,主讲： 刘世伟 Liu Shiwei,前 程无 限,远 程 教 育,English & Communication for Colleges,商务交际英语(1),English & Communication For Colleges,English & Communication for College,商务交际英语(1),Chapter 4 Writing Memos and E-mail 第四章 备忘录和电子邮件的写作,教学目的,教学重点,Tutorial for Chapter 4,商务交际英语（1）第四章 辅导,教学内容,案例介绍,作业布置,作业答案,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Purpose,上页,After learning this chapter, the learners are required to grasp the following four aspects: Uses of Internal Documents Formatting and Writing Effective Internal Documents Abuses of Internal Documents Writing Meeting Communication,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Chapter Contents,上页,第四章的教学内容 Writing Memos and E-mail (备忘录和电子邮件的写作) 主要内容包括： 1）内部文件的使用； 2）设计与书写有效的内部文件； 3）内部文件的滥用，指出在哪些情况下不应当使用电子邮件或备忘录； 4）书写有关会议的交际文件。,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Introduction for Case 4,上页,简要说明： 本章讲解了怎样写好符合商务规范的备忘录和电子邮件。主要学习内容：内部文件的使用；内部交流的有效载体；格式和有效写作；避免滥用备忘录和电子邮件；会议文件的写作。 本章案例 交流速度太快(Sending the Wrong Message),商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Introduction for Case 4,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,参考译文： Nancy DiMelio 作为Lloyd Engineering公司计算机辅助设计（CAD）部门的一位经理已经取得了持续上升的好口碑。她的四名计算机操作员使用的是昂贵的、达到最新水平的计算机软、硬件。公司里其它部门的人员对CAD部门使用的软、硬件很是好奇，但是由于Nancy部门的工作量，她必须限制她的职员，让他们不要花时间在说明或解释CAD上。,Introduction for Case 4,上页,最近，正当Nancy阅读她每天得到的40多份电子邮件时，她发现了来自她的高级雇员Lance Chow的报告。Lance 报告，来自“主机维护部”的Connie Reyes“借”了新的CAD软件拷贝。这一借用破坏了Lloyd Engineering公司严格的软件执照规章。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Introduction for Case 4,上页,Nancy给她的上司写了一份电子邮件。她写道：“Connie Reyes是一名对自己希望过高的CAD艺术家。Connie应该多关心她自己的工作，而不是要求借这价值970美元的软件而破坏公司的法规。Nancy同时还提到了Lance，认为他做了应该做的事，把这件事报告了自己。Nancy把这份电子邮件发给了她的上司，同时作为附件，发给了Lance。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Introduction for Case 4,上页,Nancy开始接到来自主机维护部的愤怒的电子邮件。他们对于Nancy批评自己的雇员之一，感到非常愤怒。Nancy的声誉由于主机维护部而受到了很大损害。后来，Lance困窘地来到Nancy的办公室，告诉Nancy他不小心把Nancy的电子邮件发给了Connie。Lance 道歉了，Nancy为了使Lance安心，她说：“这个错误，也是我的。”,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Chapter Focus,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,第四章的要点有： 内部文件是在组织内部使用的文件, 备忘录和电子邮件是最常见的两种内部文件。现在，使用电子方式传送内部便函或备忘录变得越来越普遍了。 备忘录的功能有： 1）提供记录； 2）提出建议、要求或政策说明； 3）告知； 4）增进良好关系。,Chapter Focus,上页,备忘录有一定的格式。 抬头 (Heading) 通常包括四项。 收件人（用To 引出）； 发件人（用From引出）； 日期（用Date引出）； 题目（用Subject引出），通常不用完整句，而用短语。,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Chapter Focus,上页,备忘录的格式可以分为传统和简化两种，传统形式包括抬头，而简化形式则把抬头省去。备忘录尽量不要超过一页。 备忘录和电子邮件的计划和组织有下面这四个步骤： 1）确定目的； 2）确定中心思想； 3）确定支持信息； 4）根据收信对象调整内容。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Chapter Focus,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,在包含有好消息或通常请求的备忘录中最好使用直接顺序，也就是先给出中心思想，然后再给出支持信息。 支持信息放在中心思想之前，这是间接顺序，常用在包含坏消息或企图说服收信人的备忘录中。它通常包括三个部分： 1）中性开头； 2）支持信息； 3）中心思想（坏消息）。 中性开头不应当提出或暗示坏消息，但应介绍备忘录的题目。,Chapter Focus,上页,备忘录和电子邮件的写作要点： 1）一封备忘录只写一件事情； 2）标题要简明； 3）备忘录主体的语言要简单、有效、连贯，独成一体，使收信人不看标题也能容易看懂； 4）使用表格或其他视觉辅助手段；在较长的备忘录中使用小标题； 5）列举时使用顺序号； 6）写好后进行校对，改正所有错误。,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Chapter Focus,上页,写作有效备忘录和电子邮件的注意事项： 计划：已确定写作目的; 已确定中心思想; 已确定支持信息; 已根据收信对象进行调整。 组织：使用了合适的顺序（直接或间接）。 编辑：该备忘录只有一个中心思想；主题行简短、明了；备忘录主体独成一体；如果备忘录包含较多的数量信息，已使用了表格或视觉辅助手段；如果备忘录超过一页，已经使用了小标题；如果备忘录包含某过程的步骤或是一个清单，已使用了顺序号；已经进行校对，或是让一位同事帮助校对，改正拼写和其他错误。,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Chapter Focus,上页,由于备忘录和电子邮件的使用方便，有时候导致它们被滥用。电子邮件的书写往往过于急促，考虑不够仔细，内容、选词造句、校对都比较马虎，有时甚至使用粗鲁的语言。为避免此类问题，书写电子邮件备忘录也要和平常写信一样仔细。 有关会议的交际文件包括会议通知、会议议程和会议记录。 （不是本章重点）,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,LEISURE,Class Interval,Assignment for Chapter 4,上页,I. Answer the following questions 1. List three reasons why memos and e-mail messages are considered an efficient medium for communication. 2. What is an electronic mailbox? 3. What are four common abuses of memos? 4. Name four kinds of meetings.,商务交际英语（1),English & Communication for Colleges,Assignment for Chapter 4,上页,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,II. Translation 1. There are several advantages to sending e-mail memos: Messages can be sent to several people simultaneously. E-mail can be sent readily to anyone listed in your address book. Messages are sent in real time information is exchanged instantaneously.,Assignment for Chapter 4,上页,2. Ever though memos and e-mails are the most frequently used form of written business communication, people sometimes abuse them. Abuse occurs when these messages are (1) written too frequently, (2) written to gain attention, (3) written by a committee, and (4) rewritten for each level of management. 3. Meetings are an important method of exchanging information in any business setting. There are board meetings, conferences, training sessions, and staff meetings. A meeting may consist of a supervisor and one employee, a group of colleagues, or employees and their vendors or clients.,商务交际英语（1）,English & Communication for Colleges,Assignment for Chapter 4,上页,III. Writing According to the given facts, format a business envel