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创新档案管理,提升服务水平 摘 要:创新是当今时代的主题,档案管理要想跟上时代发展的步伐,就必须以创新为主题,在推进信息化和现代化建设的同时,提升服务能力和水平,从而最大程度地发挥其在社会生活中的独特作用。为此,本文提出创新档案管理观念、创新档案管理制度以及创新档案管理方式的主张,旨在推进档案管理服务社会生活的水平。 关键词:档案管理;创新;服务 创新是时代的主题,随着信息化时代的到来,各行各业都在加紧创新,以应对不断发展变化的形势需要。档案管理在近几年的发展变化中,管理内容更为复杂,管理手段也更为多样,不过管理水平却相对滞后,为此,必须进一步加大创新力度,提升管理水平,提升服务社会生活的能力。 一、创新档案管理观念 观念决定行动,创新档案管理观念,是创新档案管理的首要之举。 传统观念认为,档案是相对静止的,一旦形成档案,往往就会作为一种原始资料保管在档案室、档案柜里,除非有人查询,否则几乎长期处于静止状态,利用率非常低。尤其在信息化时代,网络资源无限丰富,如果想查询什么资料,人们更习惯于使用百度搜索,而不会求助于纸质档案。所以,要创新档案管理,必须从改变传统观念做起。 首先,要对档案的作用有一个全新的认识。有些人认为,档案就是一些资料的累积,这些资料几乎都能百度得到,所以档案的作用已经弱化了。这显然是对档案缺乏了解,以企业档案为例,它是企业员工生产实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价,当这些经历以文字、数据、图片、音像等形式固定下来时,它所代表的是企业不可复制的记忆,是金钱买不到的无价之宝。很多档案更是企业独有的原始记录,往往记载着一些还没有公开的内容,比如专利技术,设计方案等等,而这种属性,是网上那些轻易就能搜到的信息所无法比拟的。所以,绝对不能低估档案在经济社会发展过程的重要性和不可替代性。 其次,要对档案的服务范畴有一个全新的认定。通常情况下,某个单位或某个部门的档案,往往都是为本单位或本部门服务的,服务范畴似乎从归档的那天就被自动界定出来了,但随着信息化时代的到来,档案的服务范畴已经没有这样的局限性了,必须充分意识到,除非是带密级的档案,否则,档案就是服务于整个社会的。换句话说,分享档案这份财富的是整个社会,而不是个别单位或集体。只有创新对档案的认识,才能在管理上主动创新,积极寻求新的发展。 二、创新档案管理制度 制度决定服务高度,所以创新档案管理制度是创新档案管理的一个必要环节。 从目前看,适应各种性质,各类机制的档案管理制度还不够健全,比如,有的档案收集制度不健全,导致一些档案缺乏完整的记录,从而影响了利用价值;有的档案保管制度不健全,导致档案保管不当,出现档案破损,毁坏甚至丢失的现象;有的档案利用制度不健全,导致有的档案利用率极低,无法发挥出其应有的作用和价值。所有这些,都极大地影响了档案的研究和利用,是档案管理亟待的问题。因此,创新档案管理,必须在制度上创新,要根据我国档案法等法律法规和有关的档案管理规定,结合实际,从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手,制定一套完整的档案管理制度。同时,要引进先进的档案管理软件,制定电子档案的管理、分类标准,使档案管理工作逐步向自动化转变,实现电子档案和纸质档案一体化管理。此外,档案管理员的职责也与以前有所不同,要结合实际,对档案管理员在档案工作中的义务和责任,作出更加具体和明确的规定,从而提高档案管理人员工作的规范性,进而提高他们的服务水平。 三、创新档案服务方式 方式决定服务的效率,所以创新档案服务方式,是创新档案管理的核心内容。 在信息化时代,档案载体发生了巨大变化,由原来以纸质档案为主,逐渐发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,极大地增加了档案的信息存储量,使档案具有开发利用速度快、直观性、选择性和易操作性的特点。这些特点,也使得档案更容易走出档案室的狭小空间而走向社会,更好地为人们的生活、学习和工作服务。 一是要实现档案资源共享,建立联合目录。我们要打破档案、图书馆等部门各自为政的局面,建立一个完整的资源共享系统,进行一体化管理,发挥整体优势。要建立联合目录,就是用统一的著录格式和编排,联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录,从而使利用者能够很方便地获取到更多,更广泛的知识和信息,情报等。与此同时,各文献部门也能充分挖掘资源潜力,实现文献资源互补,提高馆(室)藏资源的利用率,从而避免了不必要的重复和浪费,也可以有效地缓解档案存储空间拥挤,管理人员及资金紧张等现实的矛盾。在共享的同时,各级各类档案馆和图书馆也可以统筹发展,走特色化专业化发展的道路,从而更好的满足于社会多方面的需要。 二是开展在线服务。传统的档案利用方式,一般都是到档案部门去调阅档案,或者参加档案展览、查询档案的复印件等。但在信息化的今天,这种利用档案的方式显然缺乏快速性和便捷性,显得麻烦。这时,就需要创新服务方式,为大众提供现代化的在线服务。建立档案馆(室)网页,实现档案信息的网上检索是一个重要方式,比如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。为大众提供电子信箱服务,让大众与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行直接对话和信息交流,档案管理人员也要扮演好服务员的角色,及时、耐心地回答服务对象关于档案内容和利用途径等方面的咨询,让服务真正贴近生活。 三是开展档案阅览服务。以前,档案几乎不对大众开放,到档案馆(室)查阅资料的也多是公务人员,这使得档案的利用率很低。为此,可以开展档案阅览服务,比如每周设立档案阅览日,在档案室开辟一块阅览空间,让大众可以更便捷地调阅档案,了解信息,提高档案的利用率。 总之,创新档案管理,是适应信息化时代档案工作的必然要求。在创新的过程中,必须在观念、制度和服务方式上下工夫,想办法,真正使貌似陈旧的档案焕发生机,为社会生活服务,展现其独有的价值和作用。 参考文献 1于泰山,加强档案管理工作规范化,推进档案创新发展J.办公室业务,2012年05期 2王燕玲,浅析如何做好档案管理工作J.大视野,2008年07期
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