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财务部工作程序标准2007年11月第一部分:办公室一、岗位财务总监1 准时参加总经理组织召开的各种会议;1) 参加每周一至周五的晨会、例会;2) 参加每周的销售协调会议;3) 参加有关饭店经营管理的其它会议;2 参加财务、外汇、税务、物价、工商等部门召开的有关财务问题的会议;3 组织召开有关会议;1) 财务分析会议。有总经理及各职能部门参加,介绍经营情况,分析各种原因,提出改进意见,并要求有关职能部门组织实施;2) 餐饮经营会议。采购部、餐饮部有关负责人参加,研究原料购进、验货及成本控制等问题,加强管理,不断提高饮食经营效益;3) 客户信用会议。有营业部经理、信用主管参加,听取信用情况汇报,研究饭店信用政策,制订各种催款措施,回笼,加速资金周转;4) 每月各部门经营状况分析会议。有部门会议核算人员和预算人员参加,通报各部门经营情况及预算完成情况,并研究采购相应的措施;5) 部门期它专业会议;A 验货会议;B 物资回收利用管理工作会议;C 结帐组服务质量、工作会议等;4 签批各种物资采购申请单,控制使用采购资金;5 筹集、调度资金,满足经营需要,按期归还各灯借款和解缴各种税金;6 编制年度财务预算,并实行检查监督;7 编制各种财务报表,保证按时、按质报送有关部门;审核财务日报表、月报表及年度报表;8 监督会计部、电脑部、采购部的业务操作;9 拟订部门工作计划并逐级组织落实;10 审定饭店年度财务决算,并组织清理各种遗留帐目;11 做好年度工作总结和对主管进行考核评估。二、岗位 财务副经理1 监督成本控制部和收银部、日审、夜审的业务操作;2 协助财务总监起草各种财务管理制度,并监督检查各有关财务制度的执行情况;3 协助财务总监编写年度财务预算,调整财务预算;4 负责饭店的财产管理。监督各部门财产的使用和保管情况;5 监督审查饭店内部的财务收支情况,确保饭店一切营业收入、开支有关经济活动能按国家的有关法规和制度进行;6 财务总监不在岗时,代行总监职责;7 监督饭店电脑系统的维修保养、更新和管理工作,确保电脑系统正常运行。三、岗位 财务部秘书1 准时上班,搞好工作环境的卫生;2 做好各种会议纪要;3 收、发、打印处理各种文件资料,及时下发、催办;1) 收、发文时必须使用收、发登记本;2) 将各种文件分类、编号、归档;4 每月按时计划和领用部门办公用品及员工福利用品并分发各点;5 接听部门工作电话,做好详细记录,并立即转达给有关人员;6 根据工作日程安排,及时提醒总监;7 月末汇总部门职工考勤等报人事部;8 年末整理文件资料,并装订归档;第二部分:采购部一、岗位 采购部经理1 每天到岗后,检查各工作岗位的安全和工作人员出勤情况;2 检查当日食品采购品种有无短缺现象,安排当日应急采购供应工作;3 参加每周五财务例会,汇报本周部门例会工作任务的完成情况,检查周采购计划的执行情况;4 每十天审阅市场价格调查表并上报,掌握实际进货数量,控制食品采购价格及质量;5 根据使用部门年度要货计划和客源预测,于每年年底制定下年采购计划;6 审核各专业落实的部门采购单,报总监批准;7 按部门岗位职责及店规店纪,检查、考核各组的工作,建立员工业务档案;8 根据市场调研报告,调整和完善采购供应计划,总结上一年度工作,拟定下一年度工作计划;9 每月与兄弟饭店的采购主管联络一次,了解其货源、价格等情况,对照检查本组的采购工作,并建立价格档案;10 每周与主要协作单位、供货单位联络一次,了解掌握新的业务信息,向餐饮部推荐新品种或应市品种,并建立供货商档案;11 