第3章 中文office软件应用,3.1 中文字处理软件Word 3.2 电子表格处理软件Excel 3.3 演示文稿制作软件PowerPoint 3.4 Office中的数据信息交换,3.1 中文字处理软件Word,字处理软件应具有的功能 （1）文档管理功能 （2）编辑功能 （3）排版功能 （4）表格处理 （5）图形处理 （6）高级功能,本节内容简介,本节将详细介绍Word 2010的基本操作和使用方法。应掌握： 3.1.1 Word工作界面 3.1.2 文档的建立与管理 3.1.3 文档编辑 3.1.4 多文档、多窗口编辑 3.1.5 页面排版 3.1.6 插入操作 3.1.7 图形与图表操作 3.1.8 长文档处理 3.1.9 常用工具 3.1.10 文档打印,3.1.1 Word工作界面（以Word 2010为例） 1.Word 的启动与退出 启动 方法一：单击 “开始”“所有程序”“Microsoft Office” “Microsoft Office Word 2010”。 方法二：单击桌面上的“Microsoft Office Word 2010”图标。 方法三：在任何窗口中，双击Word文档，都可启动Word并同时打开所选文档。 退出 方法一：单击Word窗口标题栏右侧的“关闭”按钮。 方法二：按Alt+F4组合键可以方便地退出Word。,2.Word 窗口与视图 Word窗口组成,2.Word 窗口与视图 视图,3.1.2 文档的建立与管理 1.新建文档 方法1：单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮。 方法2：执行“文件/新建”命令，在“新建文档”任务窗格中选择“空白文档”。 方法3：快捷键Ctrl+N。 方法4：在“新建文档”任务窗格中选择“本机上的模版”新建一个文档。,2.保存文档 如是新建文档，选择“文件/保存”或“文件/另存为”，或者单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，都将显示“另存为”对话框，如图所示。,如果当前编辑的是已命名过的旧文档，选择“文件/保存”或“文件/另存为”的操作有所不同。 选择“文件/保存”时不会出现上述的“另存为”对话框，而直接保存到原来的文档中以当前内容代替原来内容，当前编辑状态保持不变。 选择“文件/另存为”时，将打开上述的“另存为”对话框，这时可为当前编辑的文档换名、换位置或文件类型保存。,3.打开文档 打开一个或多个文档 方法1：单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。 方法2：执行“文件/打开”按钮。 方法3：使用快捷键Ctrl+O。 打开最近使用过的文档 方法1：单击“文件”菜单，选择底部显示的文件名列表中的文档。 方法2：在“开始工作”任务窗格选择“打开”文件名。,4.关闭文档 方法1：单击“文件”“关闭”，即可以关闭当前活动文档； 方法2：先按住Shift键，然后选择“文件”“全部关闭”，将关闭所有打开的文档； 方法3：也可以使用快捷键+来关闭文档。,3.1.3 文档编辑 1.文本的输入 新建Word文档后，便可以在文档中输入内容了。在输入文本内容时，可直接从键盘输入，也可通过“插入”菜单输入。在Word窗口的编辑区中会出现一个闪动的光标，这个光标代表的是当前文本输入的位置。,2.文本的选取,3.文本的复制、移动和删除 主要利用剪贴板进行文本的复制、移动和删除。 (1) 复制 在“开始”选项卡下单击“复制”按钮，或在选取的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项，鼠标定位至新的位置后，单击“粘贴”按钮即可完成复制操作。 (2) 剪切 在“开始”选项卡下单击“剪切”按钮，鼠标定位至新的位置后，单击“粘贴”按钮即可完成文本的移动。复制、剪切和粘贴操作当然还可以使用组合键的方式（Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）。 (3) 删除 按键即可删除选中的文本。,4.撤销与恢复 撤消的方法可单击标题栏上的“撤消”按钮。恢复的方法可单击标题栏上的“恢复”按钮。,5.查找与替换 在对一篇较长的文档进行编辑的时候，经常需要对某些地方进行修改，如把“病菌”改成“细菌”，这时Word 提供了强大的查找和替换功能。,常规查找文本 （1）执行“编辑/查找”命令或按快捷键Ctrl+F，打开“查找和替换”对话框。 （2）在“查找内容”列表框中键入要查找的文本，如键入“病菌”一词。 （3）单击“查找下一处”按钮开始查找。当查找到“病菌”一词后，就将该文本移入到窗口工作区内，并反白显示所找到的文本。 （4）如果此时单击“取消”按钮，将关闭“查找和替换”对话框，插入点停留在当前查找到的文本处；如果还需继续查找下一个的话，那么可再单击“查找下一处”按钮，直到整个文档查找完毕为止。,高级查找 单击“查找和替换”对话框中的“更多”按钮，可以打开设置各种查找条件的扩展对话框），设置好这些选项后，将快速查找出符合条件的文本。,替换文本 （1）执行“编辑/替换”命令或按快捷键Ctrl+H，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。 （2）在“查找内容”列表框中键入要查找的内容。 （3）在“替换为”列表框中键入要替换的内容。 （4）在输入要查找和需要替换的文本和格式后，根据情况单击下列按钮之一： “替换”按钮：替换找到的文本，继续查找下一处并定位。 “全部替换”按钮：替换所有找到的文本，不需要任何对话。 “查找下一处”按钮：不替换找到的文本，继续查找下一处并定位。,高级替换 点击“更多”按钮，打开扩展选项。,3.1.4 多文档、多窗口编辑 1.打开多个文档 方法1：一个一个地按照打开单个文档的方法打开，这种方法比较慢且繁琐； 方法2：能一次打开多个文档，单击“文件”“打开”，弹出“打开”对话框；按住键，用鼠标依次单击所有要打开的文档；单击“打开”即可打开所有选中的文档。,视图“全部重排”功能将未被最小化的文档以一个个小窗口同时显示出来，这样在多个文档之间互操作时就可以避免窗口之间的重复切换。,3.1.4 多文档、多窗口编辑 2.单文档的多窗口显示 用不同的窗口显示同一文档的不同部分，具体方法：打开需要显示的长文档，然后单击“视图”“新建窗口” 用同一个窗口不同的子窗口显示同一文档的不同部分，具体方法：单击“视图”“拆分”,3.1.5 页面排版 1.字符的格式 先选定文本，再做格式设置 字体 字号和字形 间距和缩放 颜色和效果 动态效果 中文版式效果,2.段落格式化 先选定段落，再做格式设置 段落对齐 段落缩进 间距设置 换行和分页,段落格式复制 段落后跟有回车符作为段落标记，段落标记除了标记一个段落的结束，还存储了段落的全部格式信息。选取原段落后的回车符，单击“开始”选项卡下最左边的“格式刷” 工具按钮，然后刷过目标段落的回车符，被刷段落立即采用原段落格式。,边框和底纹 单击“页面布局”选项卡下的“页面边框”功能按钮，弹出“边框和底纹”对话框,一定要注意“应用于”这里的应用范围！,分栏 单击“页面布局”选项卡下的“分栏”，在弹出的“分栏”快捷菜单上选择“栏”数、各栏“宽度”及栏与栏之间的“间距”等即可。,首字下沉 定位光标，单击“插入”选项卡下的“首字下沉”功能按钮，在弹出的“首字下沉”快捷菜单上选择不同属性即可。,项目符号和编号 选定段落，单击“开始”选项卡下的“项目符号”或“编号”功能按钮，完成项目符号设置或进行编号。,3.页面格式化 页面设置 页面设置主要包括页边距设置、纸张设置、版式设置等，其中页边距和纸张设置是最重要的，合适的纸张、合理的页边距将使文档显得更为美观。 单击“页面布局”选项卡下的“页面设置”功能组右下方的按钮，弹出“页面设置”对话框,背景 单击“页面布局”选项卡下的“页面背景”功能组的“页面颜色”功能按钮，在快捷菜单中选择颜色，即可为文档设置该颜色作为背景。