办公室5S,ELS 5S_OFFICE PRESENTATION ENG REV1.1 2008年6月17日,活动基本规则,安全第一（使用个人防护装备） 所有人积极参与 准时开始和结束 关闭所有电子设备（电话、寻呼机等）或调到“静音”状态 仅在得到指示时才使用计算机 保持准备改变的开放思想 没有“最好”，只有“更好”,引言,办公室5S,5S 回顾,5S 过程,5S 定义,定义5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标,5S模块的目的：,引言,5S,确定5S的目的 确定5S理念 识别5S的益处 确定5S过程步骤 讨论5S在你办公室中的影响 确定5S实施路线图 回顾5S活动规则,目标,5S 回顾,5S 过程,5S 定义,5S的目的,5S的目的是创建 工作场所组织、 提高生产率、 实施目视化管理,并且 为持续改进使用的 所有其他精益工具打基础。,5S的目的,5S文化的益处,生产率 消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。 缩短加工时间和办公室设备停工时间。 更加容易地区分任务的优先次序。 增加创造价值的时间。 质量 消除使用过期或不正确信息的可能性 安全 减少损失工时的事故、工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目,5S定义,什么是5S？,5S定义,5S 源于日文术语,5S 说明,5S定义,5S 源于日文术语（续）,5S 说明,5S定义,5S 英文翻译,Sort（清理）,Set In Place（整理）,Shine（清洁）,Standardize（维持）,消除不需要的物品，识别出有必要使用的频率,所有物品都各得其所、各就其位,彻底清扫工作区，识别出不清洁的来源,执行过程来保持和改善前3个S,5S 说明,1S,2S,3S,4S,Sustain（素养）,在工作场所中营造保持和自律的5S文化,5S,5S定义,步骤1 - 清理,5S定义,步骤2 整理,给文件夹贴上标签，按顺序排列，按虚线索引,安装托盘，贴上对象标签,5S定义,步骤3 - 清洁,5S定义,步骤4 - 维持,规范以下各项： 文件夹上的虚线 架子上的标签标示 证书的展示,在Lotus Notes 5S数据库中共享最佳实践，以便在团队成员之间维持5S的标准化实践,5S定义,步骤5 - 素养,建立5S布告牌，用来显示： 5S理念 强化5S的“技巧” 成功故事 用实例证明5S是可以实现的 5S绩效- 提供每月绩效的反馈 5S行动- 提供持续改进方面的指导,5S定义,练习： 5S讨论,每个小组选一个人 向全班的其他人 报告讨论结果,10分钟,分小组讨论你在工作环境中看到 的因为缺乏5S而造成的问题 回答“造成了哪方面的浪费?” 讨论在5S文化中工作的人员优势 在记录纸上用表格列出答案,讨论5S在你工作区域中的影响,目标,指导,完成时间,完成内容,5S定义,5S实施路线图,回顾数据保存要求 确定处理保密或敏感信息的政策 完成活动规则和准备,与小组一起回顾准备工作和活动规则 给工作区域拍照 测量虚拟和实际空间大小 识别浪费,执行1S 执行2S 执行3S 开发工具 进行规范并维持效果,给工作区域拍照 测量虚拟 和实际空间大小 减少浪费的定量 执行4S工具,保持效果 养成习惯 改进过程 在整个业务部门执行,完成 5S活动 准备工作,过程步骤1,实现 5S文化,过程步骤5,有人提出5S是所有精益工具中最为重要的工具,5S定义,练习： 5S规则回顾,根据需要对规则作 任何修改。,30分钟,在每个小组中回顾活动规则并回答下列问题： 本活动的业务需要是什么？ 谁是所有者？ 程序上的清晰界限是什么？ 本次活动的范围是什么？ （包括计算机文件？ 整个办公室？ 邻近区域？） 本次活动的目标是什么？,对照规则标准回顾活动的5S规则,目标,指导,完成时间,完成内容,5S定义,5S,识别办公室中的5S机会 回顾每个5S步骤的组成部分 将每一步应用到你的业务中,目标,5S 回顾,5S 过程,5S 定义,书籍 公告板 业务表格 名片 橱柜 目录 计算机设备 计算机文件 会议室 来往信件 书柜 桌子 抽屉 电路接线 Email,办公室5S检查表,文档 杂志 收发室 办公设备 纸 个人物品 打印机/传真机 记录 样品 架子 文具 工作台 电话 语音邮件 白板,办公室中的5S机会,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,1S定义,SEIRI 整齐、有组织。 是指清理工作区中的全部工具、材料等，并且仅保留必需物品的做法。 其他每件东西都要存放起来或扔掉。 这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。,通过清除工作场所中不必要的物品，来揭示这个过程,SORT（清理） 简化工作区。 清楚区分什么是必要的，什么是不必要的，处置不必要的物品,1S揭示真正的过程,5S过程,扔掉你知道可以扔掉的任何东西 通过询问以下问题，识别出真正需要的物品： 它是用来做什么的？ 我为什么有这个东西？ 我多长时间用一次？ 别人也有吗？,1S清理策略,5S过程,1S清理策略（续）,不必要 不能使用,不大可能用到,很少使用,偶尔使用,抛弃或删除,抛弃、删除或捐出来,远距离或电子形式存放,存放在附近，便于取到,使用频度 处置,经常使用,存放在手边，随时能拿到,5S过程,不要忘记你的计算机文件和email！ 尽可能减少个人物品 只留下基本的必需品 将活页夹和书籍扎好，标示“最后使用日期”，识别未来要丢弃或远距离存放的物品 考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆（明确确定所有人和过程）,1S清理策略（续）,5S过程,“宁枉勿纵！” 为“红标签”物品建立临时的过渡/回顾区 用于可再次使用的办公设备或家具 用来集中物品进行回收 识别必须由谁回顾和处置 确保所有物品在本次活动结束前都得到处置 不要造成新的杂乱无章情况！