每天走访验收组、仓库保管员、厨房、酒水部了解和检查采购工作的质量与效率;12 完成部门总监临时交办的事项;二、岗位 采购部主管1 合理安排下属工作班次,全面安排采购计划,保证采购工作的顺利进行;2 了解各部门物资需求及市场供应情况,民解市场信息,比值比价,降低费用开支;3 检查和监督进行物品的报关工作,严格执行索证程序,做到手续齐全,资料齐备,防止不合格的物资流入饭店;4 监督所属员工遵守财务制度,购进物资要尽量做到单据(发票)随货同行,不得随意拖帐挂帐;5 各部门急用物品应做到价廉物美,择优录取,严格把好质量关,对不符合质量要求的要坚决拒收,积极争取定货货源,保证货源充足;6 经常了解销售情况,以销定购,积极组织适销对路的货源,防止盲目进货,尽量避免积压物品,提高资金周转率;7 根据饭店客源和物资消耗及库存情况,编制采购计划,经经理审批后,组织市场调查,确定最佳采购方案,落实采购计划;8 落实采购任务的执行,并严格控制采购的品种、质量、数量、价格和费用;9 在各部门物品采购上注明最优采购价格和交货日期,交经理审批;10 根据批准的采购单,安排采购、进货;11 安排应急物资采购,事后请使用部门补办申请采购手续;12 安排成批或周期性进货任务,并负责落实;13 在抽查采购的物资质量后,督促有关人员办理验收入库手续;14 每月与厂家、供应商联络两次,了解掌握业务信息,建立供应商、厂家供货品质、价格、信誉等方面的业务档案;15 每天一次主动征求验收、保管、使用部门的意见,把握本组采购工作的质量与效率;16 根据市场信息,向部门推荐新产品,提高饭店服务规格,降低成本费用。三、岗位 食品采购助理1 跟进日常鲜活食品、饮品的采购任务,并加以监督和检查,其内容是:根据厨房或酒吧的次日要货订单及时要求供应商按时送货,并在比质比价后订购。18:30前完成次日采购工作;2 安排周期性采购食饮原料的任务。其程序是:1) 掌握食品仓库库存的品种和数量,了解厨房对食品品质的要求;2) 掌握酒水仓库品种和数量,了解酒吧对饮品品质的要求;3) 按照食品仓库、酒水仓库提报的采购申请单和厨房及酒吧的使用要求,编制采购计划,报部门经理审核后执行;4) 亲自采购批量大、单价高、货源紧的食品时,严格把好质量、价格关。5) 采购一般食饮和当日的少量紧急采购,并审核其质量、价格、数量、交货时间等主要项目;3 发现所订购的食饮原料在质量、卫生、保质期、价格、数量等方面有错,必须及时采取措施,同时向部门经理汇报;4 所有到货食饮必须经过主管检查,然后再安排办理验收、入库或直接手续,主管还必须对票据费用进行审核;5 协助部门经理编制季度采购计划、月度采购计划以及用款计划;四、岗位 物品采购助理1 跟进日常零散物品的采购任务,调查三家以上供应商供货的价格和交货时间;2 进行市场调查记录进行比较分析,确定价廉物美、供货及时的物资供应商报采购主管;3 在各部门物品采购单上注明最优采购价格和交货日期,交经理审批;4 根据批准的采购单,安排采购、进货;5 抽验到货物资的质量、价格、数量,对不符合饭店使用要求的物资要及时查明原因,并采取补救措施;6 安排应急物资采购,事后请使用部门补办申请采购手续;7 安排成批或周期性进货任务,并负责落实;1) 根据使用部门的年度要货计划,物资仓库补充物资计划以及实际库存及在途物资的情况,编制采购计划;2) 按采购计划,安排采购市场调查,并在采购计划上注明参考价格和供货时间,报部门经理审批;3) 根据经理的批示和实际要货时间安排业务洽谈,经过综合分析、比较后确定最佳采购方案;4) 将业务洽谈的主要条款交部门经理审核,然后签订订货合同;5) 