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工作流程报告在操作每票货物时,必须要认真,仔细,对工作流程要熟悉,特殊事项要特别注意,现将流程及注意事项阐述如下:一、 接收发货人托单,托单有两种形式:电子版或纸质版、系统里下的E-BOOING。1) 电子版或纸质版:格式最好是我司的BOONG FORM 格式,且需包含以下内容:具体的货好时间,发货人,收货人,合约号(PO号),件毛体,品名,港口等信息2) E-BOOKING(一般是CORTEFIEL的货):a. 到VENEZUELA的,特殊门店要和普通门店分别下BOOKING,系统REMARK处及货物的包装纸箱上都要备注门店号, 特殊门店的POD代码为”EGU”,需BOOKING在一起,普通门店为”LAG”需单独另外BOOKING,特殊门店对应的品牌如下:特殊门店-品牌4620,4874-SPF,SFW4542 -CIF4605,4786-WSb. SHPR下BOOKING时,每个BOOKING的品名要具体, 并体现材质,商编;c.“FCR ISSUE”处要打勾;d. 每个BOOKING一定要对应正确的PARTON及ORDER,即PO MANAGEMENT不能为空且要正确。e. SHPR一般要在交期前14天下E-BOOKING,我们也可以在系统里查询未来14天内有无CORTEFIEL的货要出,即点击“PT-GRID”后“PREDEFINED”处选择“PO READY WITHIN X DAYS (DEFAULTS 14 DAYS)”,选择“SERVICE DATE”后点击“ENTER”键。“PT GRID”可以查询CORTEFIEL的出货情况,如出货状态,是否已生成FCR等等。 3)系统SHIPPING ORDER里的“CARGO RECEIVE DATE”及“ACT. LDG DTD”一定要在船开前输入。 4)在收到SUPPLIER的EBOOKING时应在PT GRID里查询此PATRON 和ORDER号是否有验证,对应的POL/POD/PCS及总数量是否与BOOKING一致二、根据E-BOOKING或SHIPPER所提供的托单信息如发货人、收货人、目的港、柜量、柜型、货好时间,将船期发至代理,待代理确认船期后将信息反馈给SHIPPER,如有LOWER VOLUME则要告知给代理。CORTEFIEL的货,在发CC时也要告知代理profoma invoices 是否有认证,如是EARLY SHIPMENT/LATE SHPT要确认CNEE是否接爱,如柜型不确定且POL或POD与BOOKING不一致,都应与代理确认,如果船期(不是船期,而是CARGO RECEIVE DATE,FCR都是以CARGO RECEIVD DATE为准)是在交期后7天内,则只需提供船期即可先订舱。另外,LVS 和 OCEAN BRIDGE不用发CC,直接EMAIL与他们确认船期,LVS的根据不同的收货人,EMAIL给不同的负责人。三、订舱。各个船东的订舱方式有所不同,如MSC和现代则需手动订舱;CMA、K-LINE等是在外代订舱;MISC是在中外运;CSCL及MAERSK是在其网站上操作;马尾是在港城;散货的向同行订舱等等。四、拿到舱位后告知发货人并确认是否需排载,如其确定,则在订舱的基础上进行排载,MSC和HYUNDAI是根据船东确认在外代系统上排载,排载经确认后,将船东确认和排载确认传真至拖车,由拖车进行提柜。如是我们安排场装,一定要将准确的数据及要注意的事项书面发给堆场,并电话确认。如供应商临时更改件数需第一时间通知堆场。装柜后与堆场确认数据,如与之前的数据相差太多,也需及时通知代理(LOWER VOLUME必须得到国外的确认)。散货的则将进仓图传给SHPR,并在系统里做LOAD PLAN (即点击LOAD PLAN后将有标注*号的信息输入后SAVE,之后,下面便可以关联到相应的SHPT的信息,再点击下面的SAVE ),CORTEFIEL到香港转或直接到VLC的货需注意的是:1) 最终目的地是不同国家的,将系统里生成的LOAD PLAN 打印出来发给堆场或同行,并要求其按国家收货, 且必须在文件都收齐的情况下才可以放进仓图给SHPR,传真给堆场或同行时,要将在系统里做的LOAD PLAN一起传,文件包括: CO或FORM A正本、INVOICE(三正)、PACKING SUMMARY(三正)、LTC副本、MOR“MEXICO ORDER RELEASE”正本(此文件只针对到墨西哥的)、LOC“LETTER OF CERTIFICATION”、纺织品出口许可证正本(此文件只针对到希腊的);2) 到VLC的,收到LTC后便可放进仓图给SHPR,其他文件(CO/FORM A、INVOICE、PACKING SUMMARY、LOC)在收到货的同时也要收到,另也需与香港的一样做LOAD PLAN。五、申报及盖进场.即在网上做预申报并刷出排载后盖申报章,再由报关单位送配载盖进场章,特殊情况:1) CMA是直接在外代上做申报和进场确认,不需手动打出排载联。2) 如拖车与报关是同一家,且操作系统是外代与中外运的,我们无需操作此步,只需委托发货人的指定操作货代进行操作,但中海CSCL不管是不是同一家都需我们在网上做申报。3) 如SHPR是委托我们报关,报关资料要及时给报关行。收到报关资料后要将核销单号录入系统,即点击SHIPPING ORDER里的“TAX REFUND”后输入信息。4) 申报是在外代与港城的有多票报关的,要附上多票报关说明。六、放行。关注柜子是否在船东要求时间内放行,如没有,及时与客人确认货物情况。七、在排载与船开之间,根据船东的操作时间进行与发货人的对单,提交船东单等事宜。具体注意事项如下:1) HB/L:a. 如果多个SHPR合签一份提单,则要每家SHPR提供盖章的合签说明扫描件;b. 