,页面边框 单击“页面布局”选项卡下的“页面边框”功能按钮，弹出“边框和底纹”对话框，如图3-5所示，单击“页面边框”选项卡,改变文字方向 单击“页面布局”选项卡下的“文字方向”,插入页眉和页脚 单击“插入”选项卡“页眉”或“页脚”功能按钮，可分别对文档设置页眉和页脚。,搭配“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框。在“版式”选项卡的“页眉和页脚”框中，可建立奇偶页不同或者首页不同的页眉页脚。,3.1.6 插入操作 1.插入日期、时间和特殊字符 向文档中插入日期和时间有三种方式： 键盘直接输入方式 静态方式 自动更新方式。,2.插入分隔符（分页符和分节符） 文档未充满一页面需要分页时，可以人工插入分页符。定位插入点，单击标题栏上的“插入分页符和分节符”按钮，选择所需要的分页符功能。 默认情况下Word将整篇文档视为一节，采用相同的页面格式。如果一篇文档中需要采用不同的页边距、页面边框或页眉页脚等格式，就必须插入分节符。单击标题栏上的“插入分页符和分节符”按钮，选择某种类型的分节符，确定下一节的起始位置。,3.插入文本框 文本框是一种可以在其中独立地进行文字输入和编辑的图形框，在文档中适当地使用文本框，可以实现一些特殊的编辑功能，它就像一个盛放文字的容器，可以在页面上定位并调整，利用文本框还可以重排文字和向图形添加文字,4.插入文件 定位插入点，单击“插入”选项卡下的“对象”功能右边的向下指箭头，选择“文件中的文字”功能，在文件列表中双击欲插入文件名，即可在文档中插入保存好的文件，实现多文档的合并。,5.插入公式 定位要插入数学公式的位置。单击“插入”“对象”，在弹出的“对象”对话框中单击“新建”选项卡，如图3-8所示。 选择“对象类型”列表框中的“ Microsoft 公式 3.0 ”选项,6.插入超链接 在文档中插入超链接，连接至“”网站。,7.插入脚注、尾注和批注 脚注和尾注是对正文内容的补充说明 定位光标插入点，然后单击“引用”选项卡下的“插入脚注”或“插入尾注”，光标插入点出现“插入脚注”或“插入尾注”的标志，在页末或文末输入“脚注”或“尾注”内容即可。 批注用于联机审阅。 定位光标，单击“审阅”选项卡下的“新建批注”功能按钮，在出现的“批注”区输入批注文本即可。,3.1.7 图形与表格操作 1.图片的插入与编辑 (1)插入图片 定位文档中要插入的位置，单击“插入” “图片”/“剪贴画”/“形状”/“图表”，可以将对象插入到光标所在位置。 (2)编辑与设置图片 右击该图片，弹出针对该“图片”快捷菜单，从快捷菜单中选择“设置图片格式”,2.绘制图形 在 Word 文档中，可以通过对各种对象的组合生成图形，这些对象包括：自选图形、任意形状、图表、曲线、直线、箭头、艺术字等。 绘制新图形可以单击“插入”“形状”，选择所需要绘制的图形。,需要强调的是： 1移动图形的技巧 2图形中添加文字 3图形的效果设置 4图形的叠放次序 5绘图精度的提高,3.艺术字的插入与编辑 艺术字与绘制图形、插入的文件图像、生成的数学公式、表格等，都称为对象，只要是对象，就可以右击它，对对象进行编辑。 定位文档中要插入的位置，单击“插入” “文本/艺术字”，可以将艺术字插入到光标所在位置。,中国湖南,4.表格的插入与编辑 （1）完整表格 单击“插入”选项卡下的“表格”功能按钮，弹出快捷菜单，可以直接选择小方块生成一个“几行”x“几列”的表格，或选择“插入表格“功能，在对话框中输入表格的行列数，生成完整表格 。 （2）手动绘制非标准表格 单击“插入”选项卡下的“表格”功能按钮，弹出快捷菜单，选择“绘制表格”，此时光标变成一支笔，可以通过这支笔绘制表格。,5.图表的生成与编辑 在Word文档中，可以同时插入数据表和相应的数据图，然后再通过编辑数据图和更改数据图类型来获得所需的图表内容，也可以根据已有表格来创建数据图并进行相应设置。 当需要同时创建数据表和相应数据图时，在文档中单击要插入图表的位置，单击“插入”“对象”，弹出 “对象”对话框，单击“新建”选项卡；在“对象类型”列表框中选择“Microsoft Graph图表”选项，然后单击“确定”按