第五章 报表,讲授4学时 上机4学时,了解报表的基本功能及组成 熟悉报表的视图及分类 熟练掌握创建报表的4种方式 掌握对报表结构进行修改的方法 掌握预览及打印报表的方法,总体要求,主要内容：,认识报表 创建报表 预览及打印报表,学习重难点：,熟练掌握使用报表向导和设计器创建报表 掌握常用的报表控件 熟悉报表的预览和打印,5.1 认识报表,主要内容： 报表的功能 报表的组成 报表的视图 报表的分类,报表是将信息用打印机以打印形式输出、以打印形式展示数据的一种有效形式。使用报表，可以控制报表上所有内容的大小和外观，可以按照所需方式显示要查看的信息。报表是打印和拷贝数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。,什么是报表,5.1.1 报表的功能,可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以插入大量的图片、图表以及其他OLE对象美化报表的设计。 可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉和页脚。 可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。 可包含子窗体和子报表。 能按特殊格式排版，例如：可生成发票、电话、标签等。 能打印所有表达式的值。,5.1.2报表的组成,报表页眉显示整个报表的一般性说明文字，以及报表的标题、图标等，,将显示在报表中每一页的最上方，其信息包括报表的标题、图标、日期及字段的名称等。,用于显示该分段组的标题及相关信息，还可以显示分组字段的名称等。,主体节包含了报表数据的主体，报表的基表记录源中的每一条记录都放置在主体节。,分段组页脚出现在报表每一个分组的末尾，用于显示该分段组总结性信息。,页面页脚和页面页眉对应，出现在报表每一页的末尾，其信息包括报表页码、日期等。,用于在报表的底部放置信息。例如：报表总结、总计数等。,5.1.3报表的视图,1、设计视图 在“设计视图”中可以自行设计报表，也可以修改报表的布局。在“设计视图”中打开报表时，字段列表和工具箱会自动显示出来。,操作要点：,要在“设计视图”中打开报表 先在“数据库”窗口中单击该报表 然后在“数据库”窗口工具栏上单击【设计】按钮。 若已在“打印预览视图”中打开了报表 可以从【视图】菜单中选择【设计视图】命令，切换到报表的“设计视图”中 。,2、“打印预览”视图 在“打印预览”视图中，可以预览报表的版式，浏览报表中的数据。,操作要点：,在“打印预览”视图中，可以预览报表的版式，浏览报表中的数据。 若要显示报表的“打印预览”视图 在“数据表”窗口中单击报表 然后从【文件】菜单中选择【打印预览】命令。当查看由多个页眉组成的报表时，可以使用窗口左下方的浏览按钮在不同的页面之间切换，也可以同时查看多个页面。,5.1.4报表的分类,在Access 2003中，根据报表的形式可以大致分为纵栏式报表、表格式报表和标签报表三类。,1、纵栏式报表,纵栏式报表是在每页中从上到下按字段打印一条或多条记录的一种报表，其中每个字段占一行。这类似于纵栏式窗体，只不过纵栏式报表可以显示多条记录，记录与记录之间用一条横线隔开。,2、表格式报表,表格式报表以表格，即行和列的形式显示和打印表或查询中的数据。与普通表格不同的是，表格式报表还可以对数据记录进行分组，对分组结果进行汇总等计算。所以这类报表很常用。,3、标签报表,标签报表一般很小，类似于一个标签。一张纸往往可以打印几个到几十个标签报表。,5.2 创建报表,主要内容： 使用“自动报表”创建报表 使用“报表向导”创建报表 使用“图表向导”创建报表 使用“设计器”创建报表,在Access 2003中，创建报表有很多种方法，可以使用“自动报表”或向导来快速创建一个报表，也可以在“设计”视图中根据用户的需要手动创建有特性的报表。,5.2.1 使用“自动报表”创建报表,用“自动报表”来建立一个“报表”。步骤如下： 打开一个数据库，在数据库窗口左侧的选项卡上选择“报表”对象。 单击“数据库”窗口中的【新建】按钮，这时在屏幕上就会弹出一个“新建报表”对话框，将鼠标移动到这个对话框里的列表框中，选择【自动创建报表：表格式】或者【自动创建报表：纵栏式】，并在对象数据的来源表或查询提示右面的下拉框右面的【向下】按钮上单击，在弹出的下拉列表中单击相应的报表数据源，单击【确定】按钮。 生成相应的报表。,若选择【自动创建报表：表格式】，则每个字段均以单独的行显示并在左侧附以标志。 若选择【自动创建报表：纵栏式】，则每个记录的字段在一行显示，只在每页的顶部打印标志。,注意：,5.2.2 用“报表向导”创建报表,使用“报表向导”创建报表时，向导将提示输入有关数据源、显示的字段、版面已经所需要的格式，并根据用户的选择创建报表。步骤如下： 打开数据库，在数据库窗口下，单击“对象”栏中的【报表】，然后单击【新建】按钮。 在弹出的“新建报表”对话框中选择【报表向导】选项，点击【确定】。,出现“报表向导”对话框时，从“表/查询”框中选择作为报表数据源的表或者查询，然后确定在报表中所使用的字段，可以从多个表或查询中选取。 在“报表向导”对话框中，确定查看数据的方式。 在“报表向导”对话框中，确定如何对报表中的记录进行分组。 在接下来的“报表向导”对话框中，确定明细信息使用的排序次序和汇总信息，最多可以按照四个字段对记录排序，可以是升序也可以是降序。完成设置后，点击【下一步】。