注意运费条款,品名底下是否有与实际运费条款不一致之处;c. 注意发收货人的CODE及代理的CODE和地址是否正确;d. 注意“TOTAL IN WORD”处的表述:整柜是SHOW柜型及柜量,例如“ONE(1) X 20GP CONTAINER ONLY”;散货是SHOW件数;拼柜的,如果是我们场装,要SHOW件数,如果是其中一家安排场装要SHOW“几分之几PART OF”,例如3家拼柜,则为“1/3 PART OF 1X20GP CONTAINER ONLY”; e. VANYOR的货,HBL上要UPLOAD清关用的PACKING LIST 和INVOICE;f. 需做电放的,收到电放保函及费用后一定要与SHPR确认是否安排电放后将电放单发给SHPR及代理(电放单上需盖有电放章,并有系统里生成的电放号),签正本的,如果船有DELAY,需第一时间通知SHPR及代理(如遇换船或二程DELAY的也是如此),且将船东相关通知附上,另外要问SHPR是否有做信用证,是否需要申请倒签,如需要,要收到SHPR提供的信用证上有LATEST SHIPPED DATE的复印件及清关用发票的COPY件后向香港申请通过新并收到SHPR正本倒签保函后方可做倒签,且系统上的“BACK DATE”要打勾。g. SERVICE TERM要注意,散货的则为“LCL/LCL”,整柜的则为“FCL/FCL”,拼柜的要视情况而定,如果是其中一个SHPR安排场装,则为“FCL/FCL”,如是我们场装,为“LCL/FCL”。2) FCR:a. 一般按GROUP生成FCR,但NOVI到IRAN的要分开签一份(虽然IRAN和其他港口是在同一个GROUP里,因为付款方式为OAT);b. 签发地要注意,在香港签单且全套文件寄给香港的有:HOI YAT、欣薇尔(欣薇尔的LOCAL CHARGE是在香港支付),在厦门签单但文件是寄给香港的有FOOTSUN(FCR二正二副寄给Michelle),文件是寄至香港的,我们需要跟HK同事确认收到全套文件的时间以便输入系统,生成DOCUMENT COLLECTION;c. “CR DATE”要取交期与进仓/进场时间中最晚的时间,“DATE OF ISSUE”取“CR DATE”和文件收到时间中最晚的;d. PO号一定要与柜子及FCR相对应,不可缺少,如果一个PO号对应多个柜子,数据一定一致,如PCS与CTNS;e. FCR里要UPLOAD清关文件及EXCEL PACKING LIST,且要做DOCUMENT COLLECTION,日期为收到文件的最后日期。f. 二正二副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给SHPR,一正一副FCR及一张DOC.COLLECTION寄给HK OFFICE,一副FCR及一张DOC.COLLECTION公司留底。3) MB/L:a. 运费条款一般为到付,GABOL的货比较特殊,基本上是预付;b. 签单方式有三种:SEAWAY、电放、正本。一般情况下是SEAWAY,签SEAWAY时一定要注意SEAWAY是否到期,如已到期,要向船东申请,CMA是在其网站上做申请,申请通过后打印再套上我们总公司的抬头纸及盖公章后将正本的给CMA,K-LINE是每次签单上要附上SEAWAY保函正本,中海的要先传复本,到签单时再将正本补上;比较特殊的是GABOL的MB/L基本上都是签电放的,签发电放单,都要提供电放保函给船东,MSC签电放要先将正本拿回来背书后再给MSC做电放;c. 要注意与每个船东的合约号及第二通知人。MSC到VLC的合约号为1)66-29,通知人为BASKET 2)66-2,通知人为EUROFIEL. (具体应用以每月HK的通知为准) MAERSK到VLC的合约号为518132,到BCN的为518132,无通知人;d. 船东是中海的,SHPR名称处一定要加上“XIAMEN BRANCH”,如没有,电放保函盖的章就不可以是厦门的,另,要体现英文小品名。e. AGENT:RSZAZ,RSBCN,ACL,RS003,f. CNEE:VANYOR(YORGA) BLOCKPUR,IMAGAINARIUM等都要单独签MB/L;g. CMA与MSC的如果是有多个品名,商编,需提供每个品名商编对应的件数、毛重、体积,如多个柜子的,还要提供每个柜子对应的品名、商编、件数、毛重、体积;h. HANJIN的备注里要填写每个品名对应的件数、毛重、体积;i. MAERSK的唛头处不能体现“MADE IN CHINA”;j. 系统MB/L里的提单号,SHPR,CNEE,NOTIFY,不能为空,如有合约号的一定要填。4) JOB:“OPTR”处填签约方,“DEST. AGENT”处填写目的港代理,二程一定要填写,无二程的填头程。5) PARTNER: 当SHPR,CNEE,AGENT在系统里没有CODE时要在系统里APPLY PARTNER后发给香港激活,如果CODE里的资料不全,需要添加的也要发给香港激活(申请前务必在系统里用不同的关键词搜索,确保系统里没有此PARTNER再发给HK申请,避免重复)。八、船开之后,做费用,请款,签发船东单,发FINAL给代理,发agent P/L给香港,收到发货人的费用水单后给需签正本的寄正本提单,如需电放的,需先确认是否可电放再安排,具体注意事项如下:1) 请款要及时,如超过付款期限就要付滞纳金,外代,CSCL的期限是船开后14天,MAERSK是船开后7天。2) FINAL 的内容包括:pre-alert,MB/L,HB/L或FCR,但RSMAD、RSZAZ、RS003等不是RS的,MB/L不用发给这些代理,不过同时pre-alert,MB
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