公务邮箱安全管理制度篇一：公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则DA/T 32-20XX1范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 1889420XX 电子文件归档与管理规范GB/T 1767811999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T l767821999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构DA/T l-20XX档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-20XX归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3术语和定义DA/T l-20XX确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 31电子邮件 electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。32公务电子邮件electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。33公务电子邮件系统electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。34电子文件管理系统electronic records management system 为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。4总则41公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。42公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。43应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。44归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。45公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。46机构内设置的公共邮箱或共享邮箱必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。47系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。48各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。5公务电子邮件的撰写与传递51公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。52各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。53涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。54在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。55各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据。公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。56使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。57公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。6公务电子邮件的鉴定与归档61鉴定归档责任归属611对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。612内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。613公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。篇二：集团企业邮箱管理制度XX化工集团企业邮箱使用规范及管理制度一、目的为了进一步提高公司的信息化工作水平，便于全体员工对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率；为保证公司信息传递的安全、稳定、可靠和正确，特制订本办法。二、适用范围1.集团总部所有人员，工厂各科室主管级以上管理人员；2.技术、营销、财务、统计、仓储物流等人员；3.其他领导特批人员等。三、权责企业邮箱管理员：1.负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护，对于违反本制度的员工，随时有权停止和取消其服务帐号；2.负责公司邮件资料的保密工作，定期检查邮箱的使用情况，更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率；3.根据公司发展的需要和要求，对邮箱设臵及时做出调整；4.及时给各部门提供邮箱各类技术支持，保证各部门工作顺利开展；5.公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪：（1）已离职的销售人员邮箱；（2）邮箱收发异常，有泄密可能的；（3）邮件来往中发现病毒较多的；（4）公司重要邮箱；（5）其他重要邮件需进行跟踪的。四、申请流程1.申请人填写企业邮箱申请单，呈部门负责人、邮箱管理员审核；2.邮箱管理员根据审核情况，设定申请人用户帐户和初始密码；3.申请人接到邮箱地址后，即为该邮箱的使用责任人，申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负责。五、具体设臵及使用规范：1.设臵规范：（1）企业邮箱登陆地址为:XX；（2）用户名:个人邮箱名称以员工名字拼音全写来命名。部门科室邮箱以科室名字全拼命名。后缀；例：韩梅梅，邮箱名字为：hanmeimei；人力资源部，邮箱名字为：renliziyuanbu。用户名严禁改动与调换。（3）邮箱的初始密码为Asd258，登陆邮箱后必须修改密码为复杂密码，长度为6-16位。（4）邮箱账户设臵中个人信息为：本人真实全名及联系方式；（5）默认个性签名规范如下：（10号字体 加粗 黑色）河北XX化工集团有限公司Hebei XX Chemical Group Co.,Ltdxxxx 部（部门名）xxx（姓名）座机：031X-XXXXXXXX 手机：XXXXXXXXXXX网址：XX地址：石家庄市XX区XX大街9号XXXX大厦A座100层；2.使用规范：（1）员工发送对外邮件时，必须包含以下内容：A.称谓：包含“先生、女士、部长、经理”等敬称；B.问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；C.需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；D.告知邮件中的附件个数以及内容描述；E.结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（2）公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放，并保留发放记录。以下公司内部电子版文件尽量通过企业邮箱向相关人员发送：A.各类通知、通报等；B.各类报告、工作计划、工作总结、会议纪要等；篇三：公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则DA/T 32-20XX1范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。 2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 1889420XX 电子文件归档与管理规范GB/T 1767811999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T l767821999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构DA/T l-20XX档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-20XX归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法3术语和定义DA/T l-20XX确立的以及下列术语和定义适用于本标准。31电子邮件 electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。32公务电子邮件electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。33公务电子邮件系统electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。34电子文件管理系统electronic records management system为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。4总则41公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。42公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。43应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。44归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。45公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各