,在随后弹出的“报表向导”对话框中，确定报表的布局方式，可供选择的布局方式有六种，每当选择一种布局方式时，都可以在预览框中看到该布局方式的效果。 在接下来的“报表向导”对话框中，确定报表所用的样式，可供选择的报表样式有六种：“大胆”、“正式”、“淡灰”、“紧凑”、“组织”和“随意”。 在最后一个“报表向导”对话框中确定报表的标题，并选择生成报表后要执行的操作。,5.2.3用“图表向导”创建报表,如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能十分强大，它提供了多达20种的图表形式供用户选择，用户据此可创建出外观漂亮的图表方式。,与启动“自动创建报表”类似，用户可以在“新建报表”对话框中首先选择【创建图表的来源表或查询】，然后选择【图表向导】选项，单击【确定】按钮，即可启动图表向导。,选择可用字段。 选择图表类型。 指定图表布局方式。 指定图表标题。 生成报表。 保存生成的报表。,启动图表向导后可按下列步骤来进行设置：,5.2.4 使用“设计器”创建报表,使用设计器可以创建出任意形式的报表，可以从头开始创建新的报表。 主要操作包括：创建空白报表并选择数据源；添加页眉和页脚；在报表上显示数据、文本和统计信息；在报表中对记录进行排序或分组；为标签、文本框和其它控件设置格式、移动位置、相互对齐和调整大小；预览和打印报表。,【例5-3】在学籍管理数据库中基于“教师基本情况表”创建一个表格式报表，用于显示教师基本情况表中的字段及其数据。,操作要点：,在“数据库”窗口中，单击“报表”对象 “新建”按钮，打开“新建报表”对话框，选择【设计视图】选项，然后单击【确定】按钮。打开【设计视图】窗口 添加数据源 在不同节里添加空件并对控件进行属性设置 单击工具栏上的【打印预览】按钮，以查看报表中的数据 单击工具栏上的【保存】选项，以“教师基本情况”为名保存报表。,5.3 预览及打印报表,主要内容： 预览报表 打印报表,5.3.1 预览报表,1、打印预览 用于浏览报表的布局方式和报表中包含的数据。用户创建报表的目的常常是制作成文件。,在“数据库”窗口下，单击【对象栏】下方的【报表】。 在“数据库”窗口中单击要预览的报表对象。 从【文件】菜单中选择【打印预览】命令，打开“打印预览”视图窗口。,操作要点：,在“打印预览”视图中具有其特定的工具栏,2、工具栏,视图：单击视图工具旁的三角按钮，可以打开选择视图类型的下拉菜单，有“设计”视图、“打印预览”视图和“版面”视图3种选项。 打印：单击此按钮，不经页面设置，直接将报表送到打印机上。 显示比例：单击此按钮，用户可以进行两种浏览，即整页浏览和细节浏览。 单页：单击此按钮，在窗体中显示一页报表 双页：单击此按钮，在窗体中显示两页报表,3、滚动条,用户创建的报表常常十分庞大，浏览十分不方便。可以使用窗口下方的水平滚动条来调整窗口中报表的位置，从而更好地浏览报表。,在水平滚动条左侧有个页数指示框，用于指定浏览报表的页号。中间的文本框显示当前浏览的报表页号码。用户可以单击两侧箭头，更改页码数，也可以直接在中间文本框中输入页号，然后按【Enter】键，显示选择的报表页。,说明：,5.3.2 报表打印,通过单击在工具栏上的【打印】按钮，可以在不显示“打印对话框的情况下直接打印整个报表。若要设置打印选项后打印报表，需执行以下操作：,在“数据库”窗口左侧单击“对象栏”下方的【报表】，然后单击要打印的报表，在“打印预览”视图中将其打开。 单击菜单栏上的【文件】菜单，选择【页面设置】选项，打开如图5-36所示的页面设置对话框。,1、页面设置,在【页面设置】对话框中有3个选项卡：【边距】、【页】和【列】。单击相应的标签即可进入所需设置的选项卡。 边距：在这个选项卡中，可以设置页边距的靠上、靠下、靠左、靠右4个方向的间距，还可以选择是否只打印数据。 页：在这个选项卡中，可以设置打印方向、纸张大小、纸张来源和指定打印机。 列：在这个选项卡中，可以进行网格设置，并可以设定列大小和列布局方式。,2、打印报表 从“文件”菜单中选择【打印】命令或者按【Ctrl+P】键。弹出打印对话框。 从图中可以看到，整个对话框分成3部分：打印机、打印范围和份数。 打印机：用于设定打印机型号，对话框显示相应的打印机状态和属性。 打印范围：用于设定打印页数范围，可以为全部内容或从哪页到哪页。 份数：用于设定打印份数。,本章小结,本章详细讨论了Access 2003的视图、功能、分类和创建各种报表的方法，报表中的大部分数据是从基础表、查询或SQL语句中获得，报表中的其他信息则存储在报表的设计中，利用报表，可以比较和汇总数据，并生成数据的打印报表。,习题思考,报表的功能有哪些？ 报表设计视图由哪几个节组成，各个节主要放置什么内容，一般处于什么位置？ 报表的类型有哪些？ 如何使用“设计”视图创建一个报表？ 如何使用“页面设置”对报表页面进行相关设置？,实验8 创建报表,实验目的 通过实验进一步认识报表的各种视图，体会各种报表的功能，掌握创建报表的操作方法和技巧。 实验内容 通过“新建窗体”对话框，创建一个以教师基本情况表为数据源的包含“教师编号”、“姓名”、“学历”、“系别”字段的“标签”式报表。,实验9 高级报表设计,实验目的 （1）掌握利用“设计”视图设计高级报表的方法。 （2）通过实践，熟悉报表设计中的工具，报表的属性框。 实验内容 利用“设计”视图创建一个以“学生基本情况表”为数据源的包含“学号”、“姓名”、“班级”字段的表格式报表。,谢谢！,