广州公共资源交易中心招标文件 项目编号： CZ2017-1020 2018年数字档案馆系统建设项目采购需求一、项目概况（一）现状分析从2007年开展广州市电子文档中心系统建设以来，完成全市11个区综合档案馆，123个市直机关、企业档案室主系统及子系统部署，基本实现了对部分市直机关电子档案离线接收管理。同时，电子文档子系统（档案室）、声像档案管理系统、电子档案移交与接收系统、档案利用查阅审批系统等也已上线运行，但各系统独立运行在相关业务处室，未进行统一规划，部分数据未进行整合，无法有效提供快捷方便的利用和信息共享。目前已经建设：（1） 数字档案馆统一集成平台：该平台整合多个现有和新建应用系统，保证从管理方式和界面风格上保持统一，包括基础组件、统一权限管理、统一工作流、统一报表、统一文件格式转换、统一信息发布和封装引擎、工具软件等。（2） 档案资源管理子系统：该子系统是数字档案馆应用系统的核心，所有采集的数据都将进入该系统，由此实现数据的大集中，建立全市档案信息资源总库，在实现对档案信息资源有效管理的同时，面向不同用户群体提供档案信息的共享利用。档案信息资源总库中的数据通过鉴定后，可根据不同的性质面向不同群体的用户提供档案利用服务。比如，发布到电子阅览室系统中，面向到馆查档的用户提供查询利用；发布到党政机关利用服务平台中，面向市直立档单位用户提供档案查询服务；发布到互联网信息门户，面向社会公众提供档案信息服务。（3） 档案信息综合利用子系统：该系统主要用于提供数字档案馆数据综合利用，包括互联网、政务外网和局域网三种利用平台。互联网平台主要发布公开档案信息资源和提供在线服务，用于实现公共档案服务和档案信息资源社会共享，建立满足公众查阅档案需求的利用窗口。政务外网平台主要为政务外网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现党政机关的档案信息资源共享和资政服务工作。局域网平台主要满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务，并承担辅助档案实体管理的功能。本期项目重点是升级完善数字档案馆统一集成平台、集成建设档案资源采集子系统、完善档案资源管理子系统、集成建设虚拟库房管理子系统实现电子档案和实体档案一体化管理、配套的第三方软件采购等内容。（2） 总体目标以现有的广州市国家档案馆为载体，以先进的信息技术为手段，以馆藏档案资源数据库为基础，以实现数字档案信息资源的“收、管、存、用”全程信息化管理为目标，立足我市档案事业发展新要求，吸收国内外先进的数字档案馆建设理念与研究成果，结合公共档案馆建设实际，统筹规划、有序推进，力争建成达到全省领先、国内先进水平的现代化数字档案馆。（三）具体目标建立全市统一的档案信息接收平台，实现市直机关单位以在线或离线的方式移交电子档案进馆；建立全市统一的档案信息管理和保存平台，确保档案数字资源的真实、完整、可用、安全；建立全市统一的档案信息服务利用平台，转变档案利用模式，构建普惠民生的档案利用体系，打通服务利用渠道，实现档案数字资源的有效整合和分层次、多渠道的共享利用。（四）项目规模升级完善数字档案馆统一集成平台、集成建设档案资源采集子系统、完善档案资源管理子系统、集成建设虚拟库房管理子系统实现电子档案和实体档案一体化管理等内容。项目工期要求：本项目自签订合同后220个工作日内完成。二、需求分析（一）必要性1.建设数字档案馆是电子政务发展的需要。我市电子政务经过多年的建设已取得了很大发展，目前已进入到资源整合、共享利用的重要阶段。政务资源采集、加工、共享利用成为电子政务能否进一步发展、能否发挥出应有成效的关键，并成为我市电子政务工作的重点工作内容。电子文件及电子档案是重要的政务资源，对这些资源的采集、加工、共享利用是数字档案馆建设的核心内容。