吉林大学产品生产与科技开发类档案立卷工作规范 为了提高我校产品生产与科技开发类档案（以下简称产品档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校和社会服务，并为考核产品档案工作提供依据，根据教育部普通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范等规章，结合我校实际，特制定本规范。1. 产品生产与科技开发档案工作的基本原则1.1 学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。1.2 产品档案必须实行集中统一管理的原则，便于开发利用，确保产品档案的完整、准确、系统和安全。1.3 产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一，也是衡量校办工厂和实体管理水平重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。 1.4 实现产品档案的科学管理，逐步采用先进管理手段，大力开发档案信息资源，为学校工作和经济建设服务。 1.5 把产品档案工作列入学校发展计划，配备必需的设备和人员，拨给一定的经费。 2产品生产与科技开发档案归档范围的确定 2.1 确定的原则 2.1.1 归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。 2.1.3 归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律。保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体见附件一和参考工业企业档案分类试行规则。 2.2.2 归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。2.3 不归档的文件材料2.3.1 未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；2.3.2 重份文件和重份图纸；2.3.3 无查考利用价值的事务性临时性文件；2.3.4 未定稿的计划、制度；2.3.5 未生效的合同、协议书。以上不归档材料，如认为必要，也可自行作资料暂存。4.产品生产与科技开发文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷3.1.1 依据档案法及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。3.1.2学校档案馆依法对产品生产与科技开发管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。3.1.3 网上著录是产品生产与科技开发管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见吉林大学网上著录工作规范。3.2 预立卷3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。3.2.2产品生产与科技开发管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。5.产品生产与科技开发文件材料的归档流程4.1 形成积累4.1.1 产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件材料的形成积累工作。4.1.2 工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。4.1.3 档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。4.1.4 归档的材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。4.1.5 归档材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。4.2 整理组卷4.2.1 产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性文件材料整理成卷后，向档案馆移交。4.2.2 根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律，保持有机联系和便于利用查考的组卷原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。4.2.3 若一个项目文件材料少时，应将文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。4.2.4 与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目中组卷。4.2.5 底图、蓝图的格式和编号，必须符合国家标准。配套图必须附有目录。4.2.6 幅面大于卷盒的文件材料以及图纸，按4号图纸规格折叠成手风琴式。底图一律平放，严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。4.2.7卷内文件材料一律拆掉金属物，对已破损的文件要进行修补。 4.2.8 卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其它的文件材料按时间顺序排列。4.2.9 按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。4.2.10 拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。4.2.11 利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件排列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“ ”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。4.2.12 每个案卷组成以后，要填写卷内备考表。其中，本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。4.2.13 对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列。4.2.14 产品技术负责人在归档前应填写归档说明书，归档说明书应放在产品项目内首卷卷内目录之前。4.2.15 产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经技术管理部门同意后确定。4.2.16 产品生产与科技开发文件材料采用案卷或装盒两种方式。4.2.17 和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘、光盘等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，档号应与有关文字材料卷一致。4.2.18 装订。装订成卷的文件材料，应选择胶订或线订，不能用金属材料装订。线订案卷采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。4.3 归档验收4.3.1 新产品在成型鉴定前，档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查，并出具证明材料。没有档案部门的证明材料，不能进行鉴定投产工作。4.3.2 在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交。管理性文件材料于次年五月底以前归档。4.3.3 因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。4.3.4 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否收集齐全、完整，排列、书写、装订是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，接收人可暂不接收并要求改正补交。4.3.5移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑墨水钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。 6.产品生产与科技开发档案的管理5.1 分类编号5.1.1参照高等学校档案实体分类法结合我校实际进行分类标引，给出检索分类号。5.1.2 一级类目的设置与标识：一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“CP”，即“ChanPin”（产品）的缩写。5.1.3二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13 . .99，但10、20 等带“0”的数字不用。5.1.4 产品生产类档案类目的设置与标识其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号072000CP111n案卷号产品综合代号（二级类目）产品类代号（一级类目）年度号 全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。附件一吉林大学产品生产与科技开发（校产业与公司）类 档案归档范围和保管期限表CP11 综 合序号 归档范围 保管期限1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 长期2 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、 条例、制度及手册、图表 长期3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期4 产品生产、科技开发与专业协作单位有关技 术性问题来往的文件材料 长期5 校产业处年度工作计划、总结、统计报表 长期6 其它需要归档的材料CP12 公司、药厂序号 归档范围 保管期限1 上级有关公司方面的文件 长期2 公司行政管理文件 长期3 产品销售管理材料 长期4 产品研制与生产管理材料 长期5 公司财会文件材