根据饭店客源和物品消耗的情况,调整合同的供货时间,避免积压物资或脱货;6) 采购物品到货后,按合同的规定或样品抽查其质量、规格、数量、价格;8 采购、订做工作服,程序是:1) 更新工作服的前一年,为客房部及使用部门提供各工种工作服的式样、质地和颜色,并确认样品;2) 根据客房部下达的制作单,安排采购员按原质地、颜色采购面料,并亲自参加业务洽谈;3) 联系三家以上的服装加工厂按已确定的款式制作工作服样品,样品经部门经理、总经理确认后亲自组织参加加工工作服的业务洽谈;4) 加工合同的主要条款经部门经理确认后,与厂家签订加工合同;5) 根据加工合同的规定和样品,检查服装制作的质量和工艺;9 在抽查采购的物资质量后,督促有关人员办理收入库手续;10 每月与厂家、供应商联络两次,了解掌握业务信息,建立供应商、厂家供货品质、价格、信誉等方面的业务档案;11 每天一次主动征求验收、保管、使用部门的意见,把握本组采购工作的质量与效率;12 根据市场信息,跟进向使用部门推荐新产品,提高饭店服务规格,降低成本、费用;五、岗位采购部秘书1 准时上班,搞好工作环境卫生;2 做好各种会议纪要;3 收、发、打印处理各种文件资料;1) 收、发文件时必须使用收、发登记簿;2) 将各种文件、合同分类、编号、归档;4 接听部门工作电话,做好详细记录,并立即转达给有关人员;5 根据工作日程安排,及时提醒经理;6 月末汇总部门考勤表报人事部;7 年末整理文件资料,并装订归档;8 完成经理交办的其它工作;第三部分:成本部一、岗位 成本主管1 整齐着装,按时上班,并对组员进行检查;2 检查验货工作程序执行情况:1) 凭采购申请或订单验收货物;2) 坚持标准,保证质价廉;3) 与厨师长或部门负责人协作,对采购原材料及物资进行质量检验;4) 每日检查验货日报,严格入库和领用手续;5) 每日检查收货、出库是否及时、准确录入电脑系统;3 督促饮食明细帐会计、物资明细帐会计及时核算每日、每月成本、费用;1) 检查食品、酒水、香烟、物资领用单的手续是否完备,并据此与电脑系统进行核对,核算各点当日成本、费用;2) 检查食品、酒水、香烟调拨单、O/C单、免赠单、免费票据等核算单据的手续是否完备并及时、准确核算;3) 检查食品、酒水、香烟、物资明细帐会计每月编报“库存周转慢原材料及物资报表”,并提供财务总监、餐饮总监、行政总厨,防止积压浪费;4) 加强点单的审核;4 复核成本核算员编制的每周饮食收入、成本报告,并按时报送娱乐部总监、行政总厨、餐饮总监、财务总监、总经理。具体要求是:1) 反映真实成本,其中包括领料成本、直接成本、内部转帐成本、费用转出成本;2) 各项指标完整;3) 附有简单的成本分析;5 监督酒水控制会计的控制工作,堵塞酒水、香烟经营过程中的漏洞,做到:1) 定期盘查酒水香烟存货情况,计算出实际消耗数;2) 将实际消耗数与销售收入数进行比较,如出现短少,必须向财务总监汇报;6 对各经营点进行不定期巡查,检查服务人员、厨房人员、收银员等是否有违规行为,防止偷拿、偷吃及浪费现象的产生;7 严格审查饮食、物资采购计划,控制原材料及物资仓库的存货定额;8 审核饮食、物资的报损,查明原因填写报损单上报财务总监及总经理;9 制定费用开支标准,审核饮食经营费用;10 复核成本控制组制作的会计原始凭证,保证符合会计核算的要求;11 收集资料,掌握情况,制定餐饮标准成本卡,其程序是:1) 饮食经营的年有品种都必须先建卡,后销售;2) 与餐饮总监、行政总厨共同确定餐饮标准成本,确
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