付款程序全部从财务系统中办理，每月集中办理一次。办理付款手续前须先接收发票。3.8.2 采购员接收发票后按要求填写发票接收清单，附发票和接收发票支持性材料（如：采购员保存的合同或定价单、接货签收单、委外修理验收单、A类或抽检了的BC类物资入库验收单）交部门负责人和分管厂领导审核后再交财务部记帐，作为付款依据。3.8.3 财务部