因此，建立数字档案馆与我市电子政务发展方向一致，是我市电子政务工作的重要组成部分。2.建设数字档案馆是档案事业发展的需要。新时期档案事业的发展，要求我们必须做出从以对传统载体档案管理为主，到以对传统载体和电子档案管理并重，直至对以电子档案管理为主的战略转变。建设资源数字化、管理自动化、利用网络化，实现电子文件和电子档案资源的有效整合、共享利用、长期保存的数字档案馆是实现上述战略转变，推动档案事业科学发展的主要途径。3.服务社会公众档案利用的迫切需要。社会广大公众对档案信息需要量不断增加，特别是婚姻档案、动拆迁档案、独生子女档案、社保档案等民生档案。但由于缺少有效的利用渠道，纸质档案利用查阅极度不方便，迫切要求实现民生档案的资源整合和信息共享。这就要求档案管理部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案信息资源能及时、方便地提供给各方面的需求者。（二）可行性 1.社会可行性分析。在各种信息资源中，档案以其独具的与人类社会各种活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占有独特的地位，数字档案馆建设工作必将成为社会发展的重要组成部分，同时也是我市档案信息化建设的资源基础，能为机关、社会提供全方位信息资源服务。通过网络实现网内及远程机关档案信息资源共享，异地档案资源的调阅与采集，提供方便、高效的档案利用功能，提高档案的利用率，将公共服务功能渗透到社会发展的各个领域，延伸到社会生活的各个层面。档案和档案工作成为经济建设和社会发展的基础性工作，产生的门类和载体形式日益增多；社会档案意识也逐步增强，社会对档案的管理和利用提出了更新、更高的要求；档案部门延伸的领域不断扩大，只要政府的中心工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。积极开发档案信息资源，提供利用档案信息，实现档案的信息价值，把档案工作自身的发展与满足社会需求联系起来，意义重大。所以本项目的建设必定会得到市委、市政府以及社会公众的大力支持。因此，本项目的建设在社会上是可行的。 2.技术可行性分析。本项目的技术可行性体现在以下两个方面：一是本项目的建设立足于成熟的、广泛应用的主流技术，具有一定的先进性，而且在业界均有相关的产品以及承建商等资源可供选择。二是纸质档案数字化的建设，在本省和全国各地的档案系统都具有广泛的成功案例可以借鉴，我馆的档案数字化建设也已具有初步成效。因此，本项目在技术上是可行的。 3.经济可行性分析。本项目建设后，可以实现利用计算机进行原文管理、利用，将有效缩短原文查找时间和利用时间，同时利用计算机直接打印原文，避免原件取阅、复印、归还造成的大量重复劳动，减小出现错误的机率，从而降低数据管理成本，创造显著的间接经济效益。实现档案数字化，可进一步保护档案原件，减少对一些珍贵档案（比如馆藏民国档案）的破坏，这在经济上是无价的。本项目建设产生的社会和经济效益远大于系统建设所投入的成本，而且投资预算额是合理的、可承受的，因而在经济上是可行的。（三）基础设施建设需求主要依托馆藏现有的服务器、存储设备、操作系统等，本期项目配套软件主要有：系统软件、数据库、中间件等。（四）应用系统建设需求主要是：升级完善数字档案馆统一集成平台、集成建设档案资源采集子系统、完善档案资源管理子系统、集成建设虚拟库房管理子系统实现电子档案和实体档案一体化管理等内容。1.升级完善数字档案馆统一集成平台该平台将整合多个新建应用系统，保证从管理方式和界面风格上保持统一，采用统一的基础组件、统一权限管理、统一工作流、统一报表、统一文件格式转换、统一信息发布和封装引擎、工具软件等集成建设档案资源采集子系统和建设虚拟库房管理子系统实现电子档案和实体档案一体化管理等内容。2.集成建设档案资源采集子系统该系统主要用于档案资源采集。