-_ 行政管理部档案管理岗位行政管理部档案管理岗位 工作手册工作手册 编制：吴洪芹 复核： 审批： 下发日期： 年 月 日 执行日期： 年 月 日 -_ 目目 录录 一、目的6 二、适用范围6 三、岗位职责6 四、公司档案简述7 （一）职能分工.7 （二）现存档案.7 （三）设备用具.7 五、档案工作8 （一）收集.8 1、归档范围8 2、不归档范围：9 3、归档时间9 4、归档要求10 5、档案交接表11 （二）分类.12 1、文书档案12 2、产品档案13 3、基建档案13 4、设备档案13 5、科研档案14 -_ 6、会计档案14 7、人事档案15 8、实物档案15 9、声像档案16 10、资质证书16 11、流动档案17 12、电子档案17 （三）整理.18 1、文书档案18 2、科技档案23 3、实物档案26 4、照片档案27 （四）保管.28 1、库房28 2、档案代理卡28 3、定期检查、清点29 （五）借阅.30 1、找什么30 2、怎么找30 3、去哪找30 4、如何借31 （六）统计.32 -_ （七）保密.32 （八）编研.33 （九）销毁.34 （十）考核.34 1、公司考核34 2、集团考核35 3、外部考核35 （十一）培训.35 六、附则35 附件 1：36 附件 2：37 附件 3：54 附件 4：56 附件 5：57 附件 6：58 附件 7：59 附件 8：60 附件 9：61 附件 10：62 附件 11：63 附件 12：64 附件 13：65 -_ 附件 14：66 附件 15：77 附件 16：87 -_ 行政管理部档案管理岗位工作手册行政管理部档案管理岗位工作手册 一、目的一、目的 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性和保密性，有 效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录， 合理有效利用档案资料，现根据企业文件归档基本范围与保管期 限参考表 、 久泰能源集团档案管理制度 、 山东公司档案管理实 施细则 ，结合公司实际，特制定档案管理岗位工作手册。 二、适用范围二、适用范围 本手册是对档案工作的进一步梳理和明确，适用于行政管理部 档案管理岗位 三、岗位职责三、岗位职责 坚守岗位，热情服务，严守机密，立足做好本职工作； 参加工程竣工验收、设备开箱、产品鉴定会及科技成果鉴定会； 负责本公司档案的收集、鉴定、整理、分类、组卷、编目及上 架入库； 负责本公司档案借阅、统计、销毁、总结，做好调研以便更好 服务； 负责库房管理，保持库房清洁，做好“九防” ，对各类档案及时 -_ 检查，及时修复破损档案。 四、公司档案简述四、公司档案简述 （一）职能分工（一）职能分工 行政管理部为公司档案管理部门，目前共设三个档案室：综合 档案室、人事档案室、财务档案室。人事档案室和财务档案室分别 由人力资源部和财务部单独管理，并接受行政管理部的监督和指导。 行政管理部负责除财务档案、人事档案以外的公司其他各类档 案的统筹管理；负责设立公司专职档案员岗位，组织各部门建立健 全公司专职档案员队伍，并开展培训和业务指导；负责贯彻执行集 团和公司有关档案管理规章制度，并进行适时修订和补充。 （二）现存档案（二）现存档案 公司根据集团档案提升工程的要求，结合自身实际情况，对现 存档案进行合理分类，形成了文书、科技、会计、职工、实物、声 像、电子等多种类型的档案。截至 2012 年 1 月 1 日，共形成档案 70752 件，其中：文书档案 23959 件，基建档案 30553 件，设备档 案 5151 件，会计档案 3820 件，职工档案 1188 件，实物档案 159 件， 声像档案 168 件，电子档案 5754 件。 -_ （三）设备用具（三）设备用具 档案盒：符合国家标准的文书档案盒、科技档案盒、照片档案 盒、声像档案盒； 印章：久泰能源科技有限公司全宗章、临沂久新能源公司全宗 章、文书归档章、科技归档章、数字印章、10 年章、30 年章、永久 章； 电子设备：中晶 A3 扫描仪 1 台、台式电脑 3 台（办公室、借 阅室、库房） 、HP 打印机 1 台、除湿机 2 台、温湿度计表 2 个； 其他工具：打孔机、大小订书机、装订线、钩针、不锈钢钉等。 五、档案工作五、档案工作 （一）收集（一）收集 档案工作具有系统性和连贯性。档案收集是开展档案整理、分 类、编目、保管、借阅、鉴定、统计、销毁等一系列工作的首要环 节。俗话说，巧妇难为无米之炊，只有从源头上做好收集工作才能 保证档案后续工作的顺利展开。 1、归档范围、归档范围 上级机关文件材料：颁发执行文件、上级会议、代上级草拟定 稿、上级视察讲话、指示、题词、照片及录音录像材料； 本单位文件材料：会议、正式文件（签发稿、印制稿及重要文 -_ 件修改稿） 、与上下级间的请示批复文件、本单位及部门的工作计划 和总结报告、本单位领导出息的重要活动材料、本单位的统计报表、 财务、人事、会计、生产经营等规章制度文件及协议； 同级单位和非隶属单位的文件：联系协商的文件来往； 下级单位的文件材料：下级单位的工作计划及总结、统计报表、 财务预算及决算等资料 2、不归档范围：、不归档范围： 上级机关任免、奖惩非本公司工作人员的文件；上级机关下发 的仅供参阅而不办理、征求意见未定稿、一般事务性文件； 本公司形成的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文 件，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般文件的历次修改稿， 打印文件的校对稿，从正式文件、报纸、杂志上摘录下来的供工作 参考的非证明性文件，以参考为目的从各方面收集的文件材料，招 标未中标文件； 集团各单位和非隶属单位的文件材料，不许贯彻执行和无查考 价值的文件材料；非隶属单位抄送的不需要办理的文件； 各单位报送集团的参阅简报，不应抄送和不必备案的文件，抄 送一般而不需办理的文件，抄报备案的一般性文件材料。 