,1S清理策略（续）,5S过程,追踪过程，提供目视化识别和正式的处置 用于其他区域可能需要或储存的丢弃物品（如可以再次使用的办公家具） 应为全尺寸 （8.5” x 11”） 大红色，用来提高可视性 应预先印有连续的标签编号 下半部分打孔，记录标签位置 处置需要明确的责任界定,红标签实例,标识红标签过程,5S过程,步骤5,评价红标签物品 处置确实不必要的物品 如果有适当理由，保留贴有红标签的材料 在预先定好的时间后，丢弃任何用红标签标识的物品 填写所有的红标签信息，并交还给红标签协调员,标识红标签过程,步骤4,向小组解释红标签标准 确保由跨部门组成的人员标示物品，以防止 “我可能需要这个” 尽可能快地用红标签标示工作区,确定采用什么标准来区分需要的物品与不需要的物品 例如： 在工作区中仅保留进行业务需要的物品,步骤3,5S过程,为什么有两台打印机？ 为什么好几个使用过的墨盒散放在周围？ 这个架子上到底放的是些什么东西？,1S反例,5S过程,练习： 1S,1S策略 一个人向班上其他人报告,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你在这间办公室中将如何根据你看到的（或没有看到的）情况实施“1S”？” 包括你会需要向办公室主人提出的问题 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,删除不用的图标 卸载不用的程序 删除旧文件或将旧文件存档到CD上,1S实例,5S过程,拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置） 将不必要物品移到归档系统,1S实例,清理前,清理后,5S过程,白板并未发挥它的作用 旧的信息没有擦除,1S实例,清理前,清理后,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,2S定义,SEITON 整齐。 关注于对有条理的工作场所的需要。 工具、设备和材料必须系统地摆放，使得取用时最容易、效率最高。 每件东西都各得其所、各就其位。,将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位,整理 定位需要的物品，使它们能够被方便地取用和放回,2S提升目视化管理,5S过程,2S策略,确定最佳的布局和工作空间设计，这样就容易使用和理解所有物品 使用提升目视化管理的存放方法（使用1S过程中识别出的频度）进行规整 文件夹方法（首选的纸质文件方法） 能放不到70页的文件夹最好（最多100页） 为每个文件夹指定其自身的存放期 活页夹方法 电子格式（有适当的备份）,5S过程,2S策略（续）,使你命名习惯标准化 文件/文件夹/活页夹的名字就是它的“地址” 为每个类型选择最佳的命名法（地区、主题、代码、日期等） 清楚标识每件东西 执行“在制品”抽屉和/或文件夹，把在用的数据和项目分开 将经常使用的物品直接放在工作区中，不要放在抽屉或橱柜内,5S过程,2S策略（续）,设计你的标准桌面 使用不显眼的标签，如透明小标签 为办公文具创建一个模板或轮廓 避免使用杯子或盒子存放物品 消除不必要的平面 直观标明位置，这样可以放回物品，也很容易识别丢失的物品 张贴照片或标记，清楚解释信息、设备和其他物品，使任何人都能明白,5S过程,2S 不需要物品实例,钉书机在哪里？ 在这里还是丢了? 我怎么知道？,5S过程,2S 不需要物品实例,我需要的图片在哪里？ 文件夹和内容没有有意义的名称,5S过程,练习： 2S,2S策略 一个人向班上其他人报告,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你将如何在这间办公室实施“2S”？” 包括你会需要向办公室主人提出的问题 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,2S实例,标识了桌面，为办公文具创建目视化管理 任何人都能很快知道少了什么东西，这件东西应放在哪里,5S过程,2S实例,WIP（在制品）文件夹保持经常使用的信息随时可用 WIP抽屉可用来装正在使用的较大物品，如书籍、活页夹、CD 标准色代码系统将会改进目视化管理,5S过程,2S实例,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。 目视化管理使你能进行“例外管理”,整理前,整理后,照片经GE Money允许复制,5S过程,将这些文件移至远距离存放强制的保存期 文件的取用非常少（如果有） 按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃,2S实例,5S过程,练习： 2S,完成2S,讲师规定,作为一个团队，讨论完成2S的途径 给每个人指派任务 确定完成2S的时间并回顾效果,完成业务活动的2S,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,3S定义,SEISO 清洁工作。 指的是需要保持工作场所清洁和整齐。 在日本公司，清扫是一项日常活动。 每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。,建立清洁的工作场所,SHINE（清洁） 清洁工作场所中所有区域的地面、设备、家具,3S识别和消除不清洁来源,5S过程,练习： 3S,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你将如何在这个办公室实施“3S”？” 讨论对顾客或访客第一印象的影响 回答“3S的好处是什么？” 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,每个小组选一个人向全班的其他人报告讨论结果,5S过程,3S策略,摆脱清洁用具！ 寻找不清洁的根本原因 “脏东西”来源于何处? 你到底为什么必须要清扫？ 如何预防这种“脏东西”？ 审视需要修理的办公家具、照明、设备 消除任何安全隐患（松动的器件、破损的家具、磨损的电线等）,5S过程,3S策略（续）,使你迅速识别“异常情况” 消除“突击大扫除”的思想 保持自律 成为你的常规和日常惯例的