主要包括实体档案进馆时电子目录的检查和导入，以及实体档案的入馆交接登记；接收各市直单位档案系统进馆的电子档案，包括离线和在线方式；馆藏数字化数据导入，本单位OA系统产生的归档数据在线移交和接收。3.完善档案资源管理子系统该子系统是数字档案馆应用系统的核心，所有采集的数据都将进入该系统，由此实现数据的大集中，建立全市档案信息资源总库，在实现对档案信息资源有效管理的同时，面向不同用户群体提供档案信息的共享利用。本期要求在原系统的基础上加入长期保存模块。4.集成建设虚拟库房管理子系统实现电子档案和实体档案一体化管理智能馆库系统和电子档案管理系统进行集成，实现馆内档案资源管理系统以及馆内利用系统的整合。系统主要实现对库房排架信息、档案出入库信息的管理，为档案管理系统提供支撑。结合档案馆二期智能库房管理系统，实现有关库房和档案专业设备集成和联动。系统支持条形码、RFID、电动密集架、智能密集架等库房管理现代化设备，开发集成相关接口，实现档案管理系统和智能库房实体档案的综合管理。三、设计原则和技术路线 （一）设计原则 根据广州市档案馆的电子政务建设现状和实际情况，本着加强内外资源整合、提高业务数据共享效率、提供科学决策、推进优质服务的要求，数字档案馆系统建设建设项目建设应遵循以下原则： 统一领导，加强协调。项目涉及面广、涉及部门多、建设周期长，项目难点不在工程和技术，而在于协调。项目建设要在项目领导小组的统一领导下，按照统一的设计方案，协同配合，保证项目建设的顺利进行。 统筹规划，整合资源。依托现有的信息化建设成果和成功经验，把分散的、独立的内外单位的信息资源整合为统一的数据中心，达到互联互通，实现资源共享，真正为领导决策、为社会公众提供服务。 注重内容，讲求实效。既要重视平台的硬件建设，更要重视应用开发和信息资源建设，应围绕需求迫切的业务管理和领导科学决策需求，有选择性地开展应用开发工作，并通过系统应用的成果不断推进项目建设的完善和深入发展。 优化流程，强化服务。项目建设要以服务为主线，强化服务职能和应用，强调服务用户群体的广泛性和应用服务方式的多样性。要为局（馆）领导、业务处室和广大的社会公众提供相关服务，通过信息共享、信息服务、协同办公、利用支持等方式提供全方位、多角度的服务，充分发挥系统的服务功能。 技术先进，安全可靠。要借鉴国内外先进经验开展建设工作，注重系统设备的可靠性、实用性和先进性，采用符合当前发展趋势的先进技术，并充分考虑技术的成熟性，优先采用国产设备和系统。 立足当前，着眼长远。数字档案馆系统建设建设要以需求为导向，以应用促发展，分步实施，逐步完善，把当前和长远结合起来，既要满足当前工作需要，又要适应未来技术和应用的发展，不断提升平台的技术应用水平。 （二）设计依据和参照标准 档案信息化建设涉及档案法规、档案工作标准、信息安全标准、信息化建设标准以及各种地方标准。本项目的建设也将在这些标准的指导下进行开发，参照的现有标准包括： 档案管理主要法规：l中华人民共和国档案法l中华人民共和国档案法实施办法l全国档案信息化建设实施纲要l国务院办公厅关于加强档案信息资源开发利用工作的实施意见l广东省档案条例l广东省档案馆收集档案范围实施细则l广州市档案管理规定业务标准与规范：l国家行政机关公文处理办法l中国共产党机关公文处理条例l电子文件归档管理暂行办法（厅字200939号）l机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）l档案管理软件功能要求暂行规定（档发20016号）l数字档案馆建设指南（档办2010116号）l广州市电子文件档案资源管理规范l电子档案移交与接收办法档发20127号l电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）l档案交接文据格式