3、归档时间、归档时间 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作 中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档； -_ 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档， 周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶 段归档； 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件 应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收 后即时登记归档； 会计档案和人事档案由相关部门整理归档； 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与纸质文件归档时 间一致； 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结 束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致； 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗 时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活 动中形成的文件等，应随时归档。 4、归档要求、归档要求 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责 任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件 整理后归档。 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保 存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称 的质量要求。 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制 -_ 件归档。 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材 料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要 的可适当增加份数。 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文 件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承 担任务相关的正本文件。 5、档案交接表、档案交接表 文件形成部门应就归档文件填写档案交接表(附件 1)。重要 项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人 审核签字。一式两份，以备日后查考和统计，防止工作中出现扯皮 现象。 档案交接表应规范填写，在办理交接前可由移交人先发一份填 写好的电子版交接表给接收人，接收人确认无误后，再由移交人打 印出来，找领导签字。交接表填写应注意以下事项： （1）移交时间为必填项，方便日后查考和编制流水号； （2）移交部门为必填项 （3）序号为所移交的一组资料的流水号 （4）文号或图号，有则必须填写 （5）责任者必填，责任者为文件材料形成者，应写全称； -_ （6）文件材料题名必填，题名应规范，准确反映文件内容； （7）日期必填，日期应为八位阿拉伯数字，只有年和月时，日 应用 00 表示； （8）页数必填，背面有内容的应视为一页； （9）保管期限和备注选填，备注用以说明文件的份数、原件、 复制件以及特殊材料如光盘、照片、磁带等； （10）签名：移交人和移交部门负责人手签后，由接收人和接 收部门负责人手签，交接表由移交人和接收人各持一份。 （二）分类（二）分类 目前公司档案分类严格按照企业档案归档基本范围与保管期 限参考表 （附件 2） ，并结合公司实际情况补充新增类目。 现结合实例具体讲下公司目前档案分类方案： 1、文书档案、文书档案 文书档案采取按年度分类，每个年度之下又分经营决策、生产 管理、行政管理、党群管理四大类，每个大类之下又根据企业文 件归档基本范围与保管期限参考表划分二级类目。 01 经营决策 02 生产管理 03 行政管理 04 党群工作 保管期限：永久、30 年、10 年 例如：2011 年的物资采购计划表归档分类 档号 0162011-001 件号001 -_ 说明： 档号中 01 代表经营决策类，6 代表 01 经营决策类之下第六类 物资管理类，2011 代表归档文件是 2011 年的； 件号：代表归档文件在同级类目下按照时间排序后的流水序号； 页数：代表归档文件的页数，正反面都有内容的算两页； 期限：表示归档文件的保管期限，根据标准物资采购计划表的 保管期限为 30 年。 2、产品档案、产品档案 产品档案按照“课题阶段”进行归档，目前能源科技公司产 品档案全部由集团科研中心档案分室进行保管。从长远考虑，公司 目前先预留出档号，即 05，以便随时补充。 3、基建档案、基建档案 基建档案按照“项目阶段”进行分类，一级类号为 06，再根 据公司基础建设情况划分生产建筑、生活建筑、办公建筑，然后按 照具体项目划分三级类目，如 3 万吨二甲醚/年、6 万吨二甲醚/年、 20 万吨二甲醚、50 万吨甲醇/年、100 万吨二甲醚/年等项目。 例如：20 万吨/二甲醚替代石油项目立项批复文件 页数100期限30 年 档号序号 -_ 说明： 档号中 06 代表基础建设类， 2 代表基础建设项目中的生产建 设类，3 代表生产建设类之下的 20 万吨年产二甲醚项目，001 代表 第一卷，立项批复属于前期资料，应该放到前面； 序号代表当前文件为本卷第三件文件。 4、设备档案、设备档案 设备类档案遵循一机一档原则，先分出综合、生产设备、办公 设备、电子仪质四类，其中生产设备之下又按照生产部门分为甲醇 部、甲醚部、动力部，部门之下又分项目，项目之下划分工段，办 公设备是按照办公用品类型进行分类，如电脑、打印机、传真机等。 需要说明的是，集团 2012 年最新要求 IT 电脑因为更新换代比较快 且以后员工可采取补贴购买方式，电脑资料将不再进行归档。 例如：5 万吨甲醇项目变换工段变换器脱硫塔部件图 说明： 档号中 7 代表设备类，2 代表生产设备，1 代表甲醇部，第二个 1 代表 5 万吨甲醇项目，第二个 2 代表变换工段，最后一个 1 代表 第一卷。 件号 003 代表第一盒中第三件，设备类资料一般是文字材料再 0623-001 003 档号序号 7 003 -_ 上，图纸在下进行排列。 5、科研档案、科研档案 科研档案按照“课题阶段”进行归档，目前能源科技公司科 研档案全部由集团科研中心档案分室进行保管。从长远考虑，公司 目前先预留出档号，即 08，以便随时补